Top Dertig Best Practices voor het plannen van uw dag en instellen Afspraken

1. Bepaal of je echt nodig om persoonlijk te ontmoeten. Hoe vaak heb je een bijeenkomst bijgewoond en afgevraagd: "Waarom ben ik hier?" Hopelijk heb je begon het beschermen van uw tijd van elke persoon die een stuk van het wil. Als mijn klanten willen ontmoeten in persoon, ik rekenen een consulting fee. Voor telefoongesprekken, zonder extra kosten. Negentig procent van de tijd, zal een conference call volstaan. Extra reistijd en kosten zijn betrokken bij een ontmoeting in persoon, dus vermijd tenzij dialoog en brainstormen zijn vereist.

2. Hebben vergaderverzoeken en reacties naar uw afgevaardigde, niet voor jou. Niet waden door alle reacties; dat is de reden waarom je een assistent (als je dat doet). Onder Extra, Opties, Afgevaardigden, selecteer "Stuur verzoeken en reacties ontmoeten alleen mijn gedelegeerden, niet voor mij." Briljant.

3. Maak een eigen kalender om afspraken die u niet wilt dat anderen zien te plaatsen. We worden allemaal gebruikt om mappen, waar we het bestand e-mail. De meeste mensen hebben echter nooit een kalender map gemaakt. Een kalender map is een nieuwe kalender. Er een te maken, volgt u dezelfde boor voor het creëren van een e-mail map (klik met de rechtermuisknop op de agenda in de lijst met mappen en selecteer Nieuwe map). Maar zorg ervoor dat de map bevat "Calendar Items" in de drop-down box. Geef je nieuwe kalender een naam zoals 'Kids Summer Schedule "of" persoonlijke kalender Laura's. " Ik bijgehouden zomeractiviteiten mijn kinderen 'in één, dus mijn man zou weten waar zijn schema werd beïnvloed voor het rijden dienst.

4. Of, controleer uw afspraken als privé als je niet wilt dat anderen de tekst te lezen. Ja, kunt u! De Private doos is een klein, klein vakje in de onderste rechterkant van het scherm (Outlook 2003) wanneer u een nieuwe afspraak te maken. Mensen die uw agenda te delen zal nog steeds een blok en dat je niet beschikbaar, maar ze kunnen de benoeming tekst niet lezen.

5. Gebruik het vak Categorie om het project, team of commissie geven. Elke keer als je een afspraak of aanvaarden van een uitnodiging voor een vergadering aangeven welke projecten het in verband met in het vak categorie. Gebruik de Master Categorie lijst aan uw labels toevoegen. "Tag" elke afspraak met één of meerdere categorieën. Vervolgens onder het menu Beeld, selecteer Schik door, Huidige weergave, per categorie. Dan kunt u alle vergaderingen, heden en verleden te zien, moest je met een bepaalde groep, persoon, project, commissie, enz.

6. Gebruik Contacten om Vergaderingen vinden. Kan een aanstaande ontmoeting met iemand die je kent je geplande niet vinden? Moe van het zoeken uw agenda handmatig om het te vinden? In plaats daarvan krijgen in de gewoonten van het gebruik van het vak Contactpersonen in de linkerbenedenhoek van elke afspraak, om aan te geven wie je ontmoeting met (kunnen meerdere personen). Om alle aankomende bijeenkomsten met een bepaalde persoon te vinden, ga naar dat Contactadres kaart, selecteert u het tabblad Activiteiten en in de drop-down box, selecteert Aankomende Taken /Afspraken. De mensen moeten in uw persoonlijke lijst met contactpersonen (niet alleen van uw bedrijf wereldwijde adresboek) worden geladen voor dit te laten werken. Als een uitnodiging voor een vergadering wordt gebruikt, is deze functie automatisch, en je hoeft niet de namen te selecteren.

7. Als service aan uw collega's, stuur dan een uitnodiging voor een vergadering in plaats van een e-mail wanneer u wilt verbinden. In plaats van te e-mailen collega's en vragen: "Wat is uw agenda vandaag? Kunnen we samen voor 30 minuten?" dan een minuut om een ​​uitnodiging voor een vergadering te plannen. Terwijl in uw agenda, selecteer Actions, New Meeting Request, Scheduling Tab, anderen toe, toevoegen van Adresboek en selecteer aanwezigen. Check hun beschikbaarheid op de kalender (dit veronderstelt dat je hebt toegang tot hun agenda verleend) en vind een open tijd (of selecteer AutoSelectie te laten Outlook vindt de eerstvolgende beschikbare datum /tijd). Stuur het verzoek vergadering. Wanneer genodigden ontvangen, kunnen ze gewoon op Accepteren en Outlook verplaatst de afspraak om hun agenda voor hen. Dit scheelt de ontvanger tijd en bespaart u ook probeert om meerdere agenda's handmatig te coördineren.

8. Als iemand doet stuur dan een e-mail te willen ontmoeten, om te zetten in een afspraak. Als uw collega's niet begrijpen de functie vergadering en aandringen op het verzenden van e-mails voor afspraken, kunt u snel een e-mail te zetten in een agenda-item. Klik met de rechtermuisknop op de e-mail, selecteer Verplaatsen naar map, en vervolgens Agenda. Een nieuwe afspraak venster wordt automatisch geopend, met daarin uw e-mail en eventuele bijlagen. Vul de datum, tijd en informatie, en vervolgens op Opslaan en sluiten. Het bericht wordt automatisch van het Postvak IN verplaatst naar de Agenda. Nooit meer handmatig kopiëren en plakken!

9. Gebruik labels om snel te "zien" de lay-out van uw planning voor de dag. Klik met de rechtermuisknop op een afspraak in uw agenda. Selecteer Label. Selecteer Bewerken Labels. Verander de tekst in de kleuren weer te geven als je wilt. Kies kleuren consistent met uw team (reizen, meerdere locaties, opleiding, persoonlijk, vakantie, vergadering, videoconferenties, etc.) zodat u snel kunt zien waar teamleden werken en wat ze doen.

10 . Blokkeren tijd om te werken. Soms wilt u misschien eigenlijk een afspraak om te werken. Om uw tijd van anderen te beschermen, plannen een taak op uw agenda (Outlook 2003). Met de Task Pad uitzicht in de kalender weergegeven, klikt u op een taak die u wilt voltooien. Houd de linkermuisknop ingedrukt terwijl u aan uw agenda en de vrijlating te slepen. Afspraak venster zal verschijnen, automatisch de taak in het tekstgedeelte van de benoeming punt invoegen. Vul de tijd die je wilt werken aan de taak op uw kalender. Wijzig de Show Time veld Voorlopig, indien gewenst. Opslaan en sluiten. De taak wordt nog steeds in je Taak Pad worden gehouden, maar nu heb je de tijd geblokkeerd op uw kalender om eraan te werken. LET OP: NIET dingen die je moet doen op uw agenda te zetten (dat is wat Taken zijn voor), want als je niet voltooien, youll hebben om het handmatig verplaatsen (niet zo met Taken)

11. . Houd uw agenda up-to-date. Het is frustrerend als je collega's proberen op te zetten van afspraken, en het lijkt dat je open bent, zodat ze sturen een meeting verzoek om een ​​grote groep. Je reageert, "Sorry, ik heb een conflict op die dag /tijd," waarop zij reageren door het bonzen hun hoofd op het bureau in frustratie, met de vraag: "Waarom heb je het hebt in uw agenda?" Echt, als een organisatie gaat voorspelbaar gebruiken gedeelde agenda's voor vergaderingen te coördineren, moet u actueel te houden. Het is fijn om een ​​traditionele papieren methode te gebruiken als goed, maar als je iets op je "andere" kalender plannen, zorg ervoor dat uw elektronische één op regelmatige tijdstippen en bij te werken.

12. Omvatten reistijd in een enkele afspraak en zette de feitelijke bijeenkomst tijd in het onderwerp. Als de vergadering begint om 11:30, maar het gaat je dertig minuten te rijden en vijftien minuten uit het gebouw te krijgen om uw auto, blokkeren uw agenda begint om 11:00 (zodat anderen niet kunnen plannen met u). Schrijf dan @ 11: 30 in de onderwerpregel, zodat jij de werkelijke vergadertijd

13.. Heb een uitnodiging voor een vergadering niet aanvaard indien de aanvrager niet kan zeggen in één zin de exacte reden dat u ontmoeten. Bijvoorbeeld:
- Om onze afdeling van de veranderingen in het vakantiegeld beleid informeren
- Om het beheer over het plan van onze divisie voor salarisverwerking automatiseren verkopen
- Om de beste manier om te brainstormen om het begrotingstekort van de vereniging op te lossen.. .
- Om realistische verkoop doelstellingen voor elke regio voor volgend jaar vast
-. Om de kritische vaardigheden die nodig zijn voor een succesvolle prestaties als een eerste niveau leidinggevende te bespreken

14.. Stuur langdurige leesmateriaal ten minste 48 uur van tevoren. Deelnemers uiten frustratie met het verspillen van tijd in vergaderingen herziening materialen die net werden uitgedeeld. Ze hebben niet voldoende tijd om de informatie te verwerken en het formuleren van vragen. Ze konden dat document hebben beoordeeld tijdens het wachten in het kantoor van de arts gisteren. Heeft iedereen de tijd niet verspillen door hen te dwingen om daar te zitten en te lezen samen als kleuters - hun tijd is veel te duur

15.. Als het bijwerken van een bijeenkomst al gepland, stuur dan een update van de bestaande afspraak. Als u al het opzetten van een bijeenkomst en nodigde de deelnemers, het versturen van een e-mail over de bijeenkomst dwingt hen om ofwel kopieer en plak de aanvullende informatie in de vergadering of twee vergadering blokken van dezelfde gebeurtenis naast elkaar op hun agenda, hen te dwingen Open twee items om volledige informatie te krijgen. Als u nodig hebt om informatie toe te voegen, het verzenden van een vergadering-update. Contact aanwezigen op de vergadering met een herinnering of een ander bericht, opent de oorspronkelijke vergadering verzoek, klikt u op het menu Acties en selecteer "Nieuw bericht naar Genodigden."

16. Vermijd vergadering verzoek reacties. Als je het verzenden van een vergaderverzoek voor een grote groep en het niet nodig hebben of willen reacties, in de open nieuwe vergadering verzoek, op het menu Acties, schakelt de lijn Antwoorden vragen. Om dit de standaard te maken. Extra, Opties, E-mailopties, Tracking Opties, "Delete blanco stem- en vergaderrechten reacties na verwerking." Of maak een regel (onder Tools, Regels en waarschuwingen, te beginnen met een lege regel) om berichten te reacties met bepaalde woorden in de onderwerpregel automatisch te verwijderen.

17. Schema tijd voor de voorbereiding en actie. Tijd, afhankelijk van uw niveau van betrokkenheid bij de vergadering, moet je klaar. U nodig heeft om uw voorbereiding dagen beginnen voor als je nodig hebt om een ​​rapport te maken of een presentatie geven. Wanneer u een vergadering te accepteren, ga onmiddellijk in uw agenda en blokkeren minstens 15 extra minuten apart af voor prep tijd, een bio-break, verfrissende drankjes, en de overdracht tijd - en voeg meer als nodig is voor de mentale voorbereiding en beoordeling. Loop niet in de vergadering "koud." Op dezelfde manier, blokkeren de tijd aan het einde van de vergadering om actie-items bekijken, activeren ze in uw time management systeem als je ze niet kunt voltooien recht dan, en te organiseren.

18. Beëindigen bijeenkomsten vóór de boven- of onderkant van het uur. Als u bent degene plannen van de vergadering, niet de standaard Outlook-instellingen van het uur of half uur blokken gebruiken. Als een vergadering 1:00-02:00, onmiddellijk gevolgd door een andere 2:00-03:00, zult u standaard te laat om je 2:00. Dus gebruik ofwel: 15 of 45 begin- en eindtijden, de overgang tijd te geven

19.. Beperk deelnemers aan bijeenkomsten. Meer is niet beter. Denk na over die echt nodig om daar te zijn. Maak je geen zorgen "iemands gevoelens te kwetsen" als ze niet worden opgenomen. Als je gewoon wilt een stakeholder of speler op de hoogte te houden, kiest hen als "optioneel," in plaats van "nodig is." Altijd veronderstellen dat een hogere-ups heb dingen te doen dat veel beter gebruik van hun tijd dan zittend in uw vergadering. Denk na over hoeveel geld mensen worden betaald, en vragen of uw vergadering is een uur van hun loon PLUS wat ze anders zouden hebben gedaan als ze niet vast in uw vergadering waard. Nodigen alleen mensen als ze een directe bijdrage leveren aan de doelstelling vergadering, en het gewenste beslissingen zouden niet kunnen worden gemaakt zonder hen. Indien hun aanwezigheid alleen is vereist voor tien minuten, geef ze de eerste tien minuten, en dan laat ze gracieus vertrekken. Het houden van anderen die niet uitgenodigd worden op de hoogte kan worden gedaan met een snelle e-mail samenvatting of plaatsing op de distributielijst van een vergadering notities of minuten.

20. Bevestigen alles. Ik heb vaak getoond voor een vergadering en de andere persoon "vergeten." Je zou willen denken volwassenen zijn allemaal verantwoordelijk en zal doen wat ze zeggen dat ze zullen doen, maar het is altijd beter om dash minuut een snelle e-mail. "Ik kijk ernaar uit om u te begroeten op (datum) om (tijd) te (plaats). Laat me weten als er iets omhoog komt." Ik denk niet dat mensen bevestigen dat de dingen juist zijn; Ik vraag hen om me te laten weten of er een verandering. Zorg er ook voor u een routebeschrijving krijgen en de kaart te zetten uit ruim van tevoren van het proberen uit te lopen de deur. Ik kijk naar mijn agenda voor de volgende dag voordat ik werk en zorg ervoor dat ik ben klaar om te rollen op alles. Bevestig met de deelnemers, ook als het uw vergadering. Open de oorspronkelijke vergadering verzoek, selecteer Actions, en vervolgens Nieuw bericht naar Genodigden.

21. Journal uw vergadering merkt. Veel mensen weten niet hoe ze de functie Journal gebruiken in Outlook of zelfs wat het voor! Als je ooit per ongeluk geklikt, zult u een pop-up box die u vraagt ​​of u zeker dat u wilt inschakelen van de Journal bent te krijgen. De meeste mensen in paniek raken en klik op NO. Volgende keer, klikt u op Ja. Open een nieuw Journal binnenkomst, typt uw ​​vergadering notities, zet in de dag /tijd van de vergadering, aan te geven in het veld Contactpersonen die aan de vergadering was, en selecteer een categorie voor de naam van de vergadering of project. Als je dat contact te selecteren en klik op het tabblad Activiteiten, zult u in staat om de Journaalposten (notes) te zien van elke vergadering die je ooit met die persoon had. U kunt ook trek je Journal inzendingen per categorie reactie vergadering notities zo ver terug als je wilt. Of geef uw nota's naar uw assistent, hem typt ze in het tekstveld van de oorspronkelijke vergadering aankondiging, sparen, en stuur een bericht naar de deelnemers (onder Acties).

22. Vermijd vergaderingen op vrijdag. Vele afdelingen en teams alleen beslissen als een informeel beleid om vergaderingen te plannen maandag-donderdag al dan niet mogelijk. Te veel mensen proberen te lang weekend of eend vroeg te nemen, waardoor de planning en herschikking een nachtmerrie op deze dagen, plus je zult eindigen met veel no-shows. Ik probeer tot en met vrijdag geopend voor de persoonlijke afspraken te verlaten. Ik vind als ik een afspraak met de dokter in tussen zakelijke bijeenkomsten, iets wat altijd gebeurt op de ene of de andere ontsporen. Het is moeilijk om mijn gedachten geschakeld tussen verschillende gebieden ook.

23. Altijd verzenden of vraag een agenda en dit opnemen in de tekst deel van de afspraak of onder als bijlage. Een eenvoudige agenda moet een verklaring van het doel onder meer (zie # 13), elke logistieke overwegingen, de besluiten worden genomen, een lijst van de onderwerpen te bespreken (in volgorde van prioriteit), die verantwoordelijk is voor dat item, en hoe lang je bent toewijzen voor elke. Vraag de deelnemers of ze hebben geen wijzigingen in de agenda items om u te laten weten op voorhand van de vergadering, zodat u kunt aanpassingen aan te brengen indien nodig. Zodra je in de vergadering, volg de agenda zorgvuldig, zodat u kunt ervoor zorgen dat alle punten worden behandeld, beslissingen worden genomen, en de doelstelling is bereikt.

24. Laat niet Outlook kies de lengte van uw vergadering. De standaard is een uur, dus dat is hoeveel tijd mensen normaal vergaderingen plannen! In plaats daarvan, overeen met de lengte van de vergadering aan het doel. Als u een agenda (zie # 23) heb gedaan, en je hebt vastgesteld je hoeft alleen maar veertig minuten, dan plannen voor. De tijd zal uit te breiden naar de hoeveelheid beschikbare tijd te vullen. Als je hebt beloofd mensen zul je daar weg, mensen de neiging om te werken in de richting van dat doel. Als er speling tijd, meer gezelligheid natuurlijk plaatsvinden en een uur zal zeker wennen. Sommige mensen proberen in te bouwen "buffer" de tijd - niet grot deze gewoonte. Ik doelbewust onder-schema en kondigen het doel in het begin, zodat iedereen actief vooruit.

25. Voor langere vergadering, zodat voldoende pauzes. Een pauze ten minste een pauze voor elk uur en 15 minuten, max. Laat de deelnemers weten in het begin wat te verwachten. Als je blijft kruipend op, en ze zijn niet zeker wanneer ze een bio pauze krijgt, zullen ze gewoon beginnen opstaan ​​willekeurig en stiekem. Als u duidelijk te vermelden in het begin, "We zullen ontmoeten vanaf nu tot 10.00 uur, en dan zullen we breken tot 10:10," enz. Het is ook gebruikelijk hoffelijkheid dat als je vergadering over een lunchpauze te voorzien eten.

26. Houd rekening met die in andere tijdzones. Als je in de Pacific Standard Time, en een aantal van uw meeting deelnemers belt vanuit het oosten, een 02:00 ontmoeting zet ze in vertrektijd. Realiseer je dat mensen kinderopvang verplichtingen aan het eind van de dag kan hebben; 's middags een vergadering (of vice versa voor de vroege ochtenden aan de westkust) kunnen ernstig ongemak mensen en het verminderen van de kans op aanwezigheid.

27. Een evenwicht wanneer om een ​​vergadering te plannen. Als u een vergadering te ver plannen, krijg je een bos van annuleringen en verzoeken tot herschikken als je dichterbij - of je krijgt gewoon verzonnen door iemand hogerop. Als je wacht op een vergadering tot de laatste minuut te plannen, is het moeilijk om een ​​blok van tijd te vinden wanneer de meeste mensen zijn direct beschikbaar. Dus het is best om rond 1-3 weken te plannen op voorhand. Iets eerder dan dat of verder dan dat is beladen met het plannen van uitdagingen en conflicten.

28. Laat de vergadering leider kennen, zodra u zich bewust van een conflict met een geplande vergadering bent. Als u een verandering in uw agenda, maar niet willen "rock de boot," je overlast meer mensen hoe langer je wacht. Het kost moeite om schema te werken rond afspraken, dus zodra u weet, verhogen van de vlag. De stoel kan bepalen of ze het kan maken zonder dat u of wanneer de vergadering moet worden verplaatst.

29. Weergeven meerdere Outlook vensters in een keer. Misschien wilt u uw agenda te zien tijdens het kijken naar een e-mail. Terwijl het in uw Inbox, klik met de rechtermuisknop op uw kalender (hetzij op de mappenlijst of het pictogram) en kies "Openen in nieuw venster." Outlook zal uw agenda te openen in een apart venster, waarin u het formaat en verplaatsen naar waar het meest geschikt is voor u, terwijl nog steeds in staat om terug naar het Postvak IN te schakelen. Dit is vooral handig als u een grote monitor of twee monitoren.

30. Pas uw agenda aan uw voorkeuren. Wees niet tevreden met de standaard agenda-outs - maak het uw! Bijvoorbeeld, kunt u automatisch vakantie toe te voegen aan uw agenda. Op het menu Extra op Opties en vervolgens op Agenda-opties en klik vervolgens op feestdagen toe. De weekenden zijn ook standaard gecomprimeerd. Wilt u op zaterdag en zondag te zien zijn als aparte vakjes, klik met de rechtermuisknop op de kalender en selecteer Andere instellingen. Vinkt u het vakje dat Comprimeren Weekend Dagen zegt. Terwijl je daar bent, moet u de standaardinstelling voor 30 minuten tijd slots tot 5, 6, 10, 15, of 60 minuten slots (ik gebruik 15). Veel plannen met mensen in een andere tijdzone? Vermijd verwarring door het weergeven van een andere zone. Onder het menu Extra en kies Opties. Op het tabblad Voorkeuren, klik op Agenda-opties, Time Zone, en "Laat een extra tijdzone" vakje. Selecteer de gewenste tijdzone en OK uit daar.

Maak er een productieve dag! . (TM)