De drie Rhythms of Workflow - krijgen en een verblijf in de Groove

Het is een rock en roll dag hier op QuietSpacing (R) centraal. Maandag altijd zijn ... voor de meesten van ons. Tussen alle dingen die ik duwde in deze week van de afgelopen week, de dingen die iedereen duwde in deze week, en de collectieve noden die dook in het weekend, het is een wonder maandag ooit eindigt!

Ik voelde me te verlichten in de groef juiste manier, eerste herziening van het landschap van de dag, dan triaging alle e-mails die 's nachts was aangekomen. De collectieve impuls steeg als mensen begonnen te roepen en het niveau van activiteit rondom mij verhoogd. Al snel werd ik reageren op de klant en de werknemer verzoeken om mijn aandacht, terwijl ik ook opnieuw scripted een presentatie Ik wilde nemen voor het web.

Het midden van de dag slaakte over en zo de middag trok voor mij, vond ik mezelf te kampen met een aantal technische problemen. Halverwege de middag was het tijd om een ​​aantal dingen gedaan uit het kantoor te krijgen, zodat in de wereld die ik ging. De relatieve rust van de buitenwereld was een welkome opluchting voor de toenemende druk gebouw in het kantoor. E-mails waren niet zo urgent als het houden van mijn ogen op de weg en telefoontjes werden selectiever genomen.

Met de boodschappen voltooid, keerde ik terug naar het kantoor voor een laatste triage voordat u naar de motregen voor een run.

Terwijl ik ploeterde door de regen, ik de dag beoordeeld van de 10.000 voet niveau. Er waren veel activiteiten en zelfs een behoorlijke hoeveelheid van de productiviteit, maar wat me het meest opviel was de ritmes ik had gedurende de dag ervaren. Hoe meer ik dacht over wat ik de hele dag had gedaan, hoe meer ik besefte dat wij (ons allen) werken in drie verschillende ritmes - Rapid Fire, Kleine Burst en Extended Focus. Elk ritme heeft zijn eigen tempo en zijn eigen voordelen.

Breaking Down the Day

Vanuit een oogpunt van de productiviteit, hoe langer we kunnen verblijven in elk ritme, hoe meer we gedaan krijgen. Het is niet alleen dat multitasking is inefficiënt, het is dat het groeperen als taken vermindert samen de noodzaak om de aard van de focus en energie die je nodig hebt om productief te blijven veranderen.

Om dit hogere niveau van productiviteit te bereiken, groep als taak samen op basis van de drie volgende categorieën, organiseer dan is uw dag rond het aanpakken van hen in batches. Niet alleen zal je meer gedaan te krijgen, zult u genieten van de voordelen van het vervullen van deze bijbehorende taken.

1. Rapid Fire - Je Nodig. Het beste voorbeeld van de Rapid Fire ritme wordt ingeschakeld via e-mail. Het is zo geruststellend om al die e-mails op ons te wachten hebben. Manier diep, zijn onze ego schreeuwen, "Je wilt me! Je moet echt als ik!" (Excuses aan Sally Field, maar het was gewoon te opportuun!) Op een meer serieuze noot, de realiteit is dat we krijgen veel e-mail en we moeten door dit alles te krijgen. Het is ook waar dat de meeste e-mail is een vorm van ongewenste e-mail - dingen die je niet echt nodig om te weten of iets over. Zo, het is een perfecte plek om in een Rapid Fire ritme en opdelen je weg naar het einde van hen. Goede setup voor Rapid Fire verwerking is van vitaal belang, dus check dit artikel op hoe dat te doen - Setup For Power verwerking van uw e-mail - kies dan een paar keer per uur om een ​​beweging op die e-mail buste. Niet stoppen totdat je alle ongelezen degenen hebben behandeld, ga dan naar het volgende ding dat je aandacht nodig heeft.

2. Short Burst - Je Gettin '' Er Done. De Small Burst ritme wordt weerspiegeld in de incrementele inspanningen die u de hele dag lang om de bal te bewegen het veld te maken. Dit zijn de 10- tot 15-minuten-projecten /telefoongesprekken /bijeenkomsten die het grootste deel van de dag verbruikt. Elke keer dat een kleine taak is voltooid, wordt het project is dat veel dichter bij het krijgen gedaan. Wanneer u een heleboel van deze gedaan in een dag te krijgen, voel je je echt productief. Dit ritme wordt bewezen door de lijnen door dingen op je takenlijst en de bijbehorende gevoel van voldoening krijg je te kijken naar die lijst aan het eind van de dag. De beste tijd om te zoeken naar dit ritme is het eerste wat in de ochtend - direct na de eerste e-mail triage - en rechts voordat we naar huis. Deze activiteiten hebben de neiging om mentale energie in plaats van om het afbreken te genereren, zodat vullen dat tank up eerste wat als je naar het kantoor en vlak voordat u naar huis gaat!

3. Uitgebreide Focus - Je bijdragen. Ongetwijfeld de meest lonende ervaring - persoonlijk en professioneel - is wanneer we het gevoel alsof we een bijdrage aan de inspanning, wat dat ook inspanning zou kunnen zijn. Krijgen in de uitgebreide Focus ritme is de meest waarschijnlijke plaats om dat gevoel vast te leggen. Dit ritme is stiller mentaal en fysiek dan de andere twee. Dit is wanneer je focus duikt diep in een taak of project en je begint om alle aansluitingen je trekken samen te zien. We hebben allemaal het gevoel trots en tevreden met onszelf als we een project hebben we lang en hard gewerkt aan tot wasdom komen. We hebben een verschil gemaakt; we hebben bijgedragen. Dit ritme is niet iets wat we elke dag te genieten, maar het is een ritme dat nodig is om aan de slag de grote taken gedaan is. Daarom moet je om tijd en ruimte te maken voor het in uw schema. Sekwestreren jezelf weg fysiek eventueel te krijgen in en in staat zijn om te verblijven in dit ritme. De beloning is de moeite waard.

Beheer uw dag tot de meeste uit te halen

De drie ritmes van de dag komen en gaan. Sommige dagen zijn alle Rapid Fire. Sommige zijn mixen van Rapid Fire en korte uitbarstingen. Een paar onder Uitgebreide Focus. Elk ritme is natuurlijk en elk levert een beloning. Uw opdracht, moet je beslissen om het (knipoog naar Mission Impossible) te accepteren, is het aan het werk dat gedaan moet worden om het beste gebruik van deze ritmes te organiseren
.