De drievoudige aard van het werk

Waarom doen mensen klagen dat er &'; s geen tijd om hun werk gedaan? Want er is meer werk te doen dan het werk dat ze denken dat ze moeten doen

Vele malen mensen werken we met uitdrukkelijke frustratie dat ze “. Kan &'; t één of meer van hun werk gedaan &"; vanwege de overweldigende hoeveelheid onderbrekingen, email en andere inputs die worden weergegeven tijdens een normale dag. “ Ik kan ' van &; t krijgen mijn werk gedaan, want er is zo veel (andere) werk te doen &";!

Als je ooit in dat gefrustreerde staat, kan het helpen om de drievoudige aard van te begrijpen wat vormt uw “ work. &";

U heeft de keuze van het doen van drie zeer verschillende dingen als je werkt – voorgedefinieerde werk, ad hoc werk, en het definiëren van uw werk.

1. Voorgedefinieerde Werk

Dit is wat je zou de hele dag doen als je geen nieuwe input of onderbrekingen van welke aard. Je zou waarschijnlijk werken uit de inventaris van de acties en projecten die u kwam met – werk dat u al hebt vastgesteld behoeften doen. Er zijn de telefoontjes die u moet maken, de documenten die je nodig hebt op te stellen, de ideeën die je nodig hebt om een ​​overzicht van het project, enz. Die lijst van dingen om mogelijk te doen, als je enige discretionaire tijd, zou voldoende uitdagend zijn om ziften door middel gezien uw volume (de meeste professionals hebben 150-200 van deze discrete acties). Maar wat je heel vaak geconfronteerd met de noodzaak (en kansen) te doen ...

2. Werk als het lijkt

De telefoon rinkelt. It &'; s niet op uw lijsten of uw agenda. Maar u het gesprek, maar toch nemen, en dus besteden twintig minuten in gesprek met een klant van u over een potentieel belangrijke, of in ieder geval een interessant onderwerp. Voordat u &'; re uit dat gesprek, stuurt je baas je een instant message naar een half uur bijeenkomst in de middag plannen om u te informeren over een nieuwe ontwikkeling en krijg je input over het. U erkent terug “ OK &"; terwijl u &'; re nog steeds in gesprek met de klant. Voor die vergadering, maar, weet je meteen dat je gaat nodig hebben om twee spreadsheets te werken en surfen op het web over een bedrijf dat &';. S geweest op je radar met betrekking tot dit project, voordat je loopt Dat betekent dat nu doen, of anders niet lunchen. In dit scenario u doet het werk als het toont aan worden gedaan. Je bent eigenlijk het definiëren van uw werk snel in dit geval, en kiezen voor de nieuwe dingen in plaats van een van de vooraf bepaalde potentiële activiteiten te doen. Velen van ons hebben hele dagen van deze aard. We kunnen ' van &;. T krijgt om het even wat op onze actielijsten, omdat de ad-hoc-karakter van de dag geliquideerd definiëren en die onze totale focus, non-stop

Dat is toegevoegd aan onze lijst van vooraf gedefinieerde werk , zorgt voor een aanzienlijke hoeveelheid van on-deck opties voor dingen te doen. Maar dan is er &'; s de e-mail constant vullen je in-basket. En notities vergadering van gisteravond nog op de juridische pad op de hoek van uw bureau. En de veertien voicemails dat je blijft besparen omdat ze iets wat je zou moeten doen betekenen, maar u don &'; t weet nog precies wat. En meer voicemails komen in de loop van de dag. Dus, in aanvulling op alle spullen op uw lijsten en alle spullen die bij u in de loop van de dag dat je moet gaan met als het verschijnt, daar weet je &'; s nog steeds de ...

3. Definiëren Werk

Dit is de verwerking en het legen van uw in-mand, uw e-mail, uw vergadering notities, enz – het beoordelen van de nieuwe ingangen en
nemen van beslissingen over wat er gedaan over hen nodig heeft. U kunt een aantal snelle acties te doen als je ze (a la de twee-minuten-regel) definiëren, dingen delegeren aan anderen (om te worden bijgehouden op uw “ Waiting For ... &"; lijst), en u zult waarschijnlijk meer actie te voegen items en projecten om je inventaris van gedefinieerde werk, zoals u bekijken en na te denken over de betekenis van de inhoud van deze nota. “ Oh ja, ik vertelde Raphael ik zou hem terug over mogelijke tijden " bellen om volgende week te ontmoeten ... &;

Deze activiteit van het definiëren van het werk, gebaseerd op de constante stroom van binnenkomende informatie en communicatie, vereist
gemiddeld één uur per dag, voor de typische professional. Dat &'; s enkel om de huidige &ndash blijven; niet om schoon te maken en te verwerken elke achterstand die voorafgaand aan de dag van vandaag kan hebben verzameld.

Dus wat? Alles wat ik tot nu toe beschreven, is gezond verstand, of op zijn minst een gemeenschappelijk bewustzijn over de manier waarop de dingen werkelijk zijn. Here &'; s de kneep: Ik heb gemerkt dat veel mensen doen alsof (2) is een soort van belasting te verduren, en (3) is een aantal irrelevant activiteit afgezien van hun werk. “ Ik heb mijn lijst van dingen te doen. Waarom word ik belast met dingen die aren &'; t op mijn lijst, en waarom ben ik nu naast te maken met al deze e-mails, voicemails, gesprek notities, visitekaartjes, ontvangstbewijzen, en tal van andere inputs komt op mij van mijn buitenwereld &";?

I don &'; t get it. It &'; s al uw werk. Sommige wordt gedaan wanneer het lijkt, en wat gebeurt wanneer u ervoor kiest om het te doen in plaats van wat &'; s opdagen. . En verwerking ingang is nodig om het vertrouwen dat de inventaris van uw vooraf gedefinieerde werk is compleet genoeg om de inhoud ervan te evalueren tegen je nieuwe opties van dingen te doen

Bent u echt doen alsof je baas doesn &'; t heeft de autoriteit om je focus te herverdelen naar een nieuwe en onverwachte prioriteit? Get real. Bent u eerlijk zeggen dat nu de wereld is op schuld voor het herconfigureren van zichzelf om u met dingen die je weren &'; t bewust van twaalf uur geleden? Grip krijgen. En hoe lang kan je eerlijk zeggen dat je comfortabel iets te doen, zonder het controleren van uw voicemail of e-mail zijn?

Het belangrijkste is hoe efficiënt en effectief je weet hoe je nieuwe dingen te verwerken, en hoe functioneel uw systeem voor
het onderhoud en de herziening van de inventaris van de verplichtingen. Dan accepteert u en beheren van de input verwerking als een essentieel onderdeel, je het hele spel vaak genoeg om te weten (in de darm) bekijken hoe de verrassingen en onverwachte werk te evalueren, en je hebt een voldoende functioneel systeem voor het vastleggen en beheren van alle verschillende rivieren en stromen van deze complexe omgeving, om te voelen ten minste OK wat je &'; re niet te doen. Meester sleutel tot het leven.

Hoeveel van die soort werk te doen, wanneer, is de eeuwige dans van de werkdag. U kunt van &'; t echt meer dan één van hen in een tijd, maar je kunt heel snel komen met de verwerking van het werk terwijl u &'; re in de wacht op de telefoon, en wachten op de vergaderingen te beginnen. Er kunnen onderbrekingen die zijn toegestaan ​​die niet functioneel of waardevol zijn, maar het beheer daarvan is gewoon tactisch om uw definitie van je baan. It &'; s een eeuwige uitdaging van de toewijzing van de beperkte middelen (de definitie van “ beheer &";) – it &';. s niet
een inherent probleem

Hoeveel van de dag en de week heb je nodig om te veronderstellen gaat ad hoc en onverwacht te zijn? Hoeveel van de dag echt nodig is voor het opruimen van uw in-baskets, zodat u kunt vertrouwen op je achterstand doesn &'; t heeft landmijnen en ongezien prioriteiten op de loer? Wanneer bent u wijdt kritische executive tijd voor het bijwerken van de inhoud en misschien het verbeteren van uw eigen proces voor het vastleggen, verduidelijken, organiseren en bekijken van uw werk?

Haal uw gewoonten en uw systemen tot vastpakt. En wennen
.