10 tips voor het schrijven van e-mails

Dit artikel werd geschreven omdat de afgelopen week heb ik drie voorbeelden van e-mails die werden gelezen door andere personen dan de beoogde ontvanger mensen gezien. In één geval publiceerde een advocaat een hele e-mail uitwisseling tussen de advocaat en een aanvrager van een associate positie in haar bedrijf. Het moet hen beiden in verlegenheid gebracht en was het onderwerp van een heleboel web gesprek. In de andere twee gevallen kreeg ik een groep e-mail die bedoeld was voor slechts één persoon om te lezen. Eén was onschuldig, maar de andere maakte een aantal echt denigrerende opmerkingen over een klasse die een lid van de groep was van plan om te geven. De persoon wiens klasse werd gezegd dat ze geschokt was. Dus was I. De afzender van de e-mail heeft een publieke verontschuldiging en zei in haar verwarring ze de e-mail gestuurd naar de lijst die bedoeld was voor iemand die niet op de lijst. Hoe pijnlijk voor iedereen!

1. Vermijd persoonlijke of privé materiaal - Met het gemak van een eenvoudige forward iets persoonlijke of privé kan heel gemakkelijk publiek. Als u niet wilt dat gepubliceerd over het hele internet niet gebruiken e-mail te sturen.

2. Maak uw boodschap kort en to the point. Betrekking hebben op een onderwerp per e-mail. E-mail wordt vaak magere. Als het te ingewikkeld beknopt te zijn dan het gebruik van de telefoon met een follow-up bericht of een brief als nodig is om een ​​papieren spoor hebben.

3. Maak het onderwerp helder als op het onderwerp van het bericht. Als je niet weet wat de persoon die u e-mailen de naam van de persoon die je verteld om te schrijven in het onderwerp. Mensen e-mail verwijderen vaak van vreemden dus met inbegrip van een naam van iemand die ze kennen in het onderwerp kan de e-mail op te slaan wordt gewist.

4. Gebruik de e-mail niet te schrijven als je boos bent. U mag betreuren versturen van de e-mail als je eenmaal gekalmeerd. Nogmaals e-mail kan het publiek gemakkelijk worden gemaakt. Is dit hoe je wilt dat mensen je leren kennen?

5. Bewijs lees uw e-mail. Als je een slechte speller of iemand die is niet duidelijk wanneer je schrijft, krijgt iemand om het bewijs te lezen uw e-mail. Slecht geschreven e-mails kan de ontvanger verwarren en te reflecteren slecht op je.

6. Omvatten al uw contactgegevens op elke e-mail. Als de ontvanger heeft een vraag over de e-mail die hij /zij zou willen om u te bellen of kijk op uw website. Daarnaast heeft kaping e-mailadressen gemeengoed geworden. Als u nog altijd uw contactgegevens, dan zijn die in uw adresboek die gewend zijn aan het krijgen van e-mail van je iets weet is verkeerd als het ontbreekt.

7. Gebruik korte alinea's en veel witte ruimte. Dit maakt uw e-mail gemakkelijk te lezen.

8. Stuur alle gerelateerde documenten. Als u een document bespreken in een e-mail, stuur dan een kopie van het document, zelfs als je het al hebt verzonden. Heeft de ontvanger er niet vanuit alle informatie die hij /zij nodig heeft om op te treden op uw e-mail. Stuur wat is vereist met uw e-mail.

9. Wees voorzichtig bij het e-mailen van een groep. Controleer de "TO" voordat u sturen. Dit is geschikt voor de hele groep of één persoon?

10. Vul het "Aan:" duren. Als je ooit per ongeluk stuurde een onvoltooide e-mail vindt u de reden voor deze laatste tip begrijpen. U wilt er zeker van uw e-mail is perfect voordat u deze sturen
.