4 Fundamentals om de last te verlichten in uw inbox

Ik hou van het werken met enthousiaste, gedreven professionals. Op verzoek van een van mijn klanten, een advocaat in Baltimore, werkte ik met een van zijn medewerkers, een jonge, energieke lid van het bedrijf.

Naast het aanleren van de task management deel van de productieve dag Succes System &trade , richtten we ons nogal een beetje aan hoe hij zijn e-mail. Hoewel deze associate hadn &'; t verzamelde duizenden en duizenden e-mails in zijn Postvak IN of in nog een map, had hij nog steeds meer dan 2000 in zijn postvak op de dag dat we samenwerkten

Toen we klaar om zijn Inbox beneden. 0 (en ik leerde hem dat zo te houden), het deed me wat tips met u opnieuw te dekken om ervoor te zorgen dat u en' re op het juiste spoor als het gaat om het beheren van uw e-mail – een van die tools die u denkt dat een vriend op een dag en een vijand van de volgende. icon wink 4 Fundamentals om de last te verlichten in uw inbox

Hier zijn 4 fundamenten Ik wil dat je om te onthouden om u te helpen de last te verlichten in uw Postvak IN

1. Uw Postvak IN is niet een archiefkast, noch een to-do lijst

uw Postvak IN is bedoeld om e-mail binnen te brengen. It &'; s niet bedoeld om er voor altijd en eeuwig leven. Wat komt er in moet weer naar buiten te gaan. It &'; s niet anders dan de fysieke inbox op uw bureau voor documenten, bestanden en andere inkomende e-mail. It &'; s ook niet anders dan voicemail voor uw kantoor telefoon of uw mobiele telefoon. Al deze informatie is niet bedoeld om te accumuleren. It &'; s bedoeld om te blijven stromen uit naar zijn volgende tijdelijke station of permanente locatie

2.. E-mail kan rommel te

Net als alle andere genoemde binnenkomende bits van de gegevens, uw e-mail kunnen opbouwen en word rommel, net als papier en bestanden kunnen op uw bureau. Dus onthoud deze volgende bit: “ Clutter is onopgemaakt beslissingen &";. U vermijden of uitstellen van beslissingen wanneer je laat je veel inboxen vullen met spullen

E-mail is bedoeld om gelezen te worden, tenzij je weet meteen dat &';. S prullenbak of spam. Anders lezen, dan stoppen. Een beslissing over de inhoud van de e-mail en het &';. S nut om u

Toen ik werkte met mijn cliënt, de vennoot, hij onmiddellijk erkend dat veel van wat hij had gehouden was nu nutteloos of zinloos want het was gerelateerd aan voltooide taken en projecten en de tijd was verstreken.

Controleer uw e-mail inbox. Hoe ver ben je met e-mails? Een jaar? Twee jaar? Meer? Hoe is deze informatie nuttig voor u?

3. Better safe than sorry

Soms &'; s true … moet je voor eeuwig en altijd vast te houden aan e-mail als gevolg van juridische, financiële en /of andere regels en voorschriften bestaan ​​in je werk, carrière of de industrie. Maar zelfs als dat &'; s waar dat doesn &'; t betekenen deze e-mails worden het best bewaard in uw inbox of in de mappen aan de linkerkant. Nee sorry. Ze nodig hebben om ergens anders heen te gaan

Als u don &';. T verwijzen naar oudere e-mails zeer – of helemaal – zodra de taak, baan, project, programma of client werk is voltooid, kunt u overwegen het opslaan van e-mails en bijlagen elders.

Consolidate informatie op uw harde schijf op basis van het project, werk, afdeling, programma of opdrachtgever. Of u kunt ze archiveren in uw e-mailsysteem van het jaar of in een andere structuur die je helpt ze te vinden snel wanneer je eigenlijk nodig hebben om ze later te vinden.

4. Voor nu en voor later

Als u don &'; t een paar mappen ingesteld aan de linkerkant van het scherm al, is dit een handige plek om actieve en lopende e-mails te houden. Terwijl de associate werkte ik met geïdentificeerde veel en veel oude, verouderde of nutteloze informatie in zijn inbox, een aantal van deze waren, op een bepaald moment, handig. Dus zodra uw e-mails worden referentie-informatie, moeten ze uit de Inbox te komen.

Terwijl uw werk bezig is, kunt u het opzetten van mappen aan de linkerkant, onder de Inbox voor het bijhouden en opslaan van de lopende werkzaamheden of projecten. Maar … houden de eindbestemming van deze informatie in het achterhoofd, vooral als je &';. re betekende alle klantinformatie te besparen, bijvoorbeeld op uw harde schijf volgens de richtlijnen van het bedrijf of als harde exemplaren in een bestand lade

Don &' ; t gebruik maken van e-mailmappen als een opstapje als de informatie echt is bedoeld om ergens anders te verblijven op een meer permanente basis. Als dat &'; s het geval is, dan is, op enkele uitzonderingen na, it &'; s beter om deze e-mails en bijlagen krijgen om hun permanente locatie meteen, in plaats van hen te laten accumuleren. I &'; ve dit &ldquo zien; opstap &"; aanpak averechts effect meer dan eens en de frustratie en verloren tijd was ongelooflijk
.