Accounting Software Succes: Het kiezen van een Implementatie Partner

Het kiezen van implementatiepartner voor uw nieuwe boekhoudsysteem

Naast het selecteren van de juiste boekhoudsysteem, een van de belangrijkste beslissingen die je &'; ll maken in de loop van een boekhoudsysteem upgrade is dat van uw implementatiepartner . Normaal gesproken is dit een boekhoudkundige software leverancier zijn, voegde een waarde reseller (VAR), een accountantskantoor, een onafhankelijke consultant, of een andere betrouwbare adviseur .

natuurlijk veel gebruikers proberen om het boekhoudsysteem implementatie zelf   te voeren;. Ik zou alleen maar aanraden dat als je ervaring in de huidige versie van de software en een grondige kennis van de industrie milieu u werkt binnen de   hebben;. In mijn relaties met klanten zou ik altijd wijzen erop dat ze wisten dat meestal hun behoeften en milieu, en ik wist dat de software . Maar geen van ons “ didn &'; t weet wat we stoorden &'; t weet &" ;, zo te zeggen . Dus ik zou kunnen suggereren functionaliteit of bedrijf verwerkt de software ondergebracht die hun werk makkelijker en leveraged hun software-investering . Ook zouden ze me vaak duwen om de software om dingen te doen die het misschien wasn &' krijgen;. t ontworpen om te doen, althans op het eerste gezicht   ; Het is echt een symbiotische relatie . I don &'; t denk dat er ooit een installatie, waar ik niet &'; t iets leren van de klant, zoals ik bijgebracht ook mijn boekhoudsysteem kennis om hen
.
. typisch een boekhoudsysteem verkoper zal een certificatie proces om installateurs te trainen op één of meerdere niveaus van certificering   hebben; Dit kan onder meer “ Certified Consultant &" ;, of andere formele status . Neem contact op met de leverancier om te zien wat hun certificeringen zijn, en misschien krijg je een lijst met gecertificeerde installateurs in uw omgeving . Vaak de persoon of onderneming die je heeft geholpen door de due diligence en overname fase kan de defacto dienstverlener . Dit maakt zekere zin, omdat ze hopelijk hebben opgedaan veel kennis van uw bedrijf gedurende dat proces . Echter, als je niet zeker bent van hun kwalificaties is het zinvol om een ​​beetje onderzoek te doen. ook een beetje vriendelijke concurrentie tussen concurrerende installateurs kan u wat hefboomwerking te geven in het verkrijgen van meer waarde voor uw project budget .

Een ander belangrijk aspect is het aantal implementaties van de boekhouding heeft de dienstverlener uitgevoerd ? De meeste installateurs in staat om u te voorzien van de vereiste 3 referenties &ndash zal zijn; en je moet de follow-up met die . Maar heeft de installateur hebben ervaring in uw branche ? Hebben ze de meest recente versie van de software   geïnstalleerd? Hebben ze meerdere gecertificeerde installateurs op het personeel ? Hoe groter hun brede ervaring in omgevingen vergelijkbaar met de jouwe; hoe groter de kans voor een vlotte installatie
.
Een vraag die we ook vaak betrokken ondervonden technische ondersteuning . In sommige gevallen zou onze vooruitzichten te informeren over de vraag of wij voor 24/7 ondersteuning, 365 dagen per jaar . Dat leek altijd een beetje extreem – alleen de grootste leveranciers zou kunnen bieden die . Maar zorg ervoor dat meerdere methoden van ondersteuning beschikbaar waren, misschien met inbegrip van een tech &'; s mobiele telefoon nummer voor noodgevallen, passend is . Deze alternatieve methoden kunnen onder meer op online kennisbank ( die beschikbaar is 24/7/365), voldoende on-line help, handleidingen, 800 telefonische ondersteuning, e-mail ondersteuning en aangepaste handleidingen !. Dit laatste is vooral handig in op de voortgezette opleiding van nieuw personeel of wanneer cross training vereist is .

Natuurlijk &'; ll willen een behoeften analyse te voltooien. Als u nog niet voltooid is, veel verkopers hebben één zij zullen u wandelen door . In Sterker nog, zelfs als je denkt dat je weet wat je nodig hebt, helpt het soms om de verkoper te praten om te zien wat hun andere klanten hebben gedaan hun systemen efficiënter te maken. Bekijk een voorbeeld van een Needs Analysis document AcccountingSoftwareSuccess.com. En met de selectie tool op AcccountingSoftwareSuccess.com helpt u veel van uw behoeften te identificeren kunt u later bespreken met uw leverancier Restaurant .
Veel vooruitzichten maken gebruik van een RFP proces om reacties vendor Garner . Als je doen dit houd een ding in gedachten – een aantal van de beste verkopers don &'; t reageren . Ze don &'; t moet . Ze blijven bezig houden hun klanten tevreden met factureerbare werk ! eis dat een verkoper aan een uitgebreide RFP compleet met honderden fundamentele vragen, zoals &ldquo ; Heeft u het systeem druk checks &"?; ondermijnt hun middelen, en een aantal van de beste afval om te reageren . Ze wijzen er ook op dat zonder een dialoog over de mogelijkheden van het systeem ten opzichte van de behoeften van u niet de juiste vragen (“? Ooit gedacht over EFT betalingen vendor &";). Als u aandringen op het gebruik van een RFP, het kort houden en markeer alleen unieke mogelijkheden die de systemen kunnen differentiëren . Beter nog, gebruik maken van de selectie tool op AcccountingSoftwareSuccess.com . Dat &'; s precies wat we doen
Nadat u de Needs Analysis wilt u misschien de verkoper een verklaring van de bevindingen aangegeven waar hun systemen aan te pakken uw behoeften, waarbij eventuele lacunes kunnen worden tussen uw behoeften en hun oplossing, en hoe ze zou aanraden aanpakken bieden hebben beoordeeld die lacunes (zoals oplossingen van derden of aangepaste programmering) .

Elke succesvolle implementatie begint met een gedegen projectplan, en je moet ervoor zorgen dat uw partner maakt gebruik van een . Het kan zo simpel zijn als een spreadsheet van opeenvolgende stappen, of zo uitgebreid als een Gantt of PERT chart . Maar zorg ervoor dat dit bestaat, en dat iedereen in de overeenkomst betreffende de tijdlijn en verantwoordelijkheden . Iedereen kent een grafiek van de rekeningen nodig zal zijn  . ; Maar wie gaat om het ontwerpen van ? Wie gaat om het op te zetten ? En als het de installateur, hoeveel tijd ze budgettering en wat zal dat kosten ? Er zou eigenlijk een aantal onderdelen van de uitvoering Plan .

Het eerste is wat wij noemen de “ Roadmap &" ;, of het algemene tijdslijn en het proces van het gehele proces, waaronder due diligence, goedkeuring, acquisitie, conversie, enz.   ; Een goede partner zal de tijd die nodig is voor het anticiperen op en stel verwachtingen dienovereenkomstig . Te vaak een installateur zal zeggen: “ We kunnen een implementatie in 3 weken &ldquo ;, maar dat ze kunnen doen een installatie in 3 weken! . Dit is misschien niet voldoende tijd voor de eerder genoemde stappen zijn . Zo realistisch, en vereisen dat uw installateur zijn zo goed .

Het tweede deel van het plan is de grafiek of spreadsheet met de individuele taken – Ontwerp Grafiek van de rekeningen, Enter Vendors, converteren Begin Tegoeden, enz. . Deze zullen verbonden taak verantwoordelijkheden en termijnen   hebben; Nogmaals, zorg ervoor dat er een buy-in en de instemming van alle betrokken partijen, en dat er voldoende middelen worden toegewezen .

Tenslotte zijn er de werkdocumenten . Dit zijn de instrumenten gebruikt het team in het daadwerkelijk uitvoeren van de werkzaamheden, en de ondertekening uit op daar afronding . Deze zou een kopie van de definitieve grafiek van rekeningen omvatten , een saldibalans van begin saldi, een lijst van de eerste leveranciers, enz.  -up vast te stellen; voorbeeld kopieën van al deze documenten zijn beschikbaar op de sectie whitepaper van AcccountingSoftwareSuccess.com
.
Een enigszins uniek , maar zeer waardevol concept is dat van een conferentieruimte piloot . Het gaat om het opzetten van een volledig functionele (of bijna zo), werkend model van de uiteindelijke “ go live &"; systeem . Het is gedaan in een testomgeving (bijvoorbeeld een vergaderruimte) en transacties worden verwerkt, procedures worden gehamerd en gedocumenteerd, rapporten zijn ontworpen, enz. Daarbij werk je uit de bugs en hebben een meer getest proces uit te rollen aan eindgebruikers bij de go-live datum .

Uiteraard met de installateur ter plaatse en iedereen die toegang hebben tot ldquo van &; de voors &" ;, alles heeft de neiging om goed te gaan . It &'; s als je mentor laat dat er dingen mis kunnen gaan . Dat is de reden waarom in aanvulling op uw voortdurende steun moet u een 30 en /of 90 dagen bekijken, evenals een jaarlijkse evaluatie, als onderdeel plannen van het oorspronkelijke project . De tijd om te vinden dat payroll overlopende niet clearing zoals verwacht is in periode 1, niet Periode 13. . Het voordeel voor deze minimale investering kan niet worden overschat Dit kan doorgaans zelfs op afstand worden gedaan om kosten te minimaliseren. Restaurant
Het team u verzamelen om deel te nemen aan uw implementatie is net zo belangrijk voor uw succes als de toepassing die u selecteert . Zorg ervoor dat u uw succes te verzekeren door het opnemen van deze belangrijke stappen in uw implementatieplan
.


.