Telefoon vaardigheden - Top telefoon Tips voor professionele bureaus

De indruk van een beller vormen wanneer zij eerst contact op met uw professionele Office kan een directe invloed op uw succes hebben. De drukke secretaresse of receptioniste kan snel vast te stellen houdingen en gewoonten aan de telefoon die, op zijn zachtst gezegd, het ontmoedigen van uw klanten. Hier bieden we een aantal kern telefonische vaardigheden tips en technieken om uw Office Team vernieuwen.

Het verbaast me vaak dat een Professional zal denken dat er niets van de uitgaven enorme hoeveelheid contant geld op het verwerven van zijn of haar kwalificaties en het opzetten van uitgebreide kantoren, en toch terughoudend om een ​​zelfs een kleine hoeveelheid op de telefoon van Skills Training uitgeven voor hun personeel zal zijn. In mijn hoedanigheid als Telephone Skills consultant en trainer, heb ik gezien kantoren verhogen hun omzet met 30% of meer door de invoering van een aantal fundamentele Best Practice en enkele kern Telephone Skills Training.

De Telefoon Skill niveau van iedereen die samenwerkt met klanten net zo belangrijk voor het succes en de kwaliteit van de Professional Services kan worden.

De impact van de Client Experience
Het is belangrijk dat iedereen in uw Office waardeert het belang van zijn of haar rol op elke client interactie. Elk heeft de kracht om te winnen of te verliezen Clients. Een klant kan een beslissing om naar een concurrent of te blijven met uw dienst op basis van een negatieve ervaring op de telefoon met een lid van uw medewerkers te maken. Dit vrijwel zeker niet opzettelijk zijn, de medewerker had een lage niveau van bewustzijn van de kleine dingen die tellen op een telefoon.

Het doel met elke klant te ontmoeten en meer dan de verwachtingen. Dit zal zorgen voor een positieve ervaring die ervoor zorgt dat de klant terugkomen. Een negatieve ervaring zou wel betekenen dat de klant gaat naar een andere Professional. &'; Meeting verwachtingen &'; betekent het identificeren duidelijk wat een opdrachtgever verwachten – in dit geval in een telefonisch interactie – en het leveren van dit. Niet een van deze essentiële elementen op het toestel identificeren zal leiden tot een negatieve ervaring.

Op een zeer eenvoudige, maar uitermate belangrijk niveau, een arme groet zal leiden tot een negatieve ervaring, en een warme, gastvrije groet onze beller stimuleren.

triggeren een negatieve ervaring op de Telefoon
Dingen die snel leiden tot een negatieve ervaring op het toestel onder –

1. Niemand huis – de telefoon rinkelt en ringen. Best practice is antwoord binnen 3-4 ringen
2. De Leraar van de school Voice Mail - Een lange, bureaucratische voicemailbericht waardoor u directe orders
3. De Sing Song secretaris – wier groet is zo automatisch u van &'; t hoort een woord verhuur 4. De Reverse Obama – in plaats van &'; Ja, u kunt &' ;, de beller is een ontmoeting met, &'; U kunt &'; t &' ;, &'; Wij kunnen &'; t &' ;, &'; Wij won &'; t in staat zijn om ' van &; etc.
5. De Computer Voice – de koude, onpersoonlijke persoon die maakt me spijt belt helemaal!

Hoe dat positieve indruk
Zorg ervoor dat uw team begrijpen dat uw professionele Office WIL Clients, dat een deel van hun rol is om onze klanten te stimuleren om te willen bij ons blijven. Richten ze op het gebruik van al hun vaardigheden om een ​​positieve invloed op de Klant. Don &'; t zeuren hen en muggenziften op problemen als u haven &'; t duidelijk uitgelegd wat je wilt van elk van hen. . Lof en goed gebruik van telefonische vaardigheden aan te moedigen, en best practice procedures

Key telefoon vaardigheden & tips –
1. Een warm positieve groet – veranderen regelmatig uw groet, zodat het is nog vers. &'; Goedemorgen &'; of &'; Goedemiddag &'; is veel meer gastvrij dat andere groeten. Het algemene formaat is &'; Goedemorgen, Jones Consultancy, Mary spreken, hoe kan ik u helpen &';
2. Hebben een positieve Voice Mail Message – Als voicemail is het plukken van de oproep, zorgen ervoor dat uw boodschap positief is, kort en gastvrij.
3. Verkrijg de beller &'; s naam en gebruiken – niet de naam te gebruiken, of het gebruik ervan ongepast zal dat koud &' geven; computerstem &'; effect. Met behulp van de beller &'; s naam maakt de call warm en persoonlijk verhuur 4.. Geef positieve verbale knikt – laat weten de beller u luistert &'; Zeker &' ;, &'; Geen probleem, &'; Ik zie &' ;, &'; Ik begrijp &' ;, herhalen terug informatie, enz
5. Bevestig begrip – een samenvatting van de Client &'; s aanvraag of query. Dit zorgt ervoor dat u begrijpt, en klinkt ook zeer professioneel aan de opdrachtgever. &'; Zeker, je zou een afspraak willen zo snel mogelijk &';
6. Houd de beller op de hoogte – laat ze weten wat je doet, met behulp van een stevige maar vriendelijke toon. &'; I &'; ll gewoon opzoeken heer Jones agenda voor die datum … Ja, ik heb het nu &';
7. Gebruik positieve, duidelijke taal. Gebruik positieve woorden zoals blij, goed, beste en ga zo maar door. &'; Klinkt dat goed &'?; is veel beter dan de &'; Is dat OK &'?; Hoe meer positieve woorden gebruikt, de betere indruk van uw klant te krijgen. Ook meer concrete taal, zoals &'; meteen &'; of &'; zeker &'; zal ook het vertrouwen in uw organisatie op te bouwen.
8. Als u een negatief moet vermelden, altijd eindigen met een positieve optie. &'; Helaas, we don &'; t heeft een afspraak voor die dag, kon ik stel voor de volgende week &';
9. &'; Suggestie &'; dat de opdrachtgever iets aan te doen, in plaats van het geven van agressieve directe orders. &'; Kunt u sturen … &' ;, &'; Het zou geweldig zijn als je kon van … &'; &'; Het is belangrijk dat we … &';
10. Bevestigen alle vergaderingen, afspraken en overeenkomsten aan het einde van de oproep en door E-MAIL – Dit voorkomt misverstanden en ziet er zeer professioneel.
11. Hebben een warme, positieve dicht. Vergeet niet dat de mensen denken aan de eerste en de laatste indrukken op de telefoon.
12. Nemen notities of regelingen onmiddellijk.

Elke Professional Office zou verstandig zijn om te vernieuwen Telephone Skills en Etiquette 2 of 3 keer per jaar. Dit kan gedaan worden met een workshop waar de Team bespreekt beste praktijken en deelt hun eigen tips en technieken. Vergeet niet, elk van deze medewerkers maakt echt een verschil maken voor uw succes
 !;