Accounting Software Solutions Wat te denken van Before You Buy

Als u voor te bereiden op uw behoeften analyse voor uw nieuwe accounting software-oplossingen of ERP-systeem te compileren, heb je ongetwijfeld grondig geïdentificeerd uw bedrijfsprocessen !. Maar zijn er drie gebieden komen belang dat je kan hebben over het hoofd gezien, maar won &'; t wilt negeren . Dit zijn workflow management, data management en document management .

Document Management
Kijk naar elke Lijst van hot topics in de technologie in de afgelopen vijf jaar en zal je zeker zien het document management, of “ papierloze kantoor &";. Terwijl tien jaar geleden gebruikers gebruikt om te spotten op zo'n gedachte, hebben de meeste bedrijven nu ofwel goedgekeurd of ontwerpen document management plannen. Als u producten, te controleren op hoe ze tegemoet document management . Hoe worden de documenten gedigitaliseerd Hoe zijn de bestanden die aan de transacties ? Hoe worden ze gecodeerd en opgeslagen   ; Welke functionaliteit is opgenomen in het systeem en wat er moet worden bereikt met een derde document management oplossing Wat scanners worden gebruikt Wat zijn de hardware (scanners) en software-investering eisen
?
Workflow Management
Zoals het papierloze kantoor voordoet, zullen er minder documenten fysiek voortvloeien uit receptie naar het bureau ter beoordeling en /of met de hand handtekening goedkeuring . Goedkeuring elektronisch worden gemaakt, en het ontwerp van dat goedkeuringsproces wordt aangeduid als workflow management . Systems nu ook de mogelijkheid om te goedkeuringsprocessen te ontwerpen, en de flexibiliteit om de eenvoudigste tot het complex zijn . Of het &'; s een urenregistratie, een budget, of een uitgave, de beoordeling en goedkeuring proces moet worden op basis van een geautomatiseerde workflow van elektronische documenten en waarschuwingen die uw niveau van complexiteit   herbergt;. Zorg ervoor dat u hier bekijken uw eigen interne processen zo goed, waarbij alle teamleden die belast zijn met de vergunningen . It &'; s een geweldige leerervaring proces dat ook kan leiden tot betere bedrijfsprocessen praktijken een grotere efficiëntie

Data Security
Met al deze informatie en data verplaatsen rond het kantoor, it &'; s het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat &'; s veilig . In aanvulling op de federale wetten zoals HIPPA, de meerderheid van de staten hebben uitgevaardigd aanvullende beveiliging van gegevens wetten . Straffen voor het overtreden van beveiligingsregels kan bereiken $ 500.000, kreupele vertrouwen van de klant en niet te vergeten, of zelfs in gevaar brengen van hun persoonlijke gegevens. Daarom wordt het gebruik van encryptie, het gebruik van portalen voor de externe toegang tot en overdracht van bestanden, en zorgvuldig beheer van documenten bijlagen is kritisch . Vraag uw potentiële aanbieders wat zij aanbevelen voor de beveiliging van gegevens, welke instrumenten zijn opgenomen in hun systeem om dit te vergemakkelijken en welke aanvullende maatregelen zij adviseren verder dan dat om te verzekeren uw gegevens veilig
.
Of u &'; re reeds in een papierloos kantoor, het ontwerpen van een document management systeem, of gewoon neergelegd bij het feit dat “ één -dag &"; deze beveiliging van gegevens kwesties zullen u (die dag is het vandaag, mensen) van invloed, de herziening van hoe de systemen aan te pakken deze gebieden zal u goed gepositioneerd vooruit.
.