Run-Away Vergaderingen zijn de top tijdverspiller op het werk

Een nieuw landelijk onderzoek blijkt dat “ weggelopen &"; vergaderingen zijn de grootste tijdverspiller op de werkplek. Meer dan 27 procent van de werknemers ondervraagden zei vergaderingen zijn de grootste boosdoener voor inefficiëntie en gebrek aan productiviteit.

De enquête werd ontwikkeld door Office Team, een personeelsplan dienst die gespecialiseerd is in bekwame administratieve professionals. Met de reacties van 613 mannen en vrouwen, allen 18 jaar of ouder, de bevindingen zijn onderdeel van de “ Office Team Career Challenge, &"; een project om te helpen de administratieve professionals vooruit hun carrière

Met de vandaag &';. s mager personeelsbestand, is er toenemende druk voor werknemers om hun tijd effectief te beheren. Toch, veel werkgevers daadwerkelijk saboteren time management met weggelopen vergaderingen en onderbrekingen. Industry Week noemt meetings “ de Great White Collar Crime &"; schatten zij verspillen 37 miljard dollar per jaar

Sommige &';. rode vlaggen &'; dat kan een slecht beheerd vergadering te geven:

• Niemand verantwoordelijk. Als de leiding van de vergadering isn &'; t duidelijk, is er een tendens voor de deelnemers om tijd te verspillen, pontificaat hun punten en hieruit geen conclusies trekken

• Niet beginnen op tijd. Deze praktijk &'; treinen &'; medewerkers te laat komen en verwachten dat extra tijd voor gezelligheid.

• Gebrek aan doelstellingen of agenda. Zonder duidelijk doel of agenda te volgen, is het gemakkelijk voor de vergadering uitstappen spoor. Deelnemers mogen niet duidelijk is wat er moet worden besproken of voor hoe lang zijn

• Lange gastenlijst. Als algemene regel geldt, hoe meer mensen op een vergadering, het minder werk volbracht. Wanneer de lijst van deelnemers is uitgebreid, is het vaak omdat er een focus op niet exclusief iedereen, niet omdat elk lid &';. Participatie s nodig

• Slechts een deel van de routine. Regelmatig geplande vergaderingen waarde als de omstandigheden en het personeel veranderingen verliezen. Alle routine vergaderingen moet periodiek worden geëvalueerd om te bepalen of ze moeten worden gehouden op alle.

Om te leren hoe om vergaderingen productiever te maken, heb ik contact opgenomen met Chris Clarke-Epstein,
CSP, die het boek schreef, ik Kan &'; t Take Your Call Right Now, I &'; m In een vergadering. De voormalige voorzitter van de Nationale Speaker &'; s Association, werkt ze met klanten om werknemers te helpen te leren sneller en beter werken. Ze biedt concrete ideeën uw vergaderingen effectiever te maken

• Idee # 1: Niet elke bijeenkomst moet plaatsvinden. Het juiste moment om een ​​vergadering te plannen zijn bij conflicten moeten worden opgelost, groepen mensen moeten beginnen samen of informatie moet worden gedeeld tegelijk werken. Vergaderingen zijn een groepsactiviteit, zodat ze effectief zijn als een groep moet een consensus of rally rond een idee of plan te komen

• Idee # 2: De persoon die roept de vergadering heeft meer te doen dan de kamer te reserveren. Ze moeten ook andere logistieke zaken, waaronder; tijd, apparatuur die nodig is, en eten /drinken. Ze nodig hebben om de eigendom van de inhoud, waaronder opstellen van een agenda en de distributie van beoordeling materialen nemen. Het is belangrijk om een ​​systeem op te volgen opdrachten en het toezicht op de resultaten van de vergadering

• Idee # 3: Vergaderingen zijn niet beter dan de mensen het bijwonen van hen. Volgens de Warton Center for Applied Research, is de primaire oorzaak van onproductieve vergaderingen niet hebben van de juiste mensen in opkomst. De meest effectieve deelnemers aan een vergadering zijn: mensen die de informatie die u nodig hebt, mensen die beslissingen kunnen nemen, en mensen die de beslissingen zullen uitvoeren

•. Idee # 4: Wat wordt opgenomen in een vergadering heeft een kans op het krijgen gedaan. Alle vergaderingen moeten een vorm van collectief overeengekomen geheugen. Zonder documentatie, kan consensus snel verdampen. Ontmoeting toelichting nodig om de beslissingen te vatten, itemize de acties afgesproken, repareren verantwoording en documenteren van de termijnen voor alle acties

• Idea # 5: Vergaderingen die eindigen zonder opdrachten zijn gedoemd te herhalen. Groepen zijn vaak erg goed in de besluitvorming en ongelofelijk slecht in de uitvoering. Er moet een geïdentificeerde persoon om binnen een bepaalde termijn elk besluit uit te voeren zijn. Kijken om er zeker van dat iedereen krijgt een deel van de verantwoordelijkheden

• Idea # 6: Teams die hun vergaderingen evalueren hebben betere vergaderingen. Neem twee of drie minuten na afloop van elke zitting met de te evalueren. Gebruik de index kaarten en beantwoord de volgende vragen: Waren de meeting &'; s doelstellingen gehaald? Was de vergadering &'; s formaat effectief? Was de vergadering van waarde?

De werkelijke waarde van een vergadering is wat er werkelijk gebeurt er na de vergadering plaatsvindt. Heb Zorg ervoor dat individuen verantwoordelijk voor de resultaten vergadering worden gehouden. En vergeet niet, als je don &'; t meten, het won &'; t gebeuren
.