Voorblijven het papierwerk OVERBELASTING

voorblijven het papierwerk OVERBELASTING
Door
Bill Cottringer

“ Het bijhouden van de informatie-overload is als het proberen om water te nippen van een brandslang. &";
Anoniem.

Dus je denkt dat je overladen met papierwerk op uw werk? Mijn eerste professionele baan was een adviseur bij een maximaal beveiligde gevangenis in Kentucky terug in 1970 had ik een caseload van ongeveer 1500 gevangenen, altijd proberen te houden (maar niet erg goed slagen) met een nooit eindigende dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse rapportages over allerlei dingen van visitatie en schriftelijk toestemming lijsten om een ​​goede tijd beoordelingen rapporten-parole pre.

Niets in mijn studie of opleiding zou kunnen hebben mij voldoende voorbereid op het omgaan met de ongelooflijke hoeveelheid papierwerk nodig is in deze functie. En vergeet niet, geen computers toen. Alles werd geschreven lang de hand en /of getranscribeerd en vervolgens getypt en bewerkt.

De eerste paar maanden heb ik het grootste deel van mijn tijd proberen te blijven, zelfs met de werklast — dat het geen tijd overblijft voor het papierwerk — en klagen erover nonstop. Na een tijdje, een ouder en wijzer counselor trok me apart en vertelde me dat als ik zou redden een aantal van de tijd dat ik verspild klagen over het papierwerk, zou ik meer tijd om het te doen. Zo kreeg ik druk met slim om dit ornery berg papierwerk overbelasting gedaan sneller en minder pijnlijk met gemakkelijke checklists krijg ik kon invullen met beide handen en drie verschillende vormen te combineren tot één. Binnenkort ben ik het vullen van alle archiefkasten en ze me vroegen om te vertragen

In de loop der jaren mijn papierwerk eisen haven &';. T gekregen gemakkelijker, maar er zijn een aantal dingen die ik &'; ve geleerd om de overbelasting te houden van het krijgen van het beste van mij. Hier zijn zeven praktische tips om een ​​aantal van de overbelasting te lossen en houden de papieren monster van het krijgen het beste van u:

1. Uiteraard computers te helpen, maar als je niet voorzichtig bent kunnen ze ook meer werk te creëren en word de staart die is kwispelen de hond helemaal over de plaats. Gebruik de computer-technologie om het papierwerk overbelasting te vereenvoudigen, niet ingewikkelder te maken.

2. Realiseer je dat multi-tasking is een mythe. Wanneer het proberen om multi-tasking met papierwerk, alles wat je uiteindelijk doen is vijf dingen slecht. Neem moeilijk, hoge prioriteit papierwerk naar een rustige plek waar u uw volle aandacht kan geven zonder vervelende onderbrekingen of nog erger, andere mensen en' s prioriteiten. Eindig één ding tegelijk volgens een kosteneffectieve prioriteitenlijst. En overwegen vragen altijd twee goede vragen: (a) Wat zijn de kosten om dit te doen? (b) Wat zal het opleveren?

3. Mee eens is of niet, de realiteit is dat de bergen papierwerk alleen maar hoger met klagen, verontrustend, frustratie, stress en andere negatieve gedachten en gevoelens. Zo moeilijk als het ook mag zijn, wegen de waarde van het naderen van de berg voordat u met een meer positieve houding en vervolgens kijken kleiner. Zo'n positieve, can-do aanpak heeft een manier van uitbreiding van de tijd en het vrijmaken van energie om meer te doen in minder tijd.

4. Vertragen en het goed te doen de eerste keer; het kost te veel tijd om terug te gaan en te corrigeren haastte fouten. Vergeet niet dat langzame en gestage krijgt meer gedaan dan inconsistent hyper-aandrijving haasten rond in spurts. Het doel is om tijd te slim te gebruiken als een bondgenoot in plaats van te proberen aan te vallen als een vijand te controleren.

5. Regelmatig plannen significante brokken van down-time als je de benodigde aandacht te kunnen besteden aan de alledaagse, vervelend saai papierwerk dat een manier van opstapelen op uw bureau heeft. Anders won &'; t nooit gedaan te krijgen gewoon naar te kijken die het weg zou gaan

6.. Voortdurend evalueren van uw werkelijke productiviteit over prioriteiten, open en eerlijk. Deze dingen kan gemakkelijk overstemd door andere mensen &'; s prioriteiten als je ze laat. De één standaard waartegen de prioriteit van iets te doen beoordelen is, hoe veel waarde aan de onderneming zal ik een bijdrage leveren door het invullen van dit?

7. De meeste papierwerk gaat onnodige herhalingen of redundantie die kan en moet worden afgeschaft. Kijk voor afval en duplicatie en samenvoegen van de dubbele werk in een stuk papier. Richt twee keer zo veel gedaan krijgen in de helft van de tijd. Ik persoonlijk overzicht van het hele berg aan informatie overload als een zeer ernstig probleem dat is bedelen voor ons op te lossen en te vereenvoudigen.

Probeer een paar van deze suggesties en kijken naar jezelf krijgen twee keer zo veel gedaan in de helft van de tijd. < . br>