Gemeenschappelijke hoffelijkheid is niet zo gemeen - 10 Telefoon Blunders in de dagelijkse gang van zaken

Als jongeren, velen van ons geleerd basistelefoondienst
etiquette. Deze lessen leerde ons de basiscomponenten van Madame het voeren van een telefoongesprek - beleefdheid,
aandacht, respect en gemeenschappelijke hoffelijkheid
Helaas lijkt deze lessen zijn
vergeten door veel van today &';. S bedrijven. Voor velen is de filosofie
lijkt te zeggen dat het &'; s gemakkelijker om deze praktijken en,
plaats daarvan af te zien, kiest om later te gaan met de klantenservice
gevolgen. Het lijkt erop dat de werkelijke kosten voor de bottom line
is niet van enig belang. Waarom in een tijd van steeds toenemende concurrentie
in binnen- en buitenland, samen met de
kennis van de klant &'; hoge verwachtingen, zou iedereen Heb bereid zijn om over het hoofd en onderschatten dit meest elementaire
klantenservice vaardigheid?

Common Sense
Gezond verstand en logica aren &'; t zo gewoon. Gezond verstand zegt
vaste telefoon vaardigheden kan niet als vanzelfsprekend worden beschouwd en
toont onze klanten hebben we hen en hun bedrijf te waarderen.
Hier zijn een aantal gemeenschappelijke telefoon blunders en gemeenschappelijke
verstand oplossingen voor uw bedrijf op het goede spoor te houden . Zelfs als je schuldig aan het beoefenen van sommige of alle van deze blunders,
nu de leiding nemen en te hervormen uw focus naar een
klantgerichte organisatie te creëren Heb geweest.

1. Geen Call Back
Ik verwijs naar oproepen van een collega, zakenpartner,
leverancier, of iemand waarmee je een staande
zakelijke relatie. De redenen waarom mensen kiezen niet te
terugbellen kan het volgende omvatten:

* “ I don &'; t heeft geen nieuwe informatie te delen &";
* “ I &'; m te wachten. zo-en-zo aan mijn oproep terug te keren of te beantwoorden mijn
e-mail &";.
* “ I don &'; t hebben behoefte aan deze dienst nu &"; . (Hoewel ik
kan in de toekomst)
* “ I &'; ben niet de persoon met wie ze nodig hebben om te spreken &";.
* &Ldquo; I toevluchtsoord en' t een beslissing nog &";

Helaas, wanneer je beseft dat je nalatig was en verkopen te laat voor een telefoontje terug, paniek en schaamte in en verkopen je het &' voelen; s gemakkelijker om te bukken, ontwijken, en dansen rond nogal
dan maakt de call. Deze verbindingen alleen het probleem en Heb doesn &'; t verlichten uw ongemak.

De oplossing is om de telefoon opneemt. Begin met
verontschuldigen voor het niet terugbellen. Maak geen excuses, zoals &ldquo maken; ik was
bezig &"; In plaats daarvan, eerlijk en oprecht, dat een lange
weg gaat naar het opbouwen en onderhouden van solide zakelijke relaties medailles en uw reputatie. Vervolgens gaat u naar de business
bij de hand te lossen. In de toekomst, te beginnen met de positieve intentie van Madame gebeld in een tijdig. Als u don &'; t nog
nieuws of is er geen verandering in de omstandigheden, laat de beller
weten. Informeren hem of haar wanneer u van plan om terug te bellen, of
bieden een toekomstige datum waarop de beller kan contact met u opnemen – Heb en zorg ervoor dat de telefoon opneemt.

2. Vroegtijdige Voice Mail Heb Stel je voor dat een bedrijf bellen met de dag na Labor Day en horen
het volgende bericht, “ Dank u voor het bellen ABC
Company. U heeft het bureau van Jane Doe bereikt. I &'; ll worden
buiten het kantoor voor het bedrijfsleven van 3 juli tot en met 15 juli
Laat een bericht &".; Wat betekent dit verouderde bericht Heb echt zeggen over u aan uw klanten? Voor een, het I &' zegt; m
te druk om een ​​spraakbericht veranderen, dus misschien I &'; m te
druk te ontmoeten en onderhoud aan uw zakelijke behoeften. Vergeet niet,
uw bericht geeft u in uw afwezigheid. Zorg ervoor dat alle
berichten zijn tijdig en weerspiegelen een professioneel imago. Als de
behoeften van de klant onmiddellijke hulp, moet u aangeven wie
zij kunnen contact opnemen, samen met een telefoonnummer.

Een ander voicemail blunder is waardoor een postbus in te vullen om de capaciteit
zodat de doos won &'; t accepteren meer berichten. Heb ik ken mensen die dit gewoon zo zij won &' doelbewust doen; t Heb niet meer oproepen, wat zich vertaalt in hun gedachten niet
hebben meer werk te ontvangen. Dit is een zeer onprofessioneel en verkopen onaanvaardbare praktijk. Controleer uw voicemail periodiek
gedurende de werkdag. Berichten opslaan indien nodig
. Als je verwacht dat je zal niet beschikbaar zijn voor een
langere tijd, staat wanneer u verwacht om te controleren
berichten en terug oproepen. Als u uw mailbox vaak vinden
sneller vol dan je kunt houden, overweeg dan om een ​​live webcam exploitant aanvaarden uw gesprekken.

3. Onvoorbereid
Heb je ooit een beller de telefoon gehad en zeggen: “ Ik heb zo-en-
zo &'; s nummer &"; Biedt u de informatie uit de top van uw
hoofd alleen naar de beller moet u onderbreken en zeggen: “ Wacht
een minuut. Laat me iets om mee te schrijven &" te krijgen; Waarom doen
mensen op te roepen voor specifieke informatie en toch zijn onvoorbereid
nemen de informatie naar beneden? De beller is nu verspild
zijn /haar tijd en de jouwe. Elke telefoon moet altijd Heb je al drie items ernaast: een pen, papier en een spiegel. (Zie
het volgende item waarom u de spiegel nodig.)

4. Geen Mirror
Wat je ziet is wat de klant krijgt. Het bijhouden van een spiegel
naast je telefoon kun je zien wat uw klanten te horen.
Een warme glimlach kan via de telefoon te horen. Als een gesprek heeft
komt op een slecht moment, beter om de beller een
bericht achter te laten dan het risico nemen van uw frustraties over de beller.

5. Opknoping up voor de klant
Wanneer u de telefoon ophangen voordat de klant doet,
je het risico de klant gehoor opmerkingen die aren &'; t bedoeld voor
zijn /haar oren. “ Dat Jim is zo'n idioot. Hoe durft hij proberen om
onderhandelen over de prijs na drie maanden van onderhandelingen! Oh, hallo,
Jim. Ik wist &'; t realiseert dat je nog steeds op de lijn &"; Oeps, hoe
gênant! Ik heb persoonlijk gehoord enkele zeer interessante medailles en gênante gesprekken begonnen voordat ik opgehangen, medailles en ik kan u verzekeren dat ik nam mijn zakelijke elders omdat
ervan.

6. De Noisy Ophangen
u het gekraak voordat &ndash heeft gehoord, een pagina over de
omroepinstallatie en aan het eind van het bericht dat u
horen wat klinkt als een kogelstoten gegooid op de Olympische games. Wanneer de telefoon wordt verbroken, het klinkt alsof de
handset werd halverwege gegooid door de kamer. Een betere en verkopen stillere oplossing is om op de vrijlating of switch haaktoets
eerste en vervolgens de hoorn op zijn plaats.

7. Telefoon Tag
Een geweldig spel van de telefoon tag niet alleen verspilling van tijd, kan het worden
ronduit frustrerend. Bezuinigen op het aantal “ labels &"; medailles en laat een bericht dat bellers vertelt specifiek wanneer u
worden bereikt of wanneer u &'; ll worden uit het kantoor (zodat ze
don &'; t bel dan ). Geloof het of niet, sommige mensen noemen
doel wanneer u &'; re out – nu waarom zouden ze ooit willen
om dat te doen?

8. Snel Praten
Ik heb een voormalige New Yorker en ik meestal zonder probleem
begrijpen van de snelste spreker. Maar ik &'; ve had
mensen die ik nog nooit ontmoet laat me een bericht met een telefoon
nummer dat zo snel wordt gesproken als een veilingmeester. Vertragen
Laat een bericht ervan uitgaande dat de andere persoon doesn &'; t weet
hoe u uw naam te spellen of al weet je nummer. Een
juiste boodschap omvat uw naam en nummer twee keer vermeld
– eenmaal in het begin van het bericht en opnieuw aan het einde
. Op deze manier als ik can &'; t begrijpen of willen de
informatie te bevestigen, kan ik dat doen zonder dat het afspelen van het bericht op medailles en weer. Zorg ervoor dat u langzaam en duidelijk spreken. Don &'; t
verlegen over spelling elk stukje informatie voor de duidelijkheid.

9. Kiezen niet te investeren in een headset
Jongleren een pen, papier en telefoon, tijdens het typen op een
toetsenbord met de telefoon gewiegd in de holte van je stijve
schouder en pijnlijke nek gewoon isn &'; t productief. Gemak uw
pijn en investeren in een kwaliteit headset en het leven makkelijker maken RouteYou U &'; ll. Je kunt informatie vinden, schrijven, of gewoon luisteren hotels met gemak. Terwijl u &'; re op het, pick-up een extra een voor uw
mobiele telefoon, ook.

10. Misbruik van de Speakerphone
Het gebruik van een luidspreker is handig bij het kiezen, wachten op
te houden, en conference calls. Er zijn tijden, echter, wanneer
het wordt misbruikt en mishandeld. Voorbeelden hiervan zijn als privé
informatie wordt geschreeuwd in de luidsprekerbox zo hard dat
iedereen in een straal van één mijl kan horen of het hebben van een
speakerphone gesprek zonder het informeren van de beller dat
anderen in de Kamer. Don &'; t nooit aannemen dat de beller doesn &'; t
geest wezen op de luidspreker. Vraag eerst om toestemming. Ook
altijd bellers te informeren voordat ze spreken een woord dat iemand
(indien van toepassing, die) aanwezig in de kamer met u
eerlijke waarschuwing geven.

Telefoon blunders worden over het hoofd gezien en al te vaak voor.
Vanaf vandaag krijgen back to basics. Identificeren en correcte
telefoon blunders en je &'; ll schijnen als een world-class
customer service provider
.