Het beheren van de interne e-mail overbelasting

Wij zenden en tientallen werkgerelateerde e-mails per dag. Berichten – vaak degenen die de interne communicatie – menigte onze inboxen en onze tijd. Maar hoeveel van die inkomende e-mails zijn echt noodzakelijk en belangrijk? Wanneer gaat de hoeveelheid besteed aan het lezen en beantwoorden van collega &'; e-mails worden contra-productief? Deze vragen zijn opgedoken als bedrijven zijn begonnen om nieuwe manieren om de efficiëntie te verbeteren en om hun werknemers te verlichten van de dagelijkse vloed van redundante berichten te verkennen. In deze post zal ik een CEO &' te bespreken; s ingrijpende wijziging van de interne communicatie in zijn gezelschap – plus een paar kleine manieren waarop u e-technieken onder uw eigen collega's kunnen verbeteren.

E-mail is uitgegroeid tot zo'n onmisbaar onderdeel van de interne communicatie, dat het moeilijk voor te stellen volledig verlaten het. Toch is een CEO heeft gedaan alleen dat: vorige maand, Thierry Breton, de CEO van Atos, een IT-dienstverlener, kondigde de implementatie van een bedrijfsbrede interne verbod om te beginnen dit jaar. Dit is geen geringe prestatie, zoals Atos heeft 80.000 werknemers verspreid over 42 landen.

De aankondiging veroorzaakte opschudding, zowel binnen het bedrijf en van de media, maar Breton sterk verdedigde zijn beslissing tijdens een interview met de BBC in december. Hij legde uit dat de gronden voor de interne e-verbod was om van “ verbetering van de kwaliteit van de arbeidsomstandigheden &"; voor alle 80.000 medewerkers, die regelmatig worden overspoeld met e-mails. Een andere zorg was voor de kwaliteit van zijn bedrijf, dat werd besteden “ te veel tijd aan interne e-mails en niet genoeg tijd aan het management &"; Daarnaast zal de externe e-mails nog steeds een primaire vorm van communicatie met klanten zijn.

Wat is dan zijn de alternatieven voor een efficiënte interne communicatie, in het bijzonder binnen een bedrijf waar medewerkers over meerdere continenten en tijdzones? Breton haalde een reeks tools die Atos is begonnen op te nemen en zal doorgaan met de uitvoering van de komende maanden, waarin Breton zelf maakt nu volledig op interne e-mail. De opties omvatten instant messaging, interne sociale netwerken (zoals Yammer, waarover u meer kunt lezen in een eerdere blog post), cloud computing, en micro-bloggen. Onder mijn favoriete opties zijn document sharing sites, die e-mailbijlagen uitgesneden en bieden een online forum waar collega's kunnen opmerkingen plaatsen en vragen over de documenten.

De meeste bedrijven zijn niet klaar om interne e-mails te verwijderen. Zelfs Breton voorspelt het zal 10 tot 15 jaar voordat alle zaken dergelijke methoden vast te stellen. In plaats daarvan, hier zijn een paar suggesties over hoe trim van uw eigen e-mails – en voel je vrij om ze te delen met collega's

-! Begin met een beschrijvende maar toch beknopte onderwerpregel. Als de onderwerpregel staat duidelijk uw doel, het zal u helpen de tekst in het lichaam van de e-mail af te snijden

- Voordat u “. Alle &" Antwoord; of CC anderen op de e-mail, na te gaan of alle ontvangers echt nodig om de e-mail te zien. Het duurt een tijdje om te lezen door middel van lange e-ketens en een inefficiënt gebruik van de tijd als het gesprek is niet om de ontvanger relevante

- Als je op het punt om een ​​antwoord op een e-mail met eenvoudige &ldquo zijn;. Dank, &" ; reflecteren eerste aan wie je het verzenden naar. Sommige mensen waarderen een afsluitende e-mail van dankbaarheid; anderen vinden het onnodig en een verspilling van tijd en ruimte

-. Herlees en e-mails te bewerken voordat je ze sturen. Werk e-mails moet beknopt en to the point te zijn, en elke keer dat je door te lezen u meer woorden te elimineren ontdekken. Dit is vooral belangrijk voor e-mails gestuurd naar een mobiel apparaat.

Als u een paar punten te bespreken, breken uw e-mail in bullet points. Deze organiseert uw gedachten op een duidelijke manier, en de ontvanger zullen waarderen het lezen van een paar bullet points in plaats van lange adem paragrafen
.