The Right Filing System in uw kantoor kan voorkomen Melt Downs en rampen

In de hedendaagse zakelijke omgeving, moet uw medewerkers (of individueel) erg productief zijn en geen tijd verspillen aan zaken zoals het zoeken naar bestanden. Wordt echt georganiseerd en gestroomlijnd is niet langer een optie, maar een verplichting voor het bedrijfsleven te overleven. Bovendien, als je personeelsverloop en verliest uw beheerder - wie zou echt weten hoe alles wordt ingediend

Stel je voor dat je een drukke executive met een kantoor staf van ongeveer twintig mensen. Van deze drie mensen zijn in totale controle van het hele bestand, hanteren al het papier dat komt binnen en buiten het kantoor. Deze drie mensen allemaal goed werken als een team, maar er zijn enkele problemen met anderen in het kantoor. Interoffice politiek beginnen in het spel te komen. Één van de drie mensen heeft besloten dat ze niet wordt gewaardeerd en ze vertrekt zonder enige vorm van waarschuwing. Er zijn nu nog maar twee mensen die de behandeling van de archiveringssysteem voor het kantoor.

Een week later, één van de resterende twee mensen bekend dat zij een noodsituatie met het gezin te zorgen en gaat uit van een onmiddellijke en potentieel langdurig verlof. De resterende persoon krijgt één persoon om te trainen, wat betekent dat terwijl er waren eens drie mensen het doen van deze baan, is er nu slechts één; en bovendien, ze krijgt het extra werk van de opleiding iemand.

Dit is waar een bestand software voor documentbeheer binnen komt. In dit systeem zou u niet verlaten vertrouwen op slechts een persoon of een team van mensen voor uw indiening of retrieval behoeften. Iedereen kan toegang tot dezelfde bestanden van overal dat ze internet service. In feite, kunt u zelfs toegang tot uw bestanden van uw web-enabled telefoon. Zakelijke zelden blijft op één plek deze dagen en het grootste deel van het werk dat je doet zal zijn op de vlucht. Het werken met dit type kantoor bestand betekent dat je toegang tot alle van de "papieren" (met inbegrip van boeken, contracten en andere items die nog moeilijk kan zijn om te gaan met) en de bestanden die u nodig hebt en dat je al kan geven kan hebben je teamleden hetzelfde voordeel ook. U kunt toegang krijgen tot de database en precies weten waar het item dat u zoekt zich bevindt.

Mensen zijn niet de enige oorzaak van het indienen systeem break downs, dat wel. Dupliceren van bestanden is gebruikelijk wanneer u niet indexeren van uw papieren dossiers bij het indienen van de systeemsoftware. Mensen in een kantooromgeving kan dingen bestand op zeer verschillende manieren. Eigenlijk kan dezelfde persoon dingen bestand op een andere manier op verschillende dagen - afhankelijk van hoe ze denken en voelen die dag

Ook de meer je hebt om shuffle via uw hangmappen, hoe groter de kans zal er. om wat schade aan de bestanden die vervanging nodig hebben, dan kost extra kosten. In plaats van het doen van de opgraving en shuffle, zal u precies weet waar uw punt is met gemak.

U kunt zo veel als 150 uur van de tijd alleen te besparen per jaar, en dat de overweging waard zou moeten zijn. Elke minuut dat je bespaart u zo veel als een dollar verdiend door u, dus altijd doen wat je kunt om zich te organiseren en declutter en het voorkomen van rampen kantoor. Door het gebruik van archiveringssysteem software, zal uw bedrijf een index van al uw papieren document middelen, net als u een grafiek van de rekeningen voor uw boekhouding. Dit zal u en uw medewerkers om uw tijd richten op meer productieve inspanningen en sterk verminderen van stress op kantoor
 !;