De voorbereiding van de Strategische Planning Retreat - Een checklist

Om de non-profit organisatie moet de strategische planning uit te voeren op een regelmatige basis, zoals strategische plannen aangeven welke actie stappen zal de organisatie in de toekomst in stand te houden en te groeien hun werking, terwijl vast te houden aan hun missie. Veel organisaties besteden aandacht aan het uitvoeren van de strategische planning sessie en het ontwikkelen van een plan, maar niet voldoende tijd voor te bereiden voor de planning retraite niet toewijzen. De tijd nemen om voor te bereiden op een strategische planning sessie kan helpen bij de feitelijke gebeurtenis om veel meer soepel en efficiënt te kunnen werken, wat resulteert in een hogere productiviteit. Dit artikel geeft een checklist van items te overwegen bij de voorbereiding voor uw volgende strategische planning retraite.

1. Meedelen aan leden die het is een van hun primaire verantwoordelijkheid om de richting voor de organisatie te stellen aan boord, via strategische planning. Bestuurslid taakomschrijvingen moeten omvatten deze verantwoordelijkheid, en potentiële bestuursleden moeten zich bewust van te zijn voorafgaand aan de komst aan boord.

2. Als uw organisatie al een strategisch plan in de plaats, bekijken wat doelstellingen zijn voltooid. Als er resterende doelstellingen die niet zijn aangepakt, maar om de stabiliteit en groei van de organisatie van belang zijn, zorg ervoor dat ze worden uitgedeeld aan de leden voorafgaand aan de planning sessie aan boord.

3. Het verzamelen van zoveel input van uw medewerkers, bestuursleden en andere belanghebbenden voor de strategische planning sessie. Dit wordt meestal gedaan door middel van een SWOT-analyse, waarbij belanghebbenden identificeren van de interne sterke en zwakke punten van de organisatie, alsmede de externe kansen en bedreigingen die de organisatie kan worden geconfronteerd. Belanghebbenden kunnen ook worden gevraagd om eventuele trends in het veld die de organisatie kunnen beïnvloeden, positief of negatief te identificeren. Deze ingang is waardevol voor het strategische planningsproces, omdat gebieden die moeten worden ontwikkeld of aangepakt kunnen identificeren. De SWOT-analyse resultaten moeten worden gedeeld met de raad van bestuur voorafgaand aan de planning retraite.

4. Beslissen wanneer en waar u de strategische planning sessie zal uitvoeren, waardoor ten minste een volledige dag voor de planning retraite. Zorg ervoor dat de locatie is in een rustige en comfortabele omgeving, waar de bestuursleden kunnen ontspannen. Onderbrekingen moeten tot een minimum worden beperkt.

5. Onderzoek en het huren van een facilitator. Vraag uw collega's over goede facilitators ze hebben gebruikt in het verleden, vooral die met een achtergrond in de non-profit veld. Een ontmoeting met de begeleider voor de planning sessie naar de agenda van de vergadering te ontwikkelen, en om de planning en de verwachte resultaten bespreken. Zorg ervoor dat de begeleider heeft kopieën van belangrijke documenten te lezen, zodat hij /zij kan de missie van uw organisatie en visie, programma's en diensten, en belangrijke kwesties, voorafgaand aan de planning retraite te begrijpen.

6. Bespreken en alle nodige verzorging. Beslis welke maaltijden je gaat bieden (afhankelijk van uw budget), en selecteer een cateraar als de faciliteit niet een keuken werken. Zorg ervoor dat u ten minste twee entr é. E opties, en vergeet niet om uw bestuursleden enquête van tevoren om te zien of ze hebben geen dieet zorgen of eisen

7. Bepaal wat u nodig heeft bij de planning retraite in termen van apparatuur, gereedschappen en benodigdheden. Wilt u computers en een printer beschikbaar hebt, zult u een overheadprojector en scherm, of zal een flip volstaan nodig? Zal de faciliteit te bieden papier en pennen of moet u deze leveringen te bieden? Maak een lijst van de items die u nodig hebt, monteer ze een dag voor de terugtocht, en zorg ervoor dat alle apparatuur te bedienen is.

8. Vraag uw bestuursleden als zij elke vorm van speciale accommodatie nodig. Bijvoorbeeld, als iemand visueel is slechtzienden of blinden, zij kunnen hun planning materialen in grote druk of braille nodig. Evenzo, als ze gebruik maken van een rolstoel, kunnen zij een tafel die is hoger in

9 nodig. Bepaal welke documenten u wilt dat uw bestuursleden te lezen op voorhand. Verdeel deze documenten via e-mail of gewone post, afhankelijk van wat de leden van de raad te vragen. Daarnaast, zorg ervoor dat deze dezelfde documenten zijn verkrijgbaar bij de planning retraite, voor referentie doeleinden of in het geval iemand hun materialen vergeet. Documenten die u wilt bestuursleden te lezen voorafgaand aan de planning retraite kunnen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

a. Statuten en het huishoudelijk reglement

b. Missie en visie statements

c. Regelmatig en personeelsbeleid en procedures

d. Functiebeschrijvingen en performance evaluatie-instrumenten

e. Brochures, nieuwsbrieven, andere marketing materialen

f. Programma en service omschrijvingen, criteria /eisen, formulieren, statistieken, rapporten, enz.

g. Jaarverslag (s)

h. Voorafgaand goedgekeurde begrotingen en de lopende begroting, inkomsten en uitgaven rapporten, de winst- en verliesrekeningen

i. Voorafgaand documenten strategische planning

j. Voorafgaande en huidige rapporten audit

k. Contracten, subsidies, overeenkomsten

l. Kopieën van webpagina's

Het nemen van de tijd voor te bereiden voor de volgende strategische planning sessie kan het helpen om meer vloeiend, efficiënter en productiever. Dit artikel leverde een checklist van items te overwegen bij de voorbereiding van een retraite; u kunt denken van andere items als goed. Het belangrijkste punt is om opzij te zetten voldoende tijd bij de voorbereiding van uw planning retraite. Een checklist kan u helpen bij het organiseren en onthouden de items die moeten worden bijgewoond op voorhand, wat resulteert in een meer productieve en succesvolle planning toevluchtsoord