Het creëren van een stress-vrij Golf Evenement

Het artikel te volgen is door mij geschreven voor een regionaal golf publicatie in 2005. Als u het organiseren van een golftoernooi, uitje of gebeurtenis als ze allemaal doorverwezen door, het moet een tip of twee waarvan ik hoop dat helpt bieden je loopt het vrijwel vrij van stress.

Tijdens New Jersey in 2004 ruim honderdduizend rondes van golf werden gespeeld door tienduizenden golfers die duizenden golftoernooien bijgewoond. Als u deze nummers vermenigvuldigen keer de totalen van elke andere staat in het hele land, het resultaat is een verbijsterend aantal, dat het bedrag van de transacties per seconde uitgevoerd door een computer rivalen.

Wat mogelijke reden zou kunnen zijn voor de toenemende populariteit van deze evenementen per jaar? Het antwoord is eenvoudig. Het organiseren van een golf uitje past goed in een breed scala aan scenario's: Ze zijn een gemakkelijke manier voor een non-profit organisatie om fondsen te werven voor hun favoriete zaak. Uitstapjes golf zijn een gemakkelijke manier om hulde te brengen aan een vriend of geliefde die hun leven verloren, of om oude vrienden om samen te komen voor een dag vol plezier en kameraadschap. Wanneer netwerkgroepen hebben behoefte aan een plek waar ze enkele uren met elkaar kunnen doorbrengen met hun klanten, leveranciers, collega's en /of prospects, of wanneer een bedrijf wil om waardering te tonen aan hun werknemers en klanten, een golf uitje is de gemakkelijke manier om hen samen te brengen . Het lijkt gemakkelijk vanaf de buitenkant, maar als het is jouw taak om het evenement te organiseren of als je een vrijwilliger die alleen maar wil om mee te doen en te helpen, weet uit eerste hand dat er niets eenvoudig of gemakkelijk over.

De onderwerpen die volgt brengt je "in de touwen", waarmee de eerste hand ervaringen van een paar dappere zielen die de jaarlijkse toernooien, de cursussen die hen en een event management bedrijf dat gebeurtenis complete oplossingen biedt hosten. Het werd ontworpen om u te voorzien van een hands on gids in een formaat dat uw inspanningen moeten stroomlijnen, of u nu een eerste keer event planner of een groep die moet verbeteren de prestaties van een vorig jaar bent. Heel gemarkeerd zijn subtiel Do's en Don'ts, om u te helpen uw geslaagd evenement te maken.

Laten we een stap terug en definiëren wat we bedoelen met een golftoernooi en de terminologie te verduidelijken. In dit artikel de voorwaarden toernooien, uitjes en evenementen verwijzen allemaal naar hetzelfde. Toernooien komen in alle vormen, maten en de redenen voor georganiseerd. Ze variëren van kleine groepen van twaalf of meer golfers het vieren van een verjaardag of met een vrijgezellenfeest, aan goede doelen of bedrijven met honderden aanwezigen (en alles daar tussenin). "Alle formaten die een winnaar moeten worden beschouwd als technisch toernooien", zegt Tim Kreps, de General Manager van Harbor Pines in Egg Harbor. Gebeurtenissen golf zijn ontworpen leuk zijn, maar het feit is dat ze een miljard dollar industrie die goed is voor miljoenen fondsenwerving dollars per jaar. De opbrengst bieden benodigde beurzen en geld dat vele oorzaken ten goede komt. Uitstapjes golf helpen brandstof lokale economieën, de golfbanen en hun concessie bedrijven, plus de voedingsmiddelen- en drankenindustrie met een hoog niveau van gegarandeerde bedrijfsleven elk seizoen, ongeacht de weersomstandigheden.

Als Dave Acolia, een manager met UPS eerst besloten om mee te doen aan de jaarlijkse golf fundraiser van zijn district voor The United Way te krijgen, hij wilde alleen maar helpen. Elf jaar later Acolia heeft last genomen, hoofd van het evenement met een gepassioneerde benadering. Op de vraag waarom hij op deze uitdaging elk jaar, de overtuiging van zijn geloof was duidelijk. "Toen ik begon vrijwilligerswerk bij United Way opbouwwerk dagen en zag de eerste hand waar het geld gaat, was ik verslaafd. Het is het hele jaar door inspanning organiseren sponsors, vraagt ​​ondernemers voor prijs donaties en restaurants voor cadeaubonnen. Ik ben voortdurend vragen voor bijdragen en vragen om hulp van collega's om de bewustwording intern Een sleutel tot het succes van onze fondsenwerving te verhogen, maar het is zeker de moeite waard. Mijn tijd wordt ook besteed bijwonen van sport memorabilia shows, op zoek naar interessante items af te veilen bij het diner prijsuitreiking. inspanningen is constant e-mail communicatie, met de nadruk op het belang van het registreren met betaling maanden van tevoren. Iedereen is goed op de hoogte van de mogelijkheden om prijzen gedurende de ronde te winnen door de hole-in-one, longest drive, het dichtst bij de pin en verdubbel uw geld wedstrijden. Ook is het een goed idee om speciale attracties, zoals een komiek te hebben en bieden unieke etenswaren op bepaalde gaten. Dit verzekert dat iedereen is goed gevoed en gelukkig te dragen aan de fondsenwerving oorzaak. Een detail, die niet kan worden overschat, is het ontwikkelen van een nauwe relatie met de golfbaan. Mike Beal, club pro op Miry Run in Robbinsville wie gastheer van het evenement verscheidene jaren kent de groep goed. Hij werkte samen met ons van vorig jaar september rainout herschikken tot begin oktober. Ik kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is je omringen met mensen die begrijpen uw behoeften, om een ​​succesvol toernooi te verzekeren. "

Aandacht voor details is de sleutel voor Sally Roslow, een gecertificeerde fondsenwerving executive voor de New Jersey Hospital Association. Praat over druk, voor de afgelopen zeven jaar Roslow is een toernooi voor CEO's, bestuur en Trustee leden ieder jaar in september op TPC Jasna Polana in Princeton lopen. Zoals je zou denken verwachtingen zijn hoog. "Vanaf het moment dat ze rijden door de poorten en worden verwelkomd in de zak drop, de nummer een doel is voor onze leden om een ​​dag van plezier en kameraadschap hebben, netwerken met hun collega's, "zegt Roslow." Elk detail is verzorgd begin met de naam van elke deelnemer spelling correct op de hoofdlijst, dan presenteren aan de golfbaan meerdere dagen van tevoren van het evenement. Jaren geleden hebben we ervoor gezorgd dat we geen geld te verliezen, maar nu is het uitgegroeid tot een serieuze fundraising evenement voor beurzen. In de regel moet de betaling worden ontvangen met inschrijfformulier voorafgaand aan het evenement. Het inschrijfgeld is inclusief een donatie, plus alle golf en voedsel kosten, dus de enige keer dat de leden moeten bereiken in hun zakken voor een golfbal, een t-shirt of een bal marker, etc. Elke deelnemer ontvangt een kwaliteit tee geschenk en een kans om prijzen voor een hole-in-één te winnen. Een belangrijk detail dat niet kan worden over het hoofd gezien is dit; loterijen, Mulligans en deurprijzen vallen onder de gaming-wetten van de staat New Jersey. Ze vereisen allemaal een licentie juridisch te zijn. De schenking van een auto kan geen enkele extra kosten, dus het kan een lease niet. Zorg ervoor dat u voldoende hole-in-one verzekering, bevoegd getuigen te krijgen en vergeet niet om een ​​1099 te sturen naar de winnaar. Het is het hele jaar door planningsproces. Weten uw doelgroep is belangrijk voor een aantal redenen, maar vooral wanneer zij een strokeplay format. Koppelen foursomes is altijd een uitdaging. Het is belangrijk om alles in het werk om persoonlijke conflicten te vermijden, terwijl ervoor te zorgen dat een rondje golf wordt gespeeld in de toegewezen tijd. "Met twee groepen vanaf elke hole (behalve op par drieën), het bijhouden van de snelheid van het spel en waar groepen zijn ten alle tijden is gewoon een ander detail Roslow besteedt persoonlijke aandacht aan. 'Vergeet nooit om uw sponsors, de basis voor de ondersteuning van uw evenement te herkennen. Net als veel andere dingen in het leven leveranciers veranderen, dus verwacht om altijd kweken van nieuwe sponsors en zorg ervoor dat uw appreciatie vaak laten zien. U kunt alleen de controle zo veel, "maar geeft de persoonlijke touch is iets wat ze is trots op het verstrekken aan alle leden.

Stel de vraag," wat maakt een goed toernooi van een slechte of middelmatige één "en zonder aarzeling Kim Rifici zal u vertellen over de verdiensten van een georganiseerde commissie. Als een veteraan van vijf jaar de coördinatie van gebeurtenissen in Valleybrook Golf Club in Blackwood, Rifici adviseert commissies komen regelmatig bijeen, communiceren op een wekelijkse basis. De samenwerking tussen groepen en de golfbaan voordelen beide partijen. Hoe doet ze succes te meten? "Wanneer een groep rebooks meteen, we weten dat het evenement was een succes en de planning van het evenement volgend jaar is al begonnen." Ze voegt eraan toe, "boek ruim van tevoren en probeer niet alles te doen jezelf. Geef zo ​​veel mogelijk aan de deelnemers, net als eerdere plannen van een picknick lunch en een Awards diner na golf. Omdat fondsenwerving verantwoordelijk voor het merendeel van onze evenementen, vele mogelijkheden voor sponsoring zijn onderdeel van elk evenement. Voorbeelden zijn tee bewegwijzering op elke hole, prijs gaten en drinken karren. Onthoud, verhoogde de echte dollars komen van prijzen, sponsors en extra's, niet de golf ".

Zo simpel als het klinkt," verwacht het onverwachte en stel je prioriteiten, "zegt Todd Edelman, Golf Outing Sales Manager bij Forsgate Country Club in Monroe Township sinds 1998. Edelman, een veteraan van vele jaren van persoonlijke ervaring in zijn huidige rol fungeert ook als coördinator van zijn eigen jaarlijkse evenement. Hij runt een gedenkteken fundraiser voor een jeugdvriend die in de gebeurtenissen van september overleden 11. Met meer hands on ervaring dan de meeste hij suggereert dat een groep moet eerst om vooruit te plannen en te bepalen wat het meest belangrijk voor het succes van hun toernooi. Als voorbeelden, zijn ze op zoek naar een lage prijs met een à la carte buffet voor lunch of een hogere kwaliteit hele dag met verschillende maaltijden en alle voorzieningen? Als dit je eerste evenement of als u op zoek bent om te verbeteren op een verleden jaar, wees niet bang om de cursus te vragen voor hulp of werken met een Golf Event Management zijn bedrijf dat dit doet als een core business

"Als groepen komen naar me Ik stel voor dat ze een paar items checklist opgesteld, waaronder:.

Selecteer een gewenste datum plus een alternatief of twee, voor het geval de cursus is al geboekt Heb je al een budget range al ingesteld
Bepaal belangrijkste doelstellingen. Ex: Is het een fundraiser, het bedrijfsleven waardering, gedenkteken
Organiseer een commissie van toegewijde vrijwilligers die ervaring hebben met het organiseren van evenementen Heb je al meer dan genoeg sponsors
Plan op het geven van jezelf ten minste zes maanden van tevoren te bereiden? . Nooit denken dat het te vroeg om te beginnen
Adverteer het evenement enkele maanden van tevoren. Het is beter om overboeken dan onder abonneren
Getting registratie en geld goed van tevoren van uw evenement
suggereren een geschikt formaat voor de deelnemers. Scramble, stroke play etc. "

Tot nu toe er is geen melding gemaakt van het belangrijkste obstakel voor een succesvol toernooi, het weer. Frost vertragingen zijn gemakkelijker te behandelen dan de regen door het plannen van starttijden na 10:00 vóór medio Mei en na Labor Day Vind je de uitdrukking "de beste manier om uit een Full Nelson is om niet in een in de eerste plaats.";. het is best uw evenement niet te plannen op een dag wanneer het gaat regenen Alle grapje terzijde, we weten allemaal dat het voorspellen van het weer enkele maanden van tevoren is geen haalbare optie. In Fiddlers Elbow Country Club in Far Hills, hebben ze komen met een aantal creatieve manieren om te gaan met de regenachtige dagen. Voor het geval de voorwaarden zijn absoluut onspeelbaar, de 54-holes-faciliteit biedt de flexibiliteit om opnieuw te plannen later in het seizoen. Er is zo veel planning en inspanning die betrokken zijn dat het annuleren is niet een aantrekkelijke optie voor planners van het evenement. Op regenachtige dagen, Golf Event Manager Joe Febonio en zijn medewerkers werken met de commissie over ideeën zoals het aanpassen van het formaat of het spelen van negen holes en bewegen tot het diner, zodat belangrijkste doel van de groep om verder te gaan. "Met de maandag - donderdag aangewezen voor toernooien, het is onze taak om ervoor te zorgen dat de show nog steeds kan doorgaan zoals gepland"

De golf uitje bij het Kapittel van Meeting Professionals International "MPI" New Jersey vertegenwoordigt elk jaar de grootste. fundraiser en networking event. Een lange lijst van taken worden gedelegeerd om hun team van de leden van de commissie, alle hardwerkende professionals met een full-time carrière en gezin te jongleren. Bovenaan de lijst van dit jaar was de afgifte van een verzoek om voorstel voor een nieuwe koers te selecteren om het evenement te organiseren. Samen met het nakomen van hun begroting eisen, op een centrale locatie woog zwaar in de selectie, omdat de leden zijn verspreid over de Tri state gebied. Vervolgens vorig jaar de sponsor worden gecontacteerd door de hele commissie, vragend om hun niet aflatende steun. Met de financiële problemen achter hen, MPI richt zich op hun belangrijkste doelstelling van netwerken. Het golftoernooi is een onschatbare kans om een ​​volledige dag door te brengen in een ontspannen omgeving. Leden kunnen verbindingen te maken en zaken te doen zonder mobiele telefoons en de typische dagelijkse afleiding. Met 144 golfers van alle niveaus, is een vijf of meer uur durende meegenomen in de plannen en eigenlijk een goede zaak. Er is tijd om te netwerken met collega's, leveranciers en vrienden, plus geven hun geestelijke batterijen een goed nodig lading. Algehele succes is vaak gemeten door het vermogen van een groep om kleine details te beheersen, dat kleine lijken, maar zijn dat niet. Cathy Reynolds, die aan het hoofd van alle speciale evenementen voor het hoofdstuk MPI, herinnert ons eraan dat mensen herinneren zich vaak de eerste en de laatste gebeurtenissen van de dag. Dat betekent dat om ervoor te zorgen voor een warme gastvrije commissie bij de check-in hebben en niet steeds voor lief nemen het belang van het PA-systeem tijdens het diner. Dit verzekert dat uw prijsuitreiking laat een positieve blijvende indruk.

Als uw evenement moet een ervaren handen op de partner met de industrie verbindingen, een bedrijf Golf Event Management kan een no brainer oplossing. Voor zestien jaar, Greg Porcino voorzitter van GEM Marketing gevestigd in Somerville, heeft een bedrijf van het bijstaan ​​van een diverse groep van organisatoren hun doelen te bereiken gemaakt. Nodig hebt om een ​​betere baan het bereiken van uw doelgroep, het verbeteren van uw identiteit of gewoon het vrijmaken van medewerkers om hun echte werk doen? Werken met een event management bedrijf zal snel de investering doordat commissies om zich te concentreren op de verkoop van het toernooi, het bereiken omzetdoelstellingen te rechtvaardigen. Misschien uw groep behoeften hulp wordt erkend of gewoon leuker voor de gasten. Zo ja, kunt u hun relaties met media, entertainers /beroemdheden, speciale attracties en fabrikanten product /uitrusting benutten. Voor de eerste timers, kunnen zij de leercurve te elimineren, waardoor zowel het risico en angst. Met de huidige drukke levensstijl toernooien worden voortdurend uitgedaagd om de aanwezigheid en de winstgevendheid te handhaven. Voor een of meer van deze redenen Golf Event Management bedrijven kunnen de juiste keuze voor het maken van uw succesvolle toernooi.

Toen Bill Kennedy, assistent-sport-editor en golf schrijver voor de Times van Trenton woont een uitje, het is meestal omdat hij wil de cursus die is hosting spelen. In de afgelopen zes jaar, Kennedy houdt zijn jaarlijkse reünie van de middelbare school alumni (hij is in de zestig) en vrienden, als onderdeel van The William Morton Stichting golftoernooi. Elk jaar wordt de fondsenwerving inspanning levert een student atleet met broodnodige geld voor de universiteit. Kennedy zal toegeven dat hij breekt de meeste van de regels als het doen bijna al het werk zelf en het spelen in zijn eigen evenement. Hij neemt ook verbale registraties, in het vertrouwen dat zijn vrienden zullen bijwonen en betaal hem omdat ze zeiden dat ze dat zou doen. "Ik speel in het evenement om mijn geestelijke gezondheid te houden. Aan het eind van de dag, iedereen heeft plezier en geld werd ingezameld voor een goed doel. Dat is wat het runnen van een toernooi is alles over."

Er zijn geen harde en snelle regels voor het creëren van een succesvolle golftoernooi maar tenzij je genieten van het leven het leven op de rand, volg de Do's en Don'ts (in willekeurige volgorde van belangrijkheid) hieronder:

Do's:

1. Organiseer een sterke commissie en verantwoordelijkheid te delegeren

2. Hebben constant de communicatie met de deelnemers en commissies

3. Het ontwikkelen van een goede relatie met de belangrijkste sponsors van het evenement

4. Stuur een "dank u" te sponsoren en deelnemers

5. Adverteren geval agressief

6. Vormen een sterk partnerschap met de golfbaan

7. Bieden kwaliteit prijzen en voorzieningen

8. Aandringen op de vroege inschrijving en betaling

9. Gebeurtenis plan van volgend jaar begin

10. Houd de prijsuitreiking kort

Don'ts:

1. Proberen te doen al het werk zelf

2. Selecteer een site voordat budget is ingesteld

3. Hebben een andere datum voor het houden van het evenement

4. Cut hoeken op eten en drinken zaken

5. Neem verbale registratie en betalingsverplichtingen

6. Onder abonneren sponsors

7. Spelen in je eigen evenement

8. Overboeken met te veel spelers
.