Vergaderingen - zijn ze echt nodig

Wist u dat:
- op een gemiddelde dag, zijn er 17 miljoen bijeenkomsten in de VS
- 9 van de 10 mensen dagdromen in vergaderingen
- 60?! % van de aanwezigen op de vergadering aantekeningen te verschijnen alsof ze geïnteresseerd

Goed vergaderingen niet zomaar vanzelf. Ze moeten zorgvuldig worden gepland om ervoor te zorgen dat ze echt nodig zijn, en dat de doelstellingen duidelijk zijn voor alle betrokkenen.

IS UW VERGADERING echt nodig?

- waarom bent u belt een vergadering
? - wat zijn de gevolgen van het niet hebben van een vergadering
- te overwegen andere alternatieven zoals e-mails of conferentiegesprekken
- heb je echt nodig een commissie om een ​​beslissingen
- stop vergaderingen waarbij slechts één-weg communicatie. Stuur een e-mail in plaats

Vergeet niet om vergaderingen klein te houden en alleen uit te nodigen die mensen die een bijdrage kunnen leveren. Je zal niet veel bereiken met meer dan 5 tot 8 personen.

TOP TIPS VOOR korte vergaderingen

- start de vergadering om 11:30 of 00:00 als mensen zullen wan uitstappen lunch
- laat in de dag beginnen de vergadering. Bedrijf heeft de neiging om snel bij het naderen van 05:00

KEER TE VERMIJDEN

- Maandag ochtenden wanneer mensen proberen om hun week te beginnen - vrijdag wanneer de mensen zijn over het algemeen meer geïnteresseerd in het weekend

WAT IS OP DE AGENDA?

- de doelstellingen van de bijeenkomst, verklaarde in een bondige zin
- begin- en eindtijden
- locatie met inbegrip van een kaart /aanwijzingen indien nodig
- lijst van deelnemers en functiebenamingen
- items te dekken, met tijden tegen elk
- drop de "Any Other Business". Als een item is belangrijk genoeg om te worden besproken, moet het een apart agendapunt

TIPS zijn voor toonaangevende A MEETING

1. Kwestie uitnodigingen ten minste twee weken van tevoren Pagina 2. Zodra de deelnemers hun aanwezigheid bevestigd hebben, sturen de details van de datum, tijd, plaats en agenda-verhuur 3. Wees voorbereid - gebrek aan voorbereiding afval tijd verhuur 4. Kom vroeg en controleer of de ruimte en apparatuur zijn opgezet als nodig
5. Altijd beginnen en eindigen op tijd
6. Vraag iemand om de minuten duren. Notes moet kort gehouden worden, maar let op wat er werd besproken, wat beslissingen werden genomen, acties nodig zijn en deadlines
7. Vasthouden aan de agenda en het minimaliseren van kleine praten en "vergaderingen in vergaderingen"
8. Geen onderbrekingen toestaan ​​tenzij ze echte noodgevallen, en iedereen aan te moedigen om deel te nemen
9. Aan het eind van de vergaderingen, een samenvatting van de beslissingen en acties
10. Sluit de vergadering op tijd de datum van de volgende vergadering indien nodig te hebben geregeld. Stuur minuten binnen 24 uur van de vergadering.
11. Controleer de voortgang van de actie opdrachten, zodat u niet het risico te vinden dat er niets is gebeurd door de volgende vergadering.

TIPS VOOR bijwonen van een vergadering

1. Als u denkt dat een bijeenkomst zal een verspilling van tijd, niet aanwezig Pagina 2. Wees voorbereid verhuur 3. Toon op tijd verhuur 4. Als u te laat bent loopt, laat de organisator weten
5. Noteer aantekeningen van uw acties
6. Zorg ervoor dat u uw acties op tijd te voltooien
.