Business E-mail Etiquette Basics

"Er zijn vier manieren, en slechts vier manieren, waarbij hebben we contact hotels met de wereld Wij zijn geëvalueerd en geclassificeerd door deze vier contacten.
Wat we doen, hoe we kijken, wat we zeggen en hoe we het zeggen "

-. Dale Carnegie (1888-1955) Amerikaanse Educator
Als het gaat om uw zakelijke e-mail communicatie, moet u een te maken indruk dat kan geven aan de bepaling dat je een geloofwaardig professionele onderneming en iemand die gemakkelijk zal zijn en een genoegen om zaken te doen met. Je hebt maar één kans om een ​​eerste indruk te maken en die kans is van onschatbare waarde voor het opbouwen van vertrouwen en het vertrouwen
Voor uw overweging hieronder zijn de kwesties ondernemers en hun werknemers minimaal moeten zich bewust zijn van hun dag-tot-dag online communicatie zodat hun bedrijf kan gedijen

ONDERWERP:. Het gebied: Het onderwerp: het veld is het venster in uw e-mail en kan vele malen te bepalen, zelfs als uw e-mail wordt geopend. Als dit je eerste contact met een klant op basis van hun aanvraag via uw site of anderszins, moet u een korte onderwerp: dat duidelijk aangeeft wat het onderwerp van de e-mail is. Nooit misleidend zijn in dit opzicht! Typefouten, kunnen hoofdletters of alle kleine zaak lenen aan de indruk die je kan spammer zijn
niveau van formaliteit. Ga er nooit een positie van informaliteit in uw bedrijf e-mail. Alleen de tijd en het opbouwen van relaties inspanningen kunnen begeleiden wanneer u uw zakelijke relaties kunnen informalize en dus uw e-mail toon. Vergeet niet, mensen doen zaken met mensen; niet bedrijven. Men moet communiceren als uw e-mail is op uw bedrijf briefpapier te allen tijde. Dit is het imago van uw bedrijf u branding
aanpakken: Hoe ga je te pakken je nieuwe contacten? Ik zou in eerste instantie voorstellen dat u het hoogste niveau van hoffelijkheid aannemen: Hallo, Mr. Anderson, Geachte mevrouw Jones, Dr. Osborne, enz. Totdat uw nieuwe contactpersoon staten, "call me Andy" of "je kunt me bellen Diane". Houd het formele totdat duidelijk is de relatie anders voorschrijft. U zult ook in staat zijn af te halen aanwijzingen door hoe je contacten benaderen u en hun toon. De meeste mensen uit het bedrijfsleven niet erg geroepen door hun voornaam, echter in een mondiale economie die kan worden gezien als het nemen van vroegtijdige vrijheden in de relatie als het gebruikt wordt te snel.
AAN :, Van :, BCC, kan Cc velden maken of breken u:
... In het veld Aan: zorg ervoor dat je de naam van uw contactpersoon formeel getypt. . John B. Doe - niet john b doe of JOHN B DOE
... In het veld Van: zorg ervoor dat uw uw volledige naam formeel getypt. Voorbeeld: Jane A. Jones. Niet: jane een jones of JANE A JONES. De laatste twee geven de perceptie van een gebrek aan opleiding of beperkte ervaring met de technologie. Gebruik altijd uw volledige naam. Door alleen uw voornaam of e-mailadres dat u geven de perceptie u misschien iets te verbergen hebt of niet weet wat de basisprincipes van het configureren van uw e-mailprogramma
... BCC:. Gebruik dit gebied als e- mailing een groep van contactpersonen die niet persoonlijk kennen elkaar. Door het aanbieden van een arm's length lijst met e-mailadressen in het CC of aan velden van contactpersonen die niet weten elkaar of die nooit hebben ontmoet bevorderlijk is voor het publiceren van hun e-mailadres aan vreemden. Met mensen die je bent het aangaan van partnerschappen met, zichtbaar aanbieden van hun e-mail adres in met een groep van vreemden zal men zich afvragen wat andere privacy mag u niet respecteren en begrijpen
... Cc:. Gebruik dit veld als er een handvol medewerkers die betrokken zijn bij een discussie die moet allemaal op dezelfde pagina. Deze mensen het bedrijfsleven elkaar kennen of zijn geïntroduceerd en hebben geen probleem met hun e-mailadres blootgesteld aan de betrokken partijen. Als u niet zeker weet of een zakenpartner erg zou vinden hun adres wordt openbaar gemaakt, vraag
Opmaak: Afzien van het gebruik van het formatteren in uw zakelijke communicatie. Tenzij je iets in vette letters op karmozijnrode bedrijfsbriefhoofd zou typen, doe het dan niet als e-mailing voor commercieel gewin. Met alle spam filtering gebeurt vandaag de dag; hoe meer opmaak of ingesloten afbeeldingen die u onder meer, hoe groter de kans dat uw e-mail kan worden geblokkeerd als spammy. Zelfs iets eenvoudigs als het gebruik van een ander lettertype maakt uw e-mail het scherm afhankelijk van de ontvanger met dat specifieke lettertype op hun systeem of dit standaard op hun aangewezen standaard lettertype. Houd in gedachten dat de ontvanger niet hun e-mailprogramma is geconfigureerd op een zodanige wijze dat je het formatteren van de manier waarop het lijkt op uw systeem weer te geven - als het al
Bijlagen:. Hoe denk je dat je relatie met een potentiële nieuwe klant wordt versterkt wanneer u ze dat 10M Power Point presentatie ze niet te vragen en u vullen hun inbox waardoor latere zakelijke correspondentie als onbestelbaar stuiteren? En, als ze niet hebben Power Point konden ze niet het bestand toch openen! Veronderstel nooit uw potentiële klanten de software die u doen om elk bestand dat u kunt willekeurig sturen openen.
Als u nodig hebt om een ​​bestand te verzenden meer dan 500.000 in grootte, zakelijke hoffelijkheid dicteert u de ontvanger eerst vragen of het OK een groot bestand te verzenden. Vervolgens bevestigen dat ze hebben dezelfde software en versie je doet en wat is de beste tijd van de dag om het naar hen te zorgen dat ze beschikbaar zijn voor het grote bestand te downloaden en houden hun e-mail stromen. Grote bijlagen verzenden nooit zonder waarschuwing, in het weekend of na kantooruren wanneer de ontvanger er niet kan zijn om duidelijk uit hun inbox en houden hun e-mail stromen
behulp Vorige e-mail voor New Correspondentie:. Als u wilt geven de perceptie van lui, het vinden van een eerdere e-mail van de partij die u wilt communiceren, hit antwoord en begint te typen over iets volstrekt irrelevant om de oude e-mail van toepassing is. Begin altijd een nieuwe e-mail en voeg je contacten aan je adresboek, zodat u ze kunt toevoegen aan een nieuwe e-mail met één klik
omlaag Wijzig uw antwoorden:. Niet alleen raken antwoord en beginnen met typen. Bewerken is een vaardigheid die je communiceren met waarderen als het leent voor als gevolg van een respect voor hun tijd en duidelijkheid in uw communicatie. Het verwijderen van delen van de vorige e-mail die niet langer van toepassing zijn op uw reactie, waaronder e-mail headers en handtekening bestanden verwijdert de rommel. Daarnaast, door het maken van de inspanning om te antwoorden punt voor punt houdt het gesprek op het goede spoor met minder misverstanden
Common Courtesy:. Hallo, Hallo, Good Day, dank u, groet, Met vriendelijke groet. Al die intro's en teken offs die zijn een nietje van professionele zakelijke communicatie moet ook worden gebruikt in uw bedrijf e-mail communicatie. Altijd een aanhef en afmelden bij elke e-mail. Hier weer - denk bedrijfsbriefhoofd
Handtekening bestanden: Houd uw handtekening bestanden niet meer dan 5-6 lijnen of je kan worden beschouwd als een beetje egocentrisch.. Beperk uw handtekening op uw website verwijzen, bedrijfsnaam en slogan /aanbieding of telefoonnummer. Een link naar uw site waar de ontvanger al uw contactgegevens van AZ kan krijgen - dat is wat uw site is voor. Vergeet niet om de include "http: //" wanneer met inbegrip van uw website adres binnen e-mails en uw handtekening bestand naar de URL te waarborgen wordt erkend als een klikbare URL ongeacht het platform dat de gebruiker Daar heb je het! De bovenstaande basics zal zeker kunnen uw zakelijke communicatie boven de meerderheid die niet de tijd om deze kwesties te begrijpen en beheersen wel rekening te stijgen. Bij het smeden van nieuwe zakelijke relaties en stollen gevestigde partnerschappen, het niveau van professionaliteit en beleefdheid je relais in uw bedrijf e-mail communicatie zal altijd klanten te krijgen over de concurrentie die bloedarmoede, ongeïnformeerde of gewoon lui op dit gebied kunnen zijn.
Wanneer het gaat om business, ongeacht de wijze van communicatie gebruikt, professionaliteit en beleefdheid nooit gaan van stijl Restaurant  !;