Het organiseren van een conferentie - Deel 1

Het organiseren van een conferentie kan een ontmoedigende en tijdrovende taak zijn. Meestal de persoon die verantwoordelijk is voor de organisatie van het evenement is een PA of secretaris en als zodanig heeft een groot aantal andere verantwoordelijkheden. Meestal zijn ze verplicht om één of twee gebeurtenissen van deze aard per jaar organiseren en terwijl velen van hen doen dat heel efficiënt, zijn er enkele die worstelen met de taak. Dit artikel zal proberen om mensen die wat begeleiding nodig hebben om deze taak te helpen. Het zal betrekking hebben op tal van punten te worden beschouwd van inkoop een conferentie plaats om conferentie terugkoppeling te posten. Het zal verschillende gebieden in verschillende artikelen en oudere artikelen kunnen worden gevonden door te bladeren in de archieven of het zoeken naar de artikelen waarvan de titels onder "Het organiseren van een conferentie" te dekken.
Deze artikelen zijn geschreven vanuit een Zuid-Afrikaans perspectief, maar zijn ook relevant naar andere landen waar de principes van het organiseren van een conferentie zijn hetzelfde.
In deze week artikel zullen we bestrijken budget als inkoop een conferentiecentrum.
Mocht lezers willen lezen of artikelen gepubliceerd op specifieke gebieden, neem dan gerust contact op de schrijver en deze zullen worden beschouwd.
SOURCING Een conferentiecentrum IN ZUID-AFRIKA
WEEK 1
Er zijn verschillende punten te overwegen bij het inkopen van een conferentie plaats in Zuid-Afrika. Deze week zullen we dekken budget.
1. Budget hotels Wat zijn de locaties kost en ze passen in de begroting van de conferentie toegewezen? Als u belt voor citaten van locaties moet men oppassen dat alle verborgen kosten in aanmerking worden genomen. Een aantal punten om op te merken bij het bellen voor offertes moeten zijn: -

a) Laat de prijzen inclusief of exclusief BTW? De meeste congreslocaties in Zuid-Afrika offerte inclusief BTW, maar er zijn een paar die exclusief BTW citeren. U kunt de BTW-gedeelte reis naar uw bedrijf budget bedrag te voldoen, omdat dit bedrag normaal gesproken ex BTW.
B) Hebben ze eisen omvatten apparatuur of is dit een extra? De meeste locaties zijn standaard uitrusting in hun tarieven. Zorg ervoor dat u weet wat deze standaard uitrusting omvat en bellen voor de tarieven voor extra apparatuur die u nodig heeft. Voor grotere vergaderingen kunt u gespecialiseerde apparatuur die mogelijk moeten worden uitbesteed aan een extern bedrijf nodig.
C) In het geval dat afgevaardigden accommodatie zal vereisen, vragen of alle maaltijden zijn opgenomen of is de accommodatie tarief gewoon genoteerd op een bed en breakfast basis. Sommige hotels citeren alleen voor de kamer prijzen, of bed and breakfast tarieven. Zorg ervoor dat u weet wat ze citeren u en wat maaltijden bevat.
D) Heeft de Dag conferentie tarief inclusief alle drankjes, zaal huren etc.? A Day Conference Package Rate of DCP omvat doorgaans alle soorten thee en koffie, lunch, gebruik van de locatie, het gebruik van standaard apparatuur en BTW. Het is beter een DCP snelheid waarmee dit alles bevat dan per thee /koffie-sessie, lunch, zaalhuur etc. te worden aangehaald als de kans op onverwachte verborgen kosten die voortvloeien worden geciteerd is minder. Ook een verpakt tarief is normaal gesproken iets minder dan de som van de delen.
E) zullen de tarieven te verhogen voor uw congres? Vaak wordt een conferentie wordt georganiseerd maanden voorafgaand aan de datum. Zorg ervoor dat de locatie citeert u tarieven die gelden voor de tijd van het jaar je conferentie zal plaatsvinden en niet de huidige tarieven die kunnen worden onderworpen aan jaarlijkse verhogingen.
F) Heb prijzen zijn inclusief Tourism Levy? Toeristische heffing is een door de overheid belasting geheven op accommodatie. Zij wordt geheven op 1% van de accommodatie deel van het tarief.
G) Toen afgevaardigden nachts verblijven en de accommodatie is vereist, is het beter om een ​​volledig inclusieve Rate of een 24-uurs verpakt tarief te krijgen. Dit zal omvatten meestal alle maaltijden, accommodatie, vergaderruimte huren, standaarduitrusting, BTW, heffingen toerisme etc. Sommige locaties zullen een diner, bed en breakfast tarief en een DCP afzonderlijk te citeren. Anderen kunnen een bed and breakfast tarief en een DCP tarief citeren maar kan onbedoeld uitsluiten van een diner tarief. Zorg ervoor dat u begroot voor diner voor hotelgasten afgevaardigden en weet precies wat je krijgt voor uw rente.
H) Bij het organiseren van een congres waar de deelnemers zullen betalen voor hun eigen accommodatie, maar de organisatoren zal het vervoer van en naar de venue, moet men altijd ten minste drie officiële hotels, variërend van 5 sterren accommodatie aan 3-sterren accommodatie om geschikte accommodatie te bieden aan een breed scala van afgevaardigden. Men moet ook rekening houden met de afstand van deze hotels van het conferentiecentrum om zo de transportkosten te beperken
.