Hoe te Moeilijke Persoonlijkheden beheren in uw vergaderingen - A Few Facilitation Secrets

Manager Sherry Martin couldn &'; t stoppen met denken over haar laatste team vergadering als ze liep door de gang naar haar kantoor. Haar probleem in een notendop neer op drie echt moeilijk persoonlijkheden die voortdurend terug bij haar team. Deze persoonlijkheden waren inderdaad een kanker niet alleen infecteren het team en de resultaten, maar ook de verspreiding van de hele groep en de invloed op de andere teamleden ook.

Let &'; s verkennen deze gemeenschappelijke disfunctionele persoonlijkheden en hoe ze effectief te beheren
.? De Dominator
wij &'; ve allemaal ervaren “ de dominator &"; in een of andere manier. Sommige mensen hebben de neiging om de discussie te domineren omdat ze &'; re opgewonden en over overtrokken. Deze kan eigenlijk activa aan het team als we een passende aanpak te benutten en beheren van al die positieve energie kan vinden. Helaas zijn de meeste van ons zijn meer vertrouwd met het andere type van dominator – de overdreven agressief, pesten persoonlijkheid die vertrapt op anderen &'; commentaren en kunnen proberen om de vergadering volledig kapen! Soms zijn deze heersers zijn overdreven negatieve (“ Dat &'; ll nooit werken hier &";!), En een andere keer ze gewoon won &'; t laat iemand anders krijg je een woord in edgewise. In beide gevallen kan zeker zuur niet alleen de effectiviteit van de zitting, maar ook het moreel van het team heersers.

Technieken voor het effectief beheren van de dominator …
o Bedank de dominator voor hun feedback en vragen om andere &'; s-ingang (bv “ Steven, dat &'; s een interessant idee Let &';. kijken of anderen suggesties en &";).
o Herinneren aan het dominator &'; s reactie, schrijf het zichtbaar voor iedereen te zien, en dan vragen om andere ideeën aan de lijst te voltooien. (bv “ Steven, het klinkt alsof je &'; re bevelen dat wij gebruik maken van deze drie leveranciers als onze korte lijst … is dat juist Dat &';? sa goede suggestie Laat &';.. is een lijst met een aantal suggesties te compileren, dan bespreken alle We &' ; ll lijst van uw suggestie “ A &"; op de lijst I &';. graag ten minste drie andere suggesties te krijgen van het team Wat vinden anderen &";.?)
o In plaats van de groep te reageren op een probleem verbaal, vraag hen dan om 2 minuten duren in plaats noteren hun idee, probleem of aanbevelingen op een notitie. Vraag dan elke persoon om een ​​reactie schreef ze delen.
O Geef de groep gebruik maken van de round robin-techniek (rond de kamer elke persoon vraagt ​​om een ​​reactie te delen) en beginnen aan de andere kant van de tafel van de Dominator (bv “ Dit is zo'n belangrijk onderwerp dat ik wil er zeker van I &'; m om iedereen &'; s ideeën Let &';. en doe een snelle round robin beginnen met Jill … &";)
o Bel op een paar mensen die u haven &'; t gehoord van (bijvoorbeeld “ Michael, wat zijn uw gedachten over deze kwestie &";)
o Neem een ​​pauze en vragen de dominator &'; s ondersteuning offline (“ Steven, you &'; ve bracht een aantal belangrijke punten I &'. ; m in de hoop om wat van de andere teamleden die betrokken zijn bij de discussie om hun ideeën te horen en sommige leden van de groep zijn niet zo assertief, maar ik wil er zeker van zijn dat we van hen horen &";..)
o Breek de groep in paren of drietallen en laat ze een probleem in die kleinere groepen te bespreken alvorens een grote groep discussie
o Gain overeenkomst met je team naar een fysiek object (bv spons voetbal) ter discussie te balanceren. De persoon die het voetbal heeft de vloer, en ze moet gooien om iemand anders als ze eenmaal hun punt.

? De multitasker
Steeds we &'; re zien meer en meer multitaskers in onze vergaderingen. Toepasselijke naam, zij &'; re degenen wiens aandacht voortdurend darts tussen de bijeenkomst leider en een aantal andere verleidelijke afleidingen (bv PDA, laptop, lectuur, enz.). Inderdaad, de multitasker is fysiek aanwezig, maar geestelijk elders.

Technieken voor het effectief beheren van de multitasker …
o Breng de kwestie tot de groep tijdens de eerste paar teamvergaderingen en beslissen als groep hoe u de techniek afleiding te behandelen. Opties kunnen de volgende zijn:
? Met behulp van een “ technologie drop box &"; aan de voorzijde van de vergaderzaal en akkoord te laten vallen in alle telefoons, etc. voorafgaand aan de vergadering te starten
? Het beperken van vergadertijd tot een uur om ervoor te zorgen de deelnemers aren &'; t weg te lang
? Overeenstemming te bereiken over 15 minuten technologie breekt elk uur
? Deelnemers brengen een buddy om van “ dekken &"; voor hen in het geval ze hebben om uit te stappen voor een oproep
o Gebruik facilitatie technieken die de deelnemers te houden actief
? Round robin
? Actieve verhoor
? Affiniteit diagrammen
? Sub teamwerk
? Dot stemming
o Gebruik een cirkelvormige of U-vorm kamer setup waarmee je gemakkelijk rond (en in de buurt) vrij gemakkelijk lopen overtreders
o Spreek een milde straf voor sms'en, e-mailen, etc. tijdens de vergadering … de ene groep gebruik gemaakt van een PDA pot en eventuele overtreders moest zetten $ 5 /overtreding. (Het geld werd later gebruikt voor team lunches)

? The Rambler
De wandelaar kan ernstig ontsporen een ontmoeting met hun omslachtige, langdurige, wandelen commentaar. Vaak, het kruipend zwerfhonden in gebieden die weinig gelijkenis met het onderwerp bij de hand. De wandelaar kan niet alleen aanzienlijk te verlengen de lengte van een vergadering, maar ook volledig veranderen de inhoud vergadering
Technieken voor het effectief beheren van de Rambler …
o Heeft u een gedrukte agenda (op een flip-over of whiteboard) in de kamer. Wanneer gesprek dwaalt off topic, opstaan ​​en wijzen op de specifieke agenda onderwerp aan de groep te heroriënteren.
O Inclusief timings voor elk gedeelte van de agenda zodat je gemakkelijker de groep zich kunnen richten op de tijd voor elk punt van discussie. Misschien iemand vragen aan het team om een ​​5 minuten waarschuwen voor de geplande eindtijd voor elk gedeelte van de agenda.
O Gewoon, steek je hand en onderbreken discussie om te vragen of het gesprek is bij het onderwerp en het helpen van de groep bereiken hun doel voor de bijeenkomst. (“ Jongens, laat mij om in te stappen voor een moment om te vragen of de discussie leverancier relevant voor dit specifieke deel van de agenda &" is;)
o Invoering van de parkeerplaats bij het begin van de vergadering en aan te kondigen dat u &' ; ll interrupt discussie aan een off topic discussie punten te plaatsen op de parkeerplaats te helpen houden de groep op schema. (“ Jill, realiseer ik me dat je het gevoel sterk over het voorraadbeheer probleem, maar ik &'; m af of we moeten proberen om nu te besluiten dat of kunnen we eventueel plaats het op de parkeerplaats &";?) Geef alle parkeerplaats artikelen bij het einde van de vergadering en wijs actiepunten voor elke
o iemand Wijs in het team op te treden als de “. wandelaar politie &"; (gebruik een badge indien van toepassing). Deze persoon is verantwoordelijk voor de opvoeding van hun kant altijd de discussie bocht off topic.
O Overweeg de ELMO techniek. ELMO = “ Iedereen, Let &'; s Move On &"!; Wanneer iemand in de groep voelt de groep is te veel wandelen, zij &'; re verwacht op te halen de ELMO pop (in het midden van de tafel)

Vergeet niet dat er een verscheidenheid van facilitatie technieken tot je beschikking. en de technieken stellen ons in staat om assertief te zijn met behoud van de kritische relaties
• Don &'; t vergeten de kracht van vragen. Ondervraging is een krachtige manier om een ​​moeilijke boodschap. In plaats van te zeggen: “ John, ik denk dat we nodig hebben om verder te gaan. We don &'; t de tijd hebben om door te gaan het bespreken van de problemen leverancier &"; en niet, een vraag stellen, “ John, de verkoper zaken die u te verhogen zijn belangrijke punten, dus ik wil er zeker van zijn om ze te documenteren. I &'; ben ook bewust van onze tijdsdruk en vroeg me af of dit is een probleem dat we moeten proberen op te lossen in onze vergadering van vandaag of dat we misschien konden nemen offline op te lossen als we meer tijd &";
• Gebruik de “ progressieve discipline &"; aanpak. Probeer minder assertieve technieken alvorens aan assertiever degenen. Velen zullen reageren op zeer milde interventies
• Handelen vroeg! U wilt een zeer duidelijk signaal sturen naar het team dat u contraproductief gedrag snel zal aanpakken. Dit is een geweldig signaal te sturen naar het hele team vroeg. Ook wordt het veel moeilijker om het gedrag te corrigeren als het &'; s ongecontroleerd achtergelaten voor een tijdje. Err aan de kant van zijn strengere vroeg op en mildere later (in plaats van de tegenovergestelde benadering)
• Handelen namens het team. Wanneer u &'; re aanpakken van een individu in het team over hun gedrag onthouden dat je &'; re intensivering in namens het hele team. Hoe meer herinner je het &'; s niet een situatie van “ u &"; vs. “ hen &" ;, hoe makkelijker de uitwisseling zal zijn. Voel je vrij om dit perspectief te versterken met uw verwoording (bv “. Jeff, ik begrijp dat je het gevoel sterk over de problemen met het voorraadbeheer proces, en ik wil ervoor zorgen dat we pakken dat probleem U &'; ll herinneren dat een van onze basisregels was “ Focus op de Oplossing, niet het Probleem &"; dus ik wil gewoon in te stappen om er zeker van dat we dat respecteren team grond regel Met dat in gedachten, wat zou je aanraden om te helpen lossen dit probleem &";.?)
.