Heeft uw bedrijf een noodsituatie back-up-systeem?

Noodsituaties zijn calamiteiten voor een reden en terwijl je niet weet wanneer ze zal gebeuren, je kunt tenminste een game plan van tevoren in het geval ze zich voordoen te creëren.

Er zijn vele soorten van noodsituaties, en in dit artikel zal ik het hebben over systemen kunt u op zijn plaats voor persoonlijke noodsituaties die uit de buurt van uw bedrijf kan nemen u mee voor een korte tijd te zetten.

Dit is niet een normale onderwerp voor mij om schrijven over, maar met mijn handen zijnde "geplande noodsituatie" van het hebben van mijn eerste baby Ik dacht dat het nuttig zou zijn om de systemen die ik heb gezet in plaats delen om te helpen dingen te laten verlopen als "D-Day" komt.

Om alles te vereenvoudigen, wanneer je moet weg te stappen van uw bedrijf onverwacht zijn er een paar groepen die zullen worden getroffen:

• Uw klanten (natuurlijk)

• Uw prospects (mensen op uw lijst, die zijn ondertekend voor gebeurtenissen die u hebt gepland etc.)

• Uw team

• Uw promotionele partners.

Als u breken uw bedrijf in deze 4 gebieden wordt het gemakkelijker voor u om een ​​plan voor hoe iedereen op de hoogte te houden te maken en in staat zijn om weg te stappen zonder het gevoel alsof je bent vergeten iets.

Dus laten we eens een kijkje nemen op elke groep en wat u kunt doen om de impact van je weg zijn te verlagen.

Klanten

Dit zijn waarschijnlijk de moeilijkste, omdat ze heb betaald u geld voor een dienst en dus een verplichting om ze te leveren op uw beloften hebben. Als het gaat om een ​​noodsituatie echter, kan sommige dingen niet worden geholpen en je zult versteld staan ​​hoe het begrip mensen kunnen zijn in tijden van crisis.

1. Bijhouden van uw klanten en waar ze zijn in het proces van samenwerking met u. Dit zal nuttig zijn als u een back-up persoon die zorg kunnen dragen voor hun onmiddellijke behoeften, totdat je terug bent. Het zal ook helpen om weer op de rails veel sneller omdat je weet waar je gebleven was.

Dit kan zo simpel zijn als het bijhouden van een Google Drive-spreadsheet met hun naam, e-mailadres, en waar zij zich in uw proces. Dit zou worden gedeeld met je teamleden, dus als je nodig hebt om weg te stappen ze weten wie moet worden gecontacteerd.

2. Opstellen van een e-mail bericht dat u (of uw team, of een familielid) kan sturen op een moment van kennisgeving te laat uw klanten weten dat er iets is gekomen en een geschatte tijdsbestek van wanneer ze de volgende moet van u horen. U kunt ook contact informatie voor iemand die in de tussentijd vragen kan beantwoorden, of als u een back-up persoon kan ze blijven werken met in de tussentijd op te nemen.

Het belangrijkste om te onthouden met uw klanten is om te blijven ze in de lus en stel verwachtingen. Klanten zijn veel meer begrip als ze niet het gevoel dat ze zijn achtergelaten in het donker.

Vooruitzichten

Deze groep is veel gemakkelijker omdat het meer over enkel het houden van mensen in de lus en niet "plotseling verdwijnen", die je geloofwaardigheid zou kunnen kwetsen. Dus hier zijn enkele eenvoudige dingen die je kunt snel op zijn plaats zetten als je nodig hebt om onverwachte tijd weg te nemen.

1. Houd een nieuwsbrief ontwerp opgeslagen dat iedereen op uw lijst die u weg voor een beetje zal zijn en kijken uit naar een inhaalslag als je terug bent gewaarschuwd.

2. Houd een uitzending ontwerp opgeslagen dat u naar iedereen die je hebt ingeschreven voor tele-seminars, webinars, evenementen etc. waarmee ze weten het evenement is uitgesteld als gevolg van een persoonlijke noodsituatie en je laten weten wanneer het zal worden verplaatst kan sturen .

3. Sla een "vakantie auto responder" in uw e-mail software die je snel kunt schakelen iemand te vertellen dat je e-mails die u momenteel weg en wie ze kunnen contact opnemen als ze een directe behoefte.

4. Als u een geautomatiseerde planning systeem te gebruiken kunt u ook wilt blokkeren de hele tijd in uw agenda voor, terwijl je weg bent, zodat niemand kan een afspraak met je plannen en denkt dat je gewoon niet opdagen.

5. Take down elke registratiepagina's voor evenementen die worden optreedt terwijl u weg bent, zodat u geen nieuwe aanmeldingen dat niet het uitstel e-mail zal krijgen.

Dit zijn allemaal vrij eenvoudig op te zetten en hebben op de hand van tevoren, en als ze generieke genoeg zul je altijd zijn ze klaar. Je followers zullen waarderen op de hoogte worden gehouden en dit toont uw inzet voor uw bedrijf.

Uw Team

Het beste wat je voor je team kunt doen is om vooruit worden voorbereid tijd want als je nodig hebt om weg te zijn.

Zorg ervoor dat ze zich bewust zijn van de procedures die u op zijn plaats hebt gezet en waar de informatie die ze nodig hebben om steun te helpen vinden.

Een gemakkelijke manier om te doen Dit is een gedeelde Dropbox of Google Drive map die dingen bevat, zoals hebben:

• De klantenlijst hierboven waar iedereen in de workflow proces genoemd, zodat ze weten waar ze kunnen springen om te helpen of op zijn minst in staat zijn om vragen veld indien nodig

• Logins ze nodig hebben voor het verzenden van uitzendingen voor u, zet uw vakantie responder, blokkeren uw agenda, of neem beneden pagina's op uw website

• Een checklist voor wat opgeslagen e-tocht moet uitgaan naar die lijsten

• Procedures voor iets anders je ze moet doen terwijl u weg bent.

En in gedachten te houden, als je niet beschikt over een team werken met u, een familielid zou kunnen veel van deze dingen te doen zolang ze werden getoond hoe van tevoren.

Uw Promotional Partners

Dit is waarschijnlijk het moeilijkst te automatiseren, tenzij u een lijst van wat promoties je hebt er in het te houden en wanneer bestand voor uw team, zodat ze kunnen reiken aan iedereen persoonlijk.

In plaats van dat, moet u te sturen uit een snelle e-mail promotionele partners met een heads up die je nodig hebt om weg te zijn, en die naar contact op uw team moet ze vragen hebben.

Wat fail-kluis hebt u in de plaats?

Dit is natuurlijk niet een uitgebreide lijst en ik zou graag horen wat anderen hebben zet in de plaats moeten ze nodig hebben om uit de buurt van hun bedrijf te stappen in een oogwenk's Restaurant  .;