Als uw medewerkers waren allemaal het nemen van twee uur Lunches, Would not You Adres It?

In deze moeilijke economische tijden, zijn we allemaal op zoek naar mogelijkheden om kosten te besparen en de productiviteit te verhogen. Bedrijven hebben een enorme kans om de productiviteit te staren ze in het gezicht dat helaas vrijwel onopgemerkt is gegaan te verhogen.

Wat is die kans? De teruggewonnen productiviteit komt voort uit gewijzigde e-mail gewoonten. Denk je dat ik kind? Het onderzoeksbureau baseX onlangs schatte de kosten van informatie-overload aan de wereldeconomie $ 900.000.000.000 jaar. E-mail afhandeling gewoonten behoren tot de top daders

Heeft u ooit gestopt om te zien of overwegen wat uw organisatie &';. S e-mail cultuur is? Hoe kan uw medewerkers gebruiken? Hoe doen ze beheren? Hoe doen ze sturen? Hoe doen ze opslaan? De gewoonten die zij nemen, of ze nu positief of negatief, kan besmettelijk zijn en plotseling uw bedrijf heeft zijn eigen e-mail cultuur.

Habits? Besmettelijk? Als je bedenkt hoeveel vertoningen deze berichten hebben allemaal in elke persoon in uw organisatie dagelijks, kunt u snel begrijpen hoe e-mail praktijken culturele en alomtegenwoordig kunnen worden.

Hier is slechts één voorbeeld van hoe een e-mail cultuur kan evolueren. Een baas realiseert zich dat hij nodig heeft om een ​​dringende bijeenkomst met 3 van zijn managers noemen. Hij stuurt een e-mail te bellen naar de bijeenkomst om te starten in de volgende 15 minuten. Twee van de drie zie de e-mail en reageren. De derde, die werkte aan een belangrijk project, hoefde niet zijn e-mail geopend, miste de vergadering, en boos zijn baas.

Nummer drie is nu net geleerd dat hij nooit kunnen draaien zijn e-mail uit angst voor het missen van iets belangrijks. Maar het doesn &'; t stoppen hier. Het rolt bergafwaarts. De drie managers zijn inmiddels gegeven “ toestemming &"; om e-mail te gebruiken als een dringende levering systeem. Zij gebruiken in hun diensten, en zeer snel, wordt de gehele organisatie geïnfecteerd met dit virus. Niemand kan van zijn of haar e-mail te zetten uit angst iets te missen van vitaal belang. Werknemers geworden slaven van de “ brinnng &"; of de flits van een nieuw aangekomen e-mail bericht en stop productief werk altijd iets komt, zelfs als het &'; s enkel spam

En dat &';. is slechts een voorbeeld. Denk aan de praktijken van het kopiëren van tien extra mensen, gewoon zo niemand, zelfs die alleen op afstand geïnteresseerd in het onderwerp, wordt gemist. Of wat dacht je van het gebruik van e-mail als een chatroom met meerdere ontvangers om de dialoog te proberen? Of hoe over het gebruik van het aan iemand &' kritiek; s prestaties? Eén persoon doet het, anderen doen het. Culture is veranderd. De productiviteit wordt ondermijnd. Uw bottom-line wordt negatief beïnvloed.

E-mail kan zeer kostbaar zijn als het niet effectief gebruikt. Als je kijkt naar de gemiddelde hersteltijd van enige onderbreking is ongeveer 4 minuten, kunt u de kosten voor uw organisatie voorstellen wanneer mensen kijken elke keer een e-mail is ontvangen. Doe de wiskunde. Als u stopt met wat je &'; re doet elke keer dat u een e-mail en ontvang (slechts) 30 e-mails in één dag, die 120 minuten hersteltijd &mdash evenaart, twee uur van afval! En dat doesn &'; t omvat de tijd inleveren van de e-mail. Vermenigvuldig nu dat door iedere medewerker, elke dag, en u kunt zien hoe de productiviteit en winstgevendheid serieus kan beginnen te dalen.

De impact verbinding kan verrassend zijn. Terugwinnen van een uur per dag gedurende een 20 personen afdeling stelt een netto productiviteit winst van 100 uur per week! Reclaiming zelfs een half uur per dag per werknemer in staat stelt een netto winst van 50 uur per week. In beide gevallen kan ten minste één volledige personeelsbestand worden teruggevorderd. - En dat is voor een kleine 20 personen kantoor

Hoewel de remedies zijn eenvoudig te begrijpen, kunnen ze moeilijk te trekken, omdat ze het veranderen van gewoonten vereisen, en het veranderen van de cultuur. Maar het rendement kan enorm zijn. Hier zijn enkele van de acties die uw organisatie kan brengen het grootste rendement.

Shift om het controleren van e-mail niet vaak. Om direct te bestrijden dit verlies van productiviteit, geeft iedereen in uw organisatie “ toestemming &"; om uit te schakelen automatisch ontvangen en slechts 5 keer per dag &ndash te controleren; bij aankomst, halverwege de ochtend, na de lunch, halverwege de middag, en een half uur voor het einde van de dag. Of hebben ze plannen e-mail leveringen elke 90 tot 120 minuten. Deze praktijk wijzigt het aantal onderbrekingen van voortdurende slechts 5-8 per dag, in wezen verkorten hersteltijd slechts ongeveer 30 minuten per dag – een besparing van 90 minuten terug naar uw bottom line toegevoegd. De minder vaak mensen controleren hun postvak, hoe productiever ze kunnen worden. Deze verandering kan alleen goed zijn voor een uur of meer van teruggewonnen productiviteit per werknemer per dag.

Sta geen dringende e-mails. NOOIT gebruik maken van e-mail dringend. Als er een dringende kwestie of u een reactie in minder dan 3 uur nodig, aan te moedigen iedere medewerker te halen de telefoon of een wandeling door de gang. En eer deze praktijk zelf. Een dringende e-mail van de baas zal arbeiders dat ze niet kunnen sluiten hun e-mail en moet voortdurend te controleren onderwijzen. Deze “ leren &"; herstelt in wezen de voortdurende onderbrekingen die u probeert te veroveren.

Pak de telefoon. Hoe meer e-mails die worden verzonden, hoe meer e-mails een werknemer zal ontvangen. E-mail is bedoeld om informatie te delen, niet aan de dialoog. Als elke werknemer beschouwt de boemerang effect van elke e-mail die hij of zij stuurt, zal er minder e-mails worden verzonden. Oppakken van de telefoon om de dialoog te hebben, is nog steeds een zeer effectieve bedrijfsvoering.

Als je kunt trekken alleen deze drie gewoonte verandert onder al uw collega's, zult u een opmerkelijke verbetering van de productiviteit zien.

Soms is het niet alleen kostenbesparend. Integendeel, als je de productiviteit die verloren is gegaan als gevolg van een pandemie in de buurt van de productiviteit ondermijnt e-mail gewoonten hele organisaties kunnen terugvorderen, you &'; ll zie het in je bottom line. Denk aan de impact van het krijgen van 10% -20% meer uit elke werknemer? Nu &'; s wat nieuwe energie de economie
.