Communiceren snel en gemakkelijk

In de huidige &'; s werkplek van informatie en communicatie overbelasting, we overeenkomen met vele mensen door vele media elke dag. Dit artikel geeft tips voor de communicatie met anderen op een snelle en eenvoudige manier, wat leidt tot meer controle over uw tijd en communicatie

Mail beweegt het land, en postcodes verplaatsen de e-mail. - Nou ja, misschien niet meer. Niettemin, de meeste berichten die u ontvangt, hetzij in de vorm van e-mail, fax of memo's, vereisen uw reactie. Hoe sneller en gemakkelijker je antwoord, hoe beter uw dag, week, carrière en leven - en hoe meer je de controle van uw tijd. Er zijn vele opties beschikbaar aan u voor snel hanteren antwoord berichten.

Wat wilt u verzenden en waarom?

Als je in de verkoop of een type positie waar u contact met potentiële klanten of klanten te starten, dan is uw mail en berichten zijn pro-actief in de natuur. Je bent het verzenden van informatie of literatuur ontworpen om een ​​andere partij geïnteresseerd zijn in wat je hen kan bieden in de manier van goederen of diensten te krijgen. Het is waarschijnlijk dat de meerderheid van de informatie en berichten te versturen naar anderen is een antwoord op een verzoek ze hebben gemaakt, of een verplichting die je nodig hebt om te vervullen.

Met Correspondentie Snel

Vele malen de correspondentie die u wilt snel te pakken valt uit de boot; je moet zorgen voor te veel andere dingen. Een belangrijk tijdsbesparend element bij het reageren op berichten is dit: Wanneer een reactie niet formele zakelijke protocol nodig (dat wil zeggen als je weet dat de andere partij ook), of het item alleen verdiensten korte betreft, zijn er vele manieren om de correspondentie snel.

1. Sommige mensen gebruiken voorgedrukte berichten zoals, "Excuseer de informele, maar ik vind het belangrijker om snel te reageren dan op een meer formele antwoord dat veel langer zou kunnen bieden."

Vraag mensen hoe ze zich voelen wanneer ze zulke antwoorden, en de overgrote meerderheid het ermee eens dat ze liever krijgen een snelle, informele reactie dat hun vraag beantwoordt, dan wachten weken voor een formele reactie.

2. Behoud het retouradres informatie over de enveloppen van de e-mail die u ontvangt. Daarna kunt u de adressen gebruiken als uw adres label terug naar hen en voorkomen dat u uw printer, copier, of etiket papier gaan. Dergelijke adressen kunnen worden geknipt of gescheurd met de rand van een heerser.

Als ik een pakket van iemand, heb ik het label clip uit hun envelop en bevestig het aan de documenten die binnen met een grote paperclip of verwisselbare kwam tape. Toen ik ben klaar om een ​​reactie te maken, het adres label partij is al beschikbaar

Vaak, als u een antwoord van anderen niet kan krijgen, is het omdat ze overweldigd -. Ze niet bedacht systemen gemakkelijk reageren op de informatie en berichten die zij ontvangen. Vaak hun falen om te reageren op een tijdige wijze (of helemaal niet) heeft weinig te maken met de verdienste van uw verzoek. Het is een gevolg van hun persoonlijke ineffectiviteit of ineffectiviteit van de organisatie.

3. Bestel een rubber stempel van uw kantoor levering winkel die zegt: "Speed ​​reactie." Ik heb zo'n stempel. Het is oversized en prenten in fel rood. Wanneer u een brief die verdient een snel antwoord te ontvangen, stempelen met "speed antwoord," en bieden uw antwoord op de ruimte aan de onderkant van de brief. Als alternatief kunt u etiketten die "speed antwoord" te zeggen en brengen ze naar de pagina af te drukken.

Deep, gewaagde, rode inkt verschijnt als zwart wanneer ingediend via fax, dus je hebt de mogelijkheid om faxen de brief. Je zou zelfs kunnen kopiëren en mail de brief. Dergelijke technieken kunt u een antwoord op de andere partij snel, en geven u een overzicht van de correspondentie die is verzonden. Een dergelijke reactie is nuttig voor de ontvanger zo goed, omdat het tegelijkertijd presenteert hun boodschap en uw antwoord. Denk aan hoe vaak je met iemand hebt geschreven, en ze reageerden, maar je kunt niet herinneren waarom je de correspondentie begonnen.

4. Als je mailing een reactie op een andere partij, plaatst u een van uw eigen adres etiketten. Dit helpt de andere partij in contact blijven met je. Hierbij doe ik u mijn adres label met bijna alle correspondentie ik mail. Als u verwacht meer contact met de andere partij, kan je zelfs willen extra adresetiketten bevatten.

Daarna, zult u beginnen te merken dat je graag antwoorden ontvangen van de andere partij sneller, en dat zij " hergebruik van de adresstickers je ze had verstrekt. Dit vertelt je dat ze hebben gekocht in uw systeem. Je hebt met succes opgeleid een correspondent meer bedreven in het communiceren met u te zijn, dus nu zowel u als de andere partij voordeel.

5. Bestel een stempel of een label dat de fax antwoorden vergemakkelijkt ook. Zo'n stempel of etiket zou uw naam, telefoonnummer en faxnummer bevatten. Je zou stempel of Plak dit label op de correspondentie die u ontvangt. Dit werkt goed en voorkomt het gebruik van fax-papier van de ontvanger.

Als u faxen van een vrijstaande faxapparaat, de helft van de tijd dat de andere partij gebruikt een volledige pagina te kondigen dat er een fax wordt ontvangen komt, maakt dan gebruik van een ander pagina om u een zes of acht lijn bericht te verzenden. De gehele communicatie kan een derde van een pagina hebben genomen.

Als u een etikettering systeem starten, kunt u de andere partij weten dat je hun tijd en middelen te respecteren. Ook houdt u uw kosten laag. Het kost veel minder voor een derde of de helft van een gefaxte pagina te gaan over de draden dan twee pagina's.

Als u een fax modem, dezelfde principes toe te passen. Houd uw fax identificatiegegevens beknopt en in de buurt van de top van de eerste pagina. Houd uw bericht kort. Dit houdt uw transmissie kost naar beneden en eigenlijk verhoogt de kans op een reactie. Veel van uw correspondenten al te veel berichten krijgen, en ze zijn het meest waarschijnlijk degenen die kort en bondig zijn antwoord.

6. Voor langere hardcopy correspondentie, gebruik maken van de achterkant van de pagina die u ontvangt. Voeg een kopie van de voor- en achterkant voor uw hardcopy worden, indien nodig. Soms kunt u de correspondentie die je hebt ontvangen te consolideren, waardoor de correspondentie die u verzendt consolideren. Als iemand u een twee pagina's lange brief, maar je hoeft alleen maar te reageren op één toets paragraaf, clip die paragraaf, onder meer het op de bovenkant van je transmissie, en bieden onder uw antwoord.

7. Voel je vrij om de punten nummer in de correspondentie die je hebt ontvangen, en het adres van elk punt in uw antwoord. Dit zal bezuinigen op de tijd en energie die nodig is voor u om een ​​antwoord te bieden. Anders krijg je vast hebben om te schrijven, "Op basis van uw verklaring in paragraaf twee ... je zei XYZ, ik voel dat ... ABC. In paragraaf vier verklaarde u dat ... jkl."

Wanneer u het nummer punten in de correspondentie die u ontvangt, kunt u meestal alles richten op één pagina. Terwijl de zakelijke en organisatorische protocol kan vaak vragen om formele reacties, je missie is om te proberen om zo veel informele reacties als je kunt bieden. Formele reacties die twee pagina's of langer duren, vereisen copy-editing. Ook wanneer steeds ondergedompeld in zo'n langdradig correspondentie, wordt de tijd gezogen uit je dag en het leven.

8. Wees op zoek naar manieren om uw fax of fax modem, printer en copier combineren, om passende antwoorden op berichten die u ontvangt, in plaats van te laten correspondentie opstapelen snel en efficiënt te genereren.

9. Ontwerp formulieren routine communicatie af te handelen. Beter nog, zien of iemand in uw kantoor al heeft gemaakt een dergelijke vorm, of de taak toewijzen aan iemand. Veel kantoor aanbod winkels bieden boeken met vooraf ontworpen correspondentie vormen. Ze zijn de moeite waard de $ 10-15, omdat je waarschijnlijk genoeg tijd de eerste dag bespaart u dergelijke vormen gebruiken om meer dan de aankoop te rechtvaardigen zijn.

In een tijdperk van informatie en communicatie overload, te veel career professionals geven aan dat ze meer tijd nodig hebben om hun werk gedaan. Dit soort van denken houdt je verslaafd aan de klok. Meer tijd is niet op zijn manier, het is ook niet de oplossing, als je niet al efficiënt Restaurant   werken.;