De Project Manager's Guide to Omgaan met moeilijke Sponsors

Een deel van de uitdaging die de Project Manager wordt geconfronteerd is de realiteit van het hebben van zo veel verschillende stakeholders te dienen en soms in zeer verschillende richtingen getrokken. We &'; re vaak geleerd dat onze “ sponsoren &"; is de persoon die is de kampioen van de inspanning. Sterker nog, ze zijn vaak degene die we &'; re uit te zoeken voor ondersteuning en probleemoplossing gedurende het hele project. Maar wat doe je als je sponsor is het probleem ??? Als ik reis het land en verder naar business analisten, project managers en teamleiders over hoe om probleem aanwezigen best te beheren in hun vergaderingen of omgaan met moeilijke teamleden te spreken, ik ben verbaasd hoe vaak iemand verhoogt hun hand te vragen, &ldquo ; Maar wat doe je als je sponsor is het probleem ???? &"; Ik moet toegeven dat dat doet vormen een interessant dilemma, maar het &'; s niet een leegte van strategieën die u kunt gebruiken om dit niet te ongebruikelijk dilemma &hellip pakken; .Let &'; s te verkennen een paar verschillende varianten van de “ moeilijk sponsor &"; en zie hoe ze kunnen worden beheerd voor een optimale succes

Sponsor Type 1 - ik hoop dat u don &';. t let me intimiderend iedereen met mijn aanmatigend natuur op uw team meetings … I &'; m gewoon proberen om u te helpen dingen te versnellen samen?.
Soms is het probleem krijgt de sponsor opdagen voor vergaderingen zoals gevraagd. Aan de andere kant, soms zijn we &'; re spijt ze deden tonen omdat ze ons “ probleem deelnemers &"; en dat kan moeilijk te beheren zijn. Probeer deze bijeenkomst facilitatie technieken:
? Een ontmoeting met de sponsor voor de vergadering en in het bijzonder bespreken wat je nodig hebt van hen in de sessie. Mogelijk uitschrijven praten punten voor hen – velen zullen het waarderen als het &'; s aangeboden in de geest van het helpen neem één ding van hun bord (ze niet specifiek te vertellen wat te zeggen). Vraag hen om hun mening te houden totdat anderen hebben gewogen om te voorkomen dat bederven anderen &'; ingang.
? Als je het gevoel anderen kunnen worden geïntimideerd door de sponsor &';. S mening, suggereren de groep doet een round robin en beginnen aan de andere kant van de tafel als de sponsor (zodat hun mening komt in de buurt van het einde)
? Sta op! Wanneer je staat als iedereen zit, je meteen weer controle van de groep (tijdelijk). Bedank de sponsor voor hun inbreng (zelfs rekening mee dat zichtbaar) en omleiden van het gesprek als dat nodig is.
? Herhalen hun standpunt en schrijf het op – dit klinkt misschien contra-intuïtief, maar vaak een sponsor zullen krijgen op hun zeepkist (en niet uitstappen is), omdat ze don &'; t voelen zich gehoord. Als u het punt terug te herhalen om hen en dan schrijf het voor iedereen te zien (op een flip-over of whiteboard), maar verzekert hen dat zij inderdaad hebben gehoord en direct communiceert een waardering voor hun standpunt.
? Vraag naar oplossingen – soms deelnemers aan de vergadering (zelfs sponsors) verstrikt raken in een cyclus van zeuren en ontluchten over problemen. Na het akkoord met de uitgifte (indien van toepassing of niet aanbieden van een advies als u don &'; t eens), vraag gewoon de sponsor om een ​​oplossing te suggereren. Erop aandringen dat de kwestie wordt opgeworpen is belangrijk genoeg om te rechtvaardigen besteden wat energie te richten op een oplossing

Sponsor Type 2 - I &';. Ben niet precies duidelijk op wat ik &'; m op zoek naar, maar ik &'; ll zeker u verantwoordelijk als ik don &' houden; t get it …
Te vaak sponsors kan een vaag idee van wat ze willen of slechter hebben dan dat zij kunnen worden gefrustreerd door een ingewikkeld probleem of vraagstuk, maar hebben geen idee van wat ze willen gedaan aan te pakken. De eerste fase van het project management cyclus (Initiëren) is de plaats waar de sponsor (of senior managers) moet worden verduidelijkt waarom het project wordt gestart en het bepalen van de hoge verwachtingen van het project. Te vaak deze stap wordt overgeslagen en projectmanagers zijn op wilde ganzen achtervolgingen proberen om een ​​los of slecht gedefinieerd doel te bereiken verzonden. Don &'; t vallen in die val. Probeer deze best practices plaats.
? Verduidelijking van de inspanning vroeg en vaak. Identificeren reikwijdte items en buiten bereik items (buiten bereik is van cruciaal belang), tastbare resultaten, timing verwachtingen, budgettaire beperkingen, rollen en verantwoordelijkheden, bekende risico's, en de belangrijkste stakeholders.
? Identificeer hun zeepkist kwestie vroeg en te benadrukken WIIFT (Wat &'; s in het voor hen). Als ze don &'; t begrijpt precies wat ze willen, vraag hen om hun motivatie te verklaren /drijvende factor. Vaak execs hebben een zeepkist kwestie, vooraf bepaalde bias, of hypothese ze willen gevalideerd. Probeer uit te vinden wat is dit zo spoedig mogelijk.
? Vraag de sponsor om kosten, tijd en ruimte (goed, snel en goedkoop) te prioriteren. Die het belangrijkste (ten opzichte van de andere)? Hint: Het antwoord is niet alle 3? Denk McDonald &'; s – hun focus is zeer opzettelijk snel en goedkoop. Wees duidelijk welke beperkingen echt rijden van het project.
? Expliciet vragen hoe ze succes zullen bepalen. Vraag altijd de sponsor deze zin &hellip afmaken, ik zal dit project een succes te overwegen als …

Sponsor Type 3 - Wilt u alstublieft kook de oceaan? (en los te wereldvrede terwijl u &'; re bij het?)
wij &'; ve al in aanraking met de sponsor die wil dat je het onmogelijke te bereiken. Ze denken dat een of andere manier je &'; ve kreeg een toverstaf weggestopt in je kast en kan bergen verzetten. Wanneer u dit soort sponsor tegenkomen, don &'; t vallen in de waas van wensdenken. Probeer in plaats daarvan deze technieken.
? Proberen om de specifieke dwingende eisen te identificeren (en te scheiden van de “ wil &"; van de “ behoeften &";). Soms zullen ze vragen om een ​​Porsche als een skateboard zal doen. Ook kan er eenvoudig een kenniskloof te zijn en ze don &'; t beseffen dat er een snellere, gemakkelijkere manier om ze te krijgen wat ze echt willen
.? Documenteren van uw risico-analyse. Hoewel we weten dat vrijwel alle projecten ondervinden problemen, we meestal besteden weinig tot geen tijd analyseren van risico's voor de inspanning begint. Don &'; t maken die fout! Monteer een paar belangrijke stakeholders, brainstormen over een lijst van potentiële risico's, dan schatten de kans op en de impact van elk evenement. Voor elk risico gebeurtenis, vermenigvuldig de waarschijnlijkheid van de verwachte impact op de ernst kwantificeren. Voeg de ernst van alle risico evenementen om een ​​inschatting van de risico's van het project te bepalen
Voorbeeld:.
Risico Event waarschijnlijkheid van optreden Verwachte Impact Severity
Leverancier gaat uit van het bedrijfsleven 20% $ 1 M $ 200K
team verliest essentiële hulpbron 75% $ 100K $ 75K
Slechte weersomstandigheden plaatsvindt 50% $ 200K $ 100K
Technology mislukt 20% $ 500K $ 100K
Totaal geschatte risico $ 475K

Neem contact op met de sponsoren om ervoor te zorgen dat hij of zij is comfortabel met dat niveau van risico (bv $ 475K in het voorbeeld hierboven) .. Ook vragen de sponsor om u te helpen te komen met een back-up plan proactief (bijvoorbeeld Jim, ik weet dat als we verliezen onze leiden systeem architect, zal het ernstig invloed hebben op onze tijdlijn In een poging zo proactief mogelijk te zijn, I &';. graag weten van je wat we kunnen doen in het onwaarschijnlijke geval dat dat gebeurt) Zelfs als zij beweren dat? u verder gaat, uw hebben gedocumenteerd deze risico's zal zeer waardevol voor u en het team. Als u verder gaat, samen met het team om risico's te prioriteren en identificeren van mitigatie strategieën en /of back-up van de plannen voor de meest ernstige risico's.
? Vergeet niet de triple constraint – wanneer ze veranderen één element, is van invloed op de anderen. Bij een vermindering van de tijd, benadrukken de invloed op de kosten en omvang. (bijvoorbeeld Jim, ik begrijp dat je nu nodig om de uitrol van de nieuwe release een maand eerder dan gepland en kunnen we dat doen, maar er zal een impact hebben op de kosten en omvang te zijn. Ik kan ofwel vermindering van de omvang en afhouden op een aantal van de functies tot de volgende release of besteden ongeveer $ 50K meer om dingen te versnellen. Wat is je voorkeur?)
? Duw als het &'; s niet realistisch … (bijvoorbeeld Jim, ik zou onverantwoordelijk zijn als ik niet &'; t je vertellen dat ik don &';. T denk dat dit kan worden bereikt met het niveau van de kwaliteit die we verwachten Ik weet dat je liever dat ik zijn nu heel eerlijk (voordat er tijd en geld hebben geïnvesteerd) in plaats van een waslijst van excuses te horen na een mislukte project I &';. graag echt te worden gepositioneerd voor succes, en ik moet eerlijk echte zorgen hier)
.

Sponsors worden verondersteld om onze beschermers zijn en vaak zijn ze. Helaas kan de moeilijke sponsor een reeds uitdagend project ondraaglijk te maken! Vaker wel dan niet, de projectleider te geïntimideerd om te gaan met de situatie helemaal. Don &'; t maken die fout. Ga voorzichtig te werk, gebruik tact en diplomatie, zijn strategische, maar doen de kwestie. De verfijnde project manager kan inderdaad beheren veel belanghebbenden – zelfs de moeilijke sponsor Restaurant  !;