X-Gap: Met behulp van Strategic Planning aan de Project Execution Gap Close

Teams en organisaties zijn voortdurend geplaagd door project executie fouten en mislukkingen. Deze fouten maken een executie gap - een kloof tussen wat een individu en /of het team van plan is om te doen en wat ze daadwerkelijk doen in plaats. Net zoals retentie snel degradeert na het leren, doet dat uitvoering van het project na de strategische planning. Dus wat kan worden gedaan?

In 1885, Hermann Ebbinghaus, een Duitse psycholoog, beroemde toonde een theorie de conclusie dat mensen beginnen te vergeten wat ze leren zodra ze leren. In zijn 'vergeten curve "studie, toonde hij dat de mensen vergeten de helft van wat ze leren binnen een uur van te leren, en de volgende dag hebben ze een volle twee derde van de nieuwe informatie vergeten. Sinds Ebbinghaus 'studie, hebben psychologen ontdekt dat er vele manieren zijn om het behoud en het geheugen te verbeteren; Echter, als het geheugen is zo kwetsbaar, wat is de impact ervan op de uitvoering van projecten en strategische planning - het verkrijgen van de dingen gedaan die u en uw team zou moeten doen?

Strategische Planning: The Execution Gap Meeting

Strategische planning is een vorm van team leren. Wanneer gezamenlijk benaderd, de planning is een op kennis maken en het oplossen van problemen proces. En strategische planning kan veel detail, dat is moeilijk om te beheren, en daarom voeren. Grote uitvoering van het project vereist 100% retentie in het team leerproces. Zonder zo'n perfecte niveau van retentie, zal de uitvoering van projecten wankelen; echter, net zoals er zijn technieken om individuele retentie na het leren te verbeteren, zijn er technieken om het project de uitvoering van het team na de strategische planning te verbeteren. Een van deze technieken is de Execution Gap Meeting of X-Gap.

In principe, de X-Gap is eenvoudig. Krijgt het team bij elkaar op regelmatige tijdstippen tijdens het project uitvoeringsfase, pakken de voortgang van elke individuele taak die moet worden uitgevoerd, en actie ondernemen voordat de vooruitgang achter valt. In "Teambuilding: Bewezen strategieën voor het verbeteren Team Performance," erkend als het gezaghebbende werk aan de fundamenten van teambuilding, noteren de auteurs het belang van regelmatige interventies binnen teams om regressie te voorkomen zoals die van de Ebbinghaus Forgetting Curve. Bovendien merken zij op dat regressie effectiever wordt stopgezet wanneer regelmatige interventies worden gehouden om zich te concentreren op de taken als een team in plaats van op een één-op-één, supervisor-to-ondergeschikte basis. Het klinkt als een eenvoudige strategische planning techniek; Echter, in de praktijk, die een effectieve X-Gap vereist discipline.

Een van de grootste uitdagingen voor het leiden van een X-Gap is het beheersen van de discussie en het houden van het op de taak. Fundamenteel, de X-Gap is een transparante strategische planning methode om groepsdruk te projectuitvoering prestaties te verbeteren. Dus, de deelnemers hebben de neiging om excuses te bieden en open te stellen langdurige discussies met de groep van individuele verantwoordelijkheid af te leiden. X-Gap leiders moeten deze tendens te bestrijden.

Het leiden van een effectieve X-Gap vergt een engagement om vier basisprincipes - focus, resolutie, actie en frequentie.

Principe Number One: Focus

Ten eerste moet X-Gap vergaderingen kort en alleen gericht op de vereiste taken. Deze strategische planning techniek is niet een kans voor open discussie, complexe problemen op te lossen of de uitwisseling van algemene informatie. Het heeft slechts één punt op de agenda - de herziening van alle reguliere en open taken binnen het plan. In een X-Gap, de leider roept de vergadering op tijd en verloopt taak per taak door het project door te vragen elke eigenaar taak om hun voortgang te rapporteren.
Reacties moeten beknopt zijn. Voltooide taken en taken in uitvoering, maar nog niet te wijten zijn gewoon ofwel "voltooid", "op de rails" of "green." Taken die aan de gang zijn, maar hebben enige onzekerheid over de capaciteit om ze te voltooien zoals gepland zijn "geel." Tot slot, taken die zijn vervallen of een aantal kritische obstakel dat moet worden aangepakt hebben ondervonden zijn "kritische" of "rood." De laatste twee classificaties zijn het doelwit van de X-Gap strategische planning vergadering. Het doel van de X-Gap leider is het identificeren en isoleren die "gele" en "rode" categorie taken voor verdere beoordeling

Principe Number Two:. Resolutie

De tweede Uitgangspunt van de X-Gap is om actie te ondernemen om de onzekerheid, ambiguïteit en andere obstakels op te lossen. Zodra de uitvoering van projecten hiaten zijn blootgesteld, moet de leider beslissingen te nemen en mogelijk meer middelen om die te dichten. Enige uitleg en discussie gewoonlijk noodzakelijk. Daarom moet X-Gap leiders op hun hoede onproductieve, wandelen discussies blijven. Degenen die verantwoordelijk zijn voor de taak gericht voor discussie moet het probleem kort en bondig uit te leggen aan het team en zeggen wat ze denken dat ze nodig hebben om de taak uit te voeren - om de kloof te dichten. Deze behoefte wordt meestal aangegeven als een verzoek om middelen of een beslissing van de leider.

Op dit punt, zullen teams hebben de neiging te willen een open discussie over de zaak hebben; echter, moet de X-Gap leider deze strategische planning discussie slechts een paar minuten bevatten. Als het team is toegestaan ​​om te veel tijd in beslag nemen, dan zal er minder tijd om andere 'rode' en 'gele' taken aan te pakken. Als vuistregel, elke taak die meer dan twee minuten nodig om uit te leggen en te bespreken moet worden uitgesteld tot een apart debat, dat plaatsvindt na de X-Gap vergadering. Leiders moeten de X-Gap vergadering houden gericht en bewegen langs soepel, zodat alle relevante taken binnen het plan worden aangepakt

Principe nummer drie:. Actie

X- Gap bijeenkomsten moeten specifieke acties die moeten plaatsvinden tijdens het project uitvoeringsfase, tenzij alle taken zijn voltooid of op de taak zoals gepland te identificeren. Leiders moeten zorgen om ofwel duidelijk de acties die moeten plaatsvinden als gevolg van de taak review proces, of aangeven hoe en wanneer beslissingen of andere resoluties plaats en wie verantwoordelijk is voor hen zal nemen. Zij moeten bepalen of extra middelen nodig zijn, die hen en wanneer zal verwerven. En als nader beraad nodig is om een ​​beslissing te bereiken, moeten leiders beslissen wanneer deze zal plaatsvinden en welke teamleden zal een deel van de discussie. Succesvolle strategische planning in X-Gap bijeenkomsten mag nooit eindigen zonder duidelijkheid over de volgende te nemen stappen.

Principe Number Four: Frequentie

Tot slot moet X-Gap vergaderingen een terugkerend strategische planning gebeurtenis die lijn ligt met het team of de algehele uitvoering van het project ritme organisatie zijn. Als het team heeft een X-Gap elke maandagochtend om 10 uur, bijvoorbeeld, zal het team beter te kunnen anticiperen, meer volledig deel te nemen, en meer grondig voor te bereiden.

Voorbereiding is de sleutel tot een succesvolle X-Gap vergadering en strategische planning sessie. Teamleden melden bij de X-Gap op hun pre-aangewezen tijd en plaats met de statussen van de hun toegewezen taken in het plan. Dit betekent dat je bereid om te reageren op de algemene status, alsmede het verschaffen van zowel een beknopte beschrijving van een status die "geel" of "rood." De deelnemers moeten bereid zijn om de vraag te beantwoorden: "Wat denk je dat nodig is om vooruit te gaan" Natuurlijk, er zijn vaak bepaalde afhankelijkheden buiten de controle van een individueel lid van het team dat de onderliggende oorzaak kunnen zijn. Vandaar dat het doel van de X-Gap is om deze projecten uitvoeren problemen bloot te leggen en aan te pakken ze op de juiste wijze als een team. Goede voorbereiding betekent ook dat individuen in kan staan ​​voor de anderen niet in staat om de X-Gap te wonen, die een status van hun taken en bespreken wat er nodig is om vooruit te komen.

Een X-Gap strategische planning vergadering moet worden geleid. Als leraar leidt een klaslokaal en maakt gebruik van technieken om studenten te helpen verbeteren van retentie, moet een leider technieken, zoals de X-Gap te gebruiken om de uitvoering van projecten
  verbeteren.;