13 Sleutels tot Leading Highly Effective Meetings

Het is algemeen aanvaard dat de slechtste tijd verkwister in het bedrijfsleven vandaag de dag is dat alomtegenwoordig vergadering. We weten allemaal dat als de bijeenkomst was productief dat de tijd de moeite waard zou zijn. Maar gewoonlijk dat niet het geval is. De meeste vergaderingen leiders zijn niet geschoold om vergaderingen te leiden.

Wat volgt zijn 13 belangrijke richtlijnen om u te begeleiden in het leiden van vergaderingen. U zult uw vergaderingen drastisch te verbeteren door het gebruik van deze toetsen. Elke richtlijn is krachtig wanneer gebruikt door zelf. Echter, als je samen de meeste of alle van hen te gebruiken, in alle ernst, verwachten goede resultaten. Ik garandeer dat uw bijeenkomst zullen de deelnemers genieten van uw vergaderingen beter en je zult nog veel meer talentvolle krijgen.

1) Plan de vergadering dus het heeft een begin, midden en einde. Plan uw vergadering een begin dat de context omvat hebben (“ ontwerp het &";). De context dient te omvatten: de “ waarom &"; van deze bijzondere bijeenkomst, uw vergadering doelen en eventuele beperkingen (zoals tijd). Voor de vergadering om effectief te zijn moet er een einde dat een soort samenvatting (beoordeling beslissingen, ideeën gegenereerd, informatie geleverd en het plan van aanpak), evaluatie omvat (zie Key # 10) en de conclusie (bijvoorbeeld, hebben elk persoon staat één woord te vatten hun perspectief van de vergadering).

2) Wees duidelijk over de uitkomst voor elk agendapunt en communiceren van de uitkomst van de aanwezigen op de vergadering. Het weer tot oprichting van wat je wilt bereiken voor elk van uw agendapunten. Hoe duidelijker en specifieker je bent hoe effectiever de vergadering zal zijn. Heeft u een beslissing willen? Zo ja, wat voor soort beslissing? Misschien wilt u de aanwezigen om specifieke informatie te kennen. Wat is dat informatie en waarom wil je dat ze het te weten? Heeft u ideeën wilt? Wat voor soort ideeën en met welk doel? Mee aan de aanwezigen deze resultaten. De vergadering zal meer betekenis en doelgericht aan de aanwezigen zijn wanneer u articuleren duidelijk de uitkomsten voor elk agendapunt. De vergadering zal verschijnen als het heeft richting en dus de moeite waard.

3) Gebruik de juiste processen en tools. Gebruik specifieke processen voor het genereren van ideeën (zoals brainstormen), het nemen van beslissingen (bijvoorbeeld met behulp van een besluit van de matrix), het oplossen van conflicten (zoals oprichting spelregels) en het oplossen van problemen die voor iedereen duidelijk zijn. Deelnemers zullen dan meer vertrouwen in dat de doelstellingen van de vergadering zal worden bereikt. Op deze manier kunnen zij beter focussen op de “ wat &"; (de taak bij de hand) in plaats van de “ hoe &"; (het proces).

4) Genereer ideeën als je ideeën te genereren; beslissen wanneer je besluit; presenteren wanneer u presenteren. De drie belangrijkste activiteiten die plaatsvinden in de bijeenkomsten zijn het genereren van ideeën, het nemen van beslissingen en presenteren van informatie. Vaak in vergaderingen deze operaties raken elkaar. Een persoon is het genereren van ideeën, een andere is het delen van informatie, en nog een andere is het maken van een beslissing. Dit werkt niet omdat elk van deze operaties heeft zijn eigen set van regels die niet naast elkaar bestaan ​​productief samen. Met andere woorden, de daad van de besluitvorming niet psychologisch goed mengen met de handeling van het genereren van ideeën. Duidelijk maken aan de aanwezigen welke bewerking u gebruikt.

5) zorgen voor een gelijke bijdrage. Bieden een kans voor iedereen in de vergadering bij te dragen aan de vergadering. Dit betekent dat wanneer er een agendapunt dat vraagt ​​om de groep genereren van ideeën Zorg ervoor dat iedereen de ideeën worden gehoord. Wanneer u een kwestie te bespreken, iedereen krijgt een stem. Op die manier, wanneer je beslissingen te nemen, kunt u profiteren van de beste ideeën van iedereen in de vergadering. Dit gaat niet alleen over het feit dat “ eerlijke, &"; maar gebruik te maken van de talenten en perspectieven jullie samen hebben gebracht.

6) Noteer de ideeën, besluiten en resultaten. Noteer de vergadering resulteert in een manier dat alle leden letterlijk kunt zien dat de work in progress. Door dit te doen zal ook visuele aandacht aan de groep. Gebruik van een flip-over en een recorder toewijzen.

7) Bepaal ontmoeten spelregels. Als groep hebben de deelnemers co-creëren van een set van richtlijnen of basisregels voor de manier waarop elke persoon met elkaar en hun ideeën moeten behandelen. Deze richtlijnen maken duidelijk wat er van elkaar verwacht wordt. Een voorbeeld van een richtlijn zou "slechts één persoon praten tegelijk."

8) Gebruik warm-ups en energizers zijn. We hebben de neiging om over-pakken onze ontmoetingen en eindigen met weinig tijd om de weg geëffend voor de grote participatie en samenwerking. Als u de tijd om energie en sap je groep te nemen, je &'; ll betere resultaten: meer creatieve ideeën, betere participatie, diverse perspectieven, meer energie en betere beslissingen

9) Plan for Action.. Aan het einde van de vergadering zorgen dat een handeling leidt. Vraag “ wie doet wat en wanneer &"?; Zelfs indien het wordt gedaan in het midden van de bijeenkomst is het het beste om de ontmoeting met het plan voor de actie samen te vatten.

10) Evalueer de vergadering. Zorg ervoor dat u de tijd neemt aan het einde van elke vergadering aan de deelnemers feedback te geven. Vraag “ wat werkte &"?; en “? wat verbetering &" nodig heeft; Dit stelt u in staat om continu verbeteren van uw vergaderingen.

11) Accepteer en diversiteit waarde in kennis, ideeën en stijlen. Zorg ervoor dat alle ideeën, kennis en stijlen worden omarmd. Vind manieren om uw teamleden niet alleen open en respectvol zijn, maar om daadwerkelijk waarderen verschillende standpunten. Versterken goed luisteren. Een goed team luisteraar luistert aandachtig naar ideeën en perspectieven ze don &'; t graag. De tijd komt vaak van de diverse.

12) herkennen introverte en extraverte. Omvatten processen die zich richten op zowel introvert benaderingen (“ alleen tijd &"; voor het genereren van ideeën) en extroverte benaderingen (“ groep tijd &"; voor het genereren van ideeën). Sommige mensen beter zelf denken zonder afleiding, en sommige, zoals het stimuleren van andere mensen. De meesten van ons moeten beide.

13) het tempo van de vergadering. Het is belangrijk om bewust van de stimulatie van de vergadering. Als je te langzaam, je &'; ll droeg uw teamleden en sap een deel van hun energie. Als je te snel beweegt, je &'; ll de meeste van uw teamleden te verliezen of zullen ze angstig. Blijf flexibel en feedback te krijgen van de snelheid. De juiste stimulatie verschilt per groep. Een goede vuistregel is om uw tempo te verhogen als je ideeën te genereren en vertragen wanneer je beslissingen te nemen.

Voor meer informatie neem dan gerust contact op met Bruce Honig, Honig IdeaGuides ([email protected]). < . br>