Acht tips voor het verwijderen Zaken Communicatie

Communicatie problemen kunnen veel onnodige drama te creëren. Hoe vaak heb je teleurgesteld omdat je assistent niet voldoen aan een deadline? Of wat te denken van de tijden die u afgetekend op iets en je hebt jezelf verstrengeld in meer dan u zou kunnen hebben gedacht? Heb je ooit zelf in elkaar geslagen te worden verspreid en over de plaats? Wat over die keer heb je gevraagd om iets te doen van je eigen baas, maar je overweldigd waren probeert te ontcijferen waar het document of in welke volgorde te beginnen vinden? Of bent u op het geven of ontvangen Uiteindelijk zullen deze acht tips helpen bij het opruimen van uw zakelijke communicatie

Definieer het eindresultaat
Stephen Covey &';. S advies in de 7 Habits van Highly Effective People
staat nog steeds: Begin met het einde in het achterhoofd. Alvorens de details van een taak of lijst van doelstellingen, zorg ervoor dat u eerst het eindresultaat bepalen, en dan weet je hoe het doel te articuleren.

Doe Due Diligence

Voor het springen van een klif met een nieuw idee, zorg ervoor dat u weet wat nodig is om de klus te klaren. Hoeveel tijd, wat voor soort middelen, wat voor soort kosten wordt verwacht? Here &'; s een voorbeeld van hoe met uw team te communiceren op voorhand: “ Voordat we beginnen dit project, laat het me weten de moeilijkheidsgraad, aan deze criteria: Hoe lang zal het duren, wat is dan het uurtarief kosten, en wie gaat verantwoordelijk te zijn "Dan als het langer duurt dan je dacht, it &';? s duurder, of er is niemand met de kennis, nu kunt u het ontwerp plan B, of verschuiven uw verwachtingen

<. b> Bepaal uw Werkwoorden
Als je zegt en" I &'; m te gaan op het voorstel af te maken, &"; de luisteraar weet niet wat het woord “ afwerking &";. wijze Zeg plaats, “ Ik zal eindigen de voorstel door de toevoeging van de geschatte kosten en startdatum, dan I &'; ll te faxen naar de klant, vóór 12 april 2011. &"; Nu we allemaal begrijpen wat “ volledige &";. middel

Get specifieke
Voeg de dag, datum en tijd in uw schriftelijke communicatie Met andere woorden, in plaats van te zeggen kon je spreken uw hoofdstuk vergadering van morgen, of volgende week donderdag, in plaats daarvan, zeg, “. bent u beschikbaar om te spreken bij ons hoofdstuk vergadering van donderdag 12 april, om 01:00 &"?; Zorg ervoor dat u ook de dag, datum en tijd zorgt voor nauwkeurigheid en begrip.

Organiseer uw gedachten
Voordat u instructies geven, zorg ervoor dat je je gedachten georganiseerd. Tenzij uw bedoeling is om te brainstormen, zorg ervoor dat u duidelijk zijn over wat u wilt gebeuren, wie gaat de leiding, en hoe u wilt worden gemeld, welke middelen u beschikbaar, en de deadline voor de voltooiing zijn, anders zal verspillen veel tijd en verwarren de mensen die werken met je.

Make it Easy
Wat kunt u doen om uw elektronische communicatie makkelijk te maken? Wanneer u verwijst naar een document of een stukje informatie dat u wilt uw werknemer of client om naar te kijken, of een link om ze direct recht op het document, of voeg het document als bijlage, zodat er geen verwarring over wat je bent verwijzend naar

een deadline
Als u een taak toe te wijzen, zonder een deadline is vast komt te zitten in de eeuwigheid aan de “. doen &"; lijst. Zorg ervoor dat wanneer u uw taken van uw medewerkers u een deadline die een datum en een tijd bevat toe te voegen. Als het eerste gesprek was aan de telefoon, sturen een korte bevestiging per e-mail met de datum en tijd. Vervolgens plannen een follow-up auto-responder bericht twee dagen voor, voor het verzenden van een herinnering.

Stel Accountability
Ontwikkel een systeem om ervoor te zorgen dat wat je zegt is wat was begrepen. Een manier is om de persoon die je sprak met om terug te herhalen wat je net toegewezen vragen. Een andere manier is om op korte updates via e-mail, telefoon of in persoon vergaderingen te plannen, afhankelijk van je voorkeur en situatie
.