Het organiseren van uw werkplek

We krijgen vaak vragen over persoonlijke werkgebieden: “ Wat is de beste manier om een ​​ruimte op uw bureau, boekenkasten, en mijn hele kantoor te organiseren? Welke speciale gadgets of gereedschappen kan mij helpen de meest efficiënte organisatie van de werkzaamheden? Hoe vaak moet ik schoon te maken en te organiseren – in de veronderstelling dat het doesn &'; t blijven netjes zodra het &'; s schoongemaakt &";?

Ik deel mijn gedachten over vistuig en werkruimte logistiek, maar in gedachten houden dat om te begrijpen hoe het allemaal in elkaar past en om dit werk te maken, moet u bekend met mijn documenten op de Workflow Diagram, General Reference Archiveren, de Tickler File, en de Weekly Review zijn. Al deze zijn beschikbaar op de website davidco.com

De werkruimte moet functioneren als een cockpit – alle controles gemakkelijk te bereiken, zoals vereist, waardoor een maximale focus op het werk bij de hand, snel over-het bekijken van het werk te doen, en gemakkelijke ad hoc verwerking van alle vormen van invoer (uit e-mails, papieren post, telefoon en live-gesprek .)

BASIC HARDWARE

Here &'; sa basis toolkit:
1. In-basket (top basket)
2. Work-in-progress mand
3. Staande draad rekken voor mappen (work-in-progress
ondersteuning) verhuur 4. Out-mand
5. Computer
6. Printer (één bij de hand – it &';! Ll bespaart u uren)
7. Klok
8. Telefoon /antwoordapparaat
9. Capture /communicatie-instrumenten – schrijfblok, nietmachine,
tape; bureau lade en houders voor pennen, post-its, papier
clips, schaar, postzegels.
10. Etiketteermachine (voor bestanden)
11. Nieuwe mappen (veel, bij de hand!)
12. Archiefkasten (binnen bereik)
13. Telefoon /adressenbestand
14. Kalender
15. Persoonlijke benodigdheden (beste bij de hand laden):. Vullingen voor
schrijfgerei, accu's, visitekaartjes,
briefpapier, enveloppen, hoofdtelefoons, lege cd's, kleine
gereedschap en dergelijke

WORKSPACE FUNCTIONALITEIT

Er zijn twee soorten materialen horen in uw werkruimte, en it &'; s zeer productief om ze te sorteren:
1. Wat hoort er permanent
2. Wat is in transit en onvolledige

De meeste mensen hebben vage (eventuele) fysieke en zichtbare verschillen tussen deze twee zeer verschillende categorieën in hun omgeving – wat er actie vereist is en wat doesn &'; t, omdat het daar hoort. In onze workflow coaching met leidinggevenden, de eerste activiteit hebben we ze doen is uitzoeken wat blijft waar het is en wat nog aandacht nodig heeft. Vaak Ook zijn er veel dingen die moeten worden gezuiverd OUT van het milieu. Soms is een overvloed aan achterhaalde “ stuff &"; kan ophopen, verstoppen laden en hoeken en gaten van het bureau vastgoed

Permanente Stuff

De enige items die permanent in uw werkruimte behoren zijn:. levert, referentiemateriaal , decoratie en apparatuur. Iets anders gaat voor het eerst in de in-basket te verwerken en dan is ofwel gooide, gekieteld, ingediend of gecodeerd in uw actie-reminder systeem
“. Supplies &"; – alles wat je nodig hebt, en gebruiken up, op een regelmatige basis – schrijven en printer papier, postzegels, paperclips, tissues, inkt, etc. Restaurant “ referentiemateriaal &"; – uw bestanden, ringbanden, mappen, handleidingen, lijsten van codes, enz
“ Decoratie &"; – wall d é cor, kunst, installaties, familiefoto's, nostalgie, cartoons, etc. Restaurant “ Equipment &"; – meubels, telefoons, computers, PDA's, printers, nietmachine, briefopener, pennen, laders, projectoren, aktetassen, enz.

Keep It Huidige

It &'; s vaak t nog langer; een waardige oefening om de leveringen, referentiemateriaal, inrichting en apparatuur die echt aren &' bezweren. Veel dingen die als functionele beginnen in deze categorieën verouderd, nutteloos, of gewoon misplaatst door het verstrijken van de tijd. It &'; s goed om regelmatig te zuiveren en te reorganiseren het bureau, lades, planken, werkbladen, en bestanden. It &'; s heel gemakkelijk om onbewuste om spullen te gaan gewoon omdat het &'; s daar, ondermijnt het gevoel van actieve nut in uw omgeving. Als je de dingen nog steeds rond die je &'; re niet zeker of je weer nodig zou kunnen hebben (zoals diverse elektronische accessoires), overwegen ze
verder van je weg in plastic opbergbakken label “ Misc Gear, &"; die u vervolgens kunt evalueren later over de relevantie ervan.

Het indienen Styling

Het is belangrijk om aandacht te besteden aan de logistiek van het indienen in uw kantoor gebied, omdat, naast meubelen Het vereist de meeste ruimte en fysieke beweging uit te voeren. Algemene verwijzing indienen (waaronder ook ondersteunende bestanden voor projecten in uitvoering) moet binnen handbereik. Je moet enige weerstand weg te nemen om het indienen van een enkel stuk papier uit de in-mand, als het &'; s potentieel nuttige informatie. (Zie mijn artikel over General Reference Filing.) Als u uw kantoor en de meubels en de
layout hebben geërfd, kunt u het slachtoffer van de esthetische elegantie en functioneel bewusteloosheid zijn. Standaard zakelijke kwestie zijn sideopening archiefkasten die opknoping bestanden, die aren &' vereist; t bijna net zo gemakkelijk te gebruiken als het type front-opening met slider blokken die bestanden rechtop te houden. De meeste mensen hebben vier volledige bestand laden voor hun eigen persoonlijke algemene verwijzing indienen, als ze een eenvoudig genoeg systeem te gebruiken voor al het overige papier gebaseerde referentiemateriaal dat keepworthy zou kunnen zijn. Elke verwijzing materiaal dat bestand is tegen zichzelf gaat op uw planken, zoals boeken, dikke handboeken en bindmiddelen (geschikt gemerkte). Iets anders moet in zijn eigen dossier wonen alfabetisch in uw archiefkasten

In Transit en Incomplete Stuff

De beweegbare spullen in het werkgebied bestaat uit:.
1. Ingang te verwerken Pagina 2. Actie herinneringen

Input Processing

Workspace moeten worden georganiseerd om het gemakkelijk om input op willekeurige tijdstippen (e-mail, voicemail, papieren post, etc.) De in verwerken -basket en uw e-mail moeten allemaal gemakkelijk proces-staat, terwijl je &'; re in de wacht op een conference call, of wachten tot iemand lopen in uw kantoor. Dus niet alleen de telefoon en de computer, maar ook de in-basket moet op de hand &'; s te bereiken. De in de korf kan en mag alles wat nog niet georganiseerd houden, zodat er geen noodzaak om een ​​&ldquo hebben; rommelig bureau &" ;. Tuurlijk, ik spreid mijn spullen om te werken aan een project of met een klant of voor een vergadering, maar toen ik willen richten op iets anders, moet ik opnieuw te verzamelen alles en ofwel re-bestand als geschikt of gooi het in “ in &"; totdat ik weer aan het kan krijgen. Natuurlijk is een juridische pad of andere vorm van eenvoudige
mee-nemen van het apparaat moet altijd direct bij de hand voor het geval de telefoon gaat is of ik wil voicemail te controleren of iemand die verschijnt in het kantoor en laat me iets weten dat ik zou willen iets met later te doen.

Actie eraan herinneren

De actie-herinnering hulpmiddelen in een werkruimte bestaan ​​uit (1) kalender, (2) herinneringen van as- snel-zoals-ik-kan-krijgen-om-te handelen, en (3) overzicht van projecten en een langere horizon uitkomsten. Deze kunnen in welke hardware je hebt persoonlijk gekozen als de meest efficiënte logistiek voor uw leven en werk-stijl. Ze kunnen in een losbladig planner, een software-applicatie, en /of papieren mappen en manden.

Het eerste wat meestal geraadpleegd op de hand is van de kalender (en een klok), om u te laten weten waar je toen zijn vandaag. Het betekent de “ harde landschap &"; voor de dag, en dus moet de meest gemakkelijk en consistent beoordeeld apparaat en de informatie zijn. De volgende meest toegankelijk is voor toetsing moet de actie-herinnering lijsten, map of manden zijn. (“ Gee, I don &'; t moeten worden in de vergadering nog 15 minuten ... wat kan ik omgaan met en stap uit mijn bord tussen nu en dan &";) De lijsten van de projecten, de doelstellingen, doelen, visies, misschien-gebrek-aan van &'; s, enz. moet alleen toegankelijk zijn genoeg zo, in de Weekly Review, zijn ze op de juiste wijze ingezien voor een effectieve kalibratie van je intuïtieve operationele focus

HOUDEN VAN HET SYSTEEM

Als de werkruimte op de juiste wijze wordt georganiseerd, volgens de echte principes van de workflow (zoals ik &'; ve hierboven beschreven) It &'; s geen big deal om het te houden. Als een zaak van de feiten, de meer luchtdicht het systeem is, des te meer uit de hand kan laten komen! Als u &'; re op een echte rol (het maken van geld overhandigen vuist vandaag), who cares hoe schoon uw bureau is ?! Met een duidelijke systeem in de plaats, is het niet alleen makkelijk om dingen weer in controle, it &'; s eigenlijk leuk. Zonder het systeem, it &'; s frustrerend, en er blijft altijd een vaag gevoel van uit de hand omdat het spel hasn &';. T volledig gestructureerde geweest

De Weekoverzicht moet de tijd nemen om de randen terug te krijgen zijn, zorg ervoor dat alles is op zijn plaats, klaar voor een andere succesvolle roll. Maar het &'; s ook een goede gewoonte en principe – bij twijfel, schoon een lade! (Er &'; s een andere rol komen!)

DAVID &'; S PERSOONLIJKE KANTOOR (! Kom binnen ...)

op mijn bureau

1. Twee van mijn Fedon stapelen trays – top een voor IN en de
onder een voor “ actie support &"; materialen
2. Twee Fedon draad stand-up bestand houder rekken, voor mijn
plastic systeembestanden en work-in-progress ondersteunende bestanden
huidige actieve projecten en staande vergaderingen)
3. Laptop in port replicator stand, verbonden aan: het netwerk,
printer, externe opslag drive, en het synchroniseren
aansluitingen voor PDA, iPod, digitale camera, etiketteermachine,
scanner en digitale recorder verhuur 4. Extra enkele Fedon stapelen lade om een ​​stekkerdoos
Corral met diverse laders
5. Fedon houder voor highlighter /briefopener /schaar
6. Twee Fedon organisator trays met paperclips, nietjes
remover, postzegels, post-its, pennen, USB mass storage
sticks, lippenbalsem
7. Nietmachine
8. Scotch tape dispenser
9. Juridische pad
10. Wereldbol (klein, voor decoratie)
11. World Atlas (Smythson)
12. Etiketteermachine (Brother PT-18)
13. Scanner (small – Canon)

In de Desk

1. Kleine laden: penvullingen, ontnieter, batterijen,
visitekaartjes, zaklamp, NoteTaker Wallet vullingen, borg slips, USB-headset Pagina 2.. Diepere lades: aanbod van nieuwe Manilla dossiermappen, klein gereedschap, diverse reisaccessoires, enz.

Op het aanrecht achter me

1. Zwaargewicht nietmachine Pagina 2. Printer /fax /copier (HP 2840) verhuur 3. Fedon stapelen lade voor UIT
4. Fedon stapelen tray voor Read /Review – tijdschriften, artikelen

Mijn bestanden

In mijn bureau:
1. Wekkerkettingen bestand
2. Persoonlijke financiële bestanden (AZ)

Binnen handbereik:
1. Persoonlijke DAC bedrijf bestanden (A-Z)
2. Algemene referentiebestanden (AZ)

Ook ...

1. Twee kleine metalen kasten met lades voor briefpapier, printer controles, enveloppen

En op diverse planken en in de kast

1. Boeken
2. Printerpapier verhuur 3. . Grotere versnelling