De Do's en Don'ts van zakelijke bijeenkomsten

Wanneer goed gepland en uitgevoerd, kunnen de vergaderingen op een efficiënte manier om informatie te delen of problemen op te lossen. Wanneer vergaderingen zijn ongeorganiseerd, gepland zonder reden, te vaak of niet vaak genoeg, worden ze een verspilling van tijd en energie, en zijn een frustratie voor iedereen. Bijeenkomsten kan een zeer nuttig instrument in de productiviteit van een organisatie te zijn. Het succes van een bijeenkomst afhankelijk van het onderzoek plaatsvindt. Hier zijn een paar dingen te overwegen, wat te doen en wat niet te doen bij het plannen en uitvoeren van een vergadering.

Heb je geen een vergadering als er geen reden is om een ​​te hebben.

Doe een vergadering als er een onderwerp te bespreken.

Veel organisaties hebben vergaderingen op regelmatige basis (een keer per week, tweemaandelijks, enz.), dat is goed als er iets om over te praten in de vergadering. Wanneer een vergadering vindt, maar geen punt, het eindigt verspillen van tijd, niet alleen tijdens de bijeenkomst, maar de tijd die iedereen te bereiden. Als je wel regelmatig geplande bijeenkomsten, en je weet dat een week is bijzonder traag en er zal niets te bespreken, te annuleren en opnieuw bijeen wanneer je een probleem dat aandacht nodig hebben.

Niet mensen onder wie zijn niet betrokken bij het onderwerp.

Doe nodigen degenen die waardevolle input of moeten worden betrokken.

Wees voorzichtig met wie je uit te nodigen voor de vergadering. Geef je mening over het onderwerp en betrekken iedereen die een belangrijke bijdrage zal moeten maken, of moet weten over het in de toekomst. Als er deelnemers die geen verband houden met het onderwerp, wordt u verspillen hun tijd. Bovendien, als je niet voorzichtig bent over wie je uitnodigt, kun je mensen die mogelijk moeten worden opgenomen uit te sluiten. Er kunnen medewerkers die mag niet worden gewerkt aan het op het moment, maar kan het nodig zijn om deel te nemen om het te begrijpen later. Als het een nieuw project, kunt u die met meer informatie uit te nodigen. Er kunnen mensen die niet direct verband houden met het project, maar meer kennis over het. In dit geval kunnen zij u nuttige informatie die anderen niet kunnen bieden.

Ga niet in onvoorbereid.

Doe een agenda te volgen en een basisstructuur voor de bijeenkomst.

Elke bijeenkomst moet een basis plan. Je moet weten wat er moet worden aangepakt en uitgevoerd tijdens een vergadering, en hoe je gaat om te gaan doen. De agenda moet aangeven wat er moet in de vergadering, en wanneer worden gepresenteerd. De structuur van de vergadering is hoe het is georganiseerd. Als dit is een bijeenkomst waar iedereen nodig heeft om deel te nemen, bepalen wat de beste manier om het te doen (geef tijd voor vragen, die rond de ruimte aan elke persoon voor feedback, etc.). Als het doel van de bijeenkomst is om te brainstormen, na te denken over hoe je wilt ideeën te genereren. Elke bijeenkomst heeft een agenda en de structuur, maar hoe elke wordt gebruikt zal verschillen op basis van de vergadering.

Heeft iemand anders zal het uit te voeren niet aannemen.

Doe een facilitator.

Wanneer een agenda is ingesteld, er moet iemand zijn die ervoor zorgt dat het wordt gevolgd zijn. Een vergadering kan een plan, maar de deelnemers hebben hun eigen agenda, en een vergadering kan gemakkelijk gaan off track wanneer niemand vasthouden aan het plan. Als je niet kan faciliteren, iemand vinden die de klok te kijken, volgt het schema, en houden iedereen op de rails.

Wees niet egoïstisch met de tijd.

Heb respect voor andere programma's.

De vergaderingen zijn effectief als verantwoorde wijze gebruikt. Plan voldoende tijd om zich te concentreren op de kwestie bij de hand, maar wees niet zelfzuchtig gebruik tijd. Andere leden van het team hebben waarschijnlijk andere zaken die zijn gewoon zo of misschien belangrijker dan de huidige, en hebben tijd nodig om hun eigen werk te doen. Bovendien, wanneer de vergaderingen zijn te lang, de aanwezigen hun belangstelling verliezen. Als blijkt dat je niet genoeg tijd om de kwestie in de vergadering op te lossen hebben, plannen een andere. De breuk tussen de vergaderingen zal de deelnemers om terug fris en open staan ​​voor nieuwe informatie komen.

Niet eigenaar van de vergadering.

Doe geven mogelijkheden voor input en discussie in de toegewezen tijd.

Het thema van de bijeenkomst is niet het enige doel. Het doel is om deze informatie te delen. Dit zal niet worden bereikt als een persoon doet al het praten. Laat altijd tijd voor feedback, vragen en discussie. Als u niet over deze elementen, de vergadering wordt een lezing.

De meest productieve ontmoetingen zijn die de meeste hebben in hen nagedacht. Het onderwerp, de deelnemers en de structuur zijn alle essentiële onderdelen. . Met de juiste aandacht en planning, kunt u het beste uit uw meeting Restaurant   te krijgen, en de medewerkers die bij te wonen;