Omgaan met onverwachte gebeurtenissen

Ze zijn de vloek van alle schema's, de vernietiger van alle plannen. Zij zijn de angst van managers en coördinatoren overal. Ze brengen de organisator op hun knieën.

Ze zijn onverwachte gebeurtenissen.

Onverwachte gebeurtenissen kostbare tijd en energie en geld. Zij maken gebruik van middelen die waren gepland voor iets anders. Dus hoe kunnen we zorgen voor en plan voor het onverwachte? Hoe kunnen we nemen wat we niet voorzien in onze plannen? We doen dit door het gebruik van twee strategieën:. Buffers en flexibiliteit

Buffers

Een buffer is een aantal middelen die niet zijn toegewezen. Dit zijn middelen die we tot onze beschikking hebben, maar we niet gebruiken in onze plannen. In budgettering, noemen we dit een 'noodfonds', dat is geld dat we in een account, maar die geen deel uitmaakt van onze begroting. In tijdsbeheer, zijn tijdsblokken die op het schema, maar die geen deel van het programma.

Hoeveel moet in een buffer? Het bedrag is flexibel, afhankelijk van waar we zijn in het plan. Een 'noodfonds' moet genoeg voor een periode zonder inkomsten; bijvoorbeeld, als we werkten aan maandelijkse budget van een gezin, moet er genoeg geld voor een maand van de kosten zonder inkomen. Als we werken aan een weekschema, moeten we voldoende vrije tijd voor een cyclus van activiteit, zegt één set klusjes of een reeks vergaderingen. Dit keer hoeft niet allemaal in één blok, maar we moeten in staat zijn om het te zien in ons schema.

Bijvoorbeeld, zeggen dat we werken aan een bouwproject, zoals verbouwen van een huis. We hebben een aantal van de mensen die werken op een gecoördineerde manier, zoals een elektricien en een loodgieter en een team van timmerlieden. We werken zes dagen per week op het huis. Voor elke week, moeten we een buffer van één dag (10 uur) van de ongeplande tijd bij het team te hebben. Niet iedereen heeft 10 uur van vrije tijd, maar we kunnen een totaal van 10 uur te zien. Dan, als de week vordert, dat kan worden verkort tot op de laatste dag (dag 6) hebben we misschien 2 of 3 uur ongeplande. Als we proberen om elk uur van elke dag te plannen voor elke persoon in het team, we riskeren de hele planning op onverwachte gebeurtenissen. Door wat vrije tijd in de planning, we hebben meer kans om het onverwachte te behandelen.

Flexibiliteit

De andere tool om het onverwachte te behandelen is de flexibiliteit, de mogelijkheid om aan te passen aan veranderende omstandigheden. De taken in het plan moet plaatsvinden in een geplande, geplande manier. Echter, we moeten een aantal taken die rond kan worden verplaatst hebben. Op die manier, wanneer een onverwachte gebeurtenis voordoet, kunnen we die taken verplaatsen om ruimte op de onverwachte gebeurtenis handvat te maken.

Laten we terug naar ons huis gaan verbouwen. Sommige taken moeten worden gedaan op bepaalde tijdstippen, zoals klaar voor een inspecteur. Echter, kunnen andere taken worden verplaatst, zoals het bouwen van de veranda. Als er iets onverwachts gebeurt, kunnen we de bouw van de veranda tot later in de week uit te stellen; deze beweging geeft ons de tijd om de onverwachte gebeurtenis te verwerken.

gepland voor de Ongeplande

Het belangrijkste idee is dat er onvoorziene gebeurtenissen en behoeften, dus we moeten middelen opzij te zetten om de ongeplande verwerken. Om alle middelen, met name de hele tijd te plannen, volledig is om het risico dat ons schema exploderen wanneer het onverwachte gebeurt. Dit is een enorm risico, en een die niet nodig. Hoewel we niet alles kunnen behandelen, kunnen we het meest behandelen, als we plannen voor de ongeplande
.