Waarom Great Customer Service zo belangrijk is voor een virtuele assistent

Klantenservice is een krachtige differentiator dat een virtuele assistent kan onderscheiden van haar concurrenten. Dit vertaalt zich direct in meer nieuwe klanten, meer werk van bestaande klanten en de mogelijkheid om hogere professionele tarieven in rekening.

En toch voor al haar potentiële voordelen, sommige virtuele assistenten van mening dat alleen al beleefd, professioneel en meegaand is genoeg. Met andere woorden, ze lijken om de klantenservice te verwarren met “ aardig &" ;.

De waarheid is dat een bedrijf kan niet op &ldquo worden geteeld; nice &"; alleen. De meest voorkomende klacht die ik hoor van mensen over hun vroegere virtuele assistent is niet dat ze weren &'; t “ nice &" ;, maar dat ze stoorden &'; t communiceren, stoorden &'; t reageren op oproepen of e-mails en nooit laat de klant weten wat was in de pijplijn zitten of wanneer er misschien problemen.

Dus als je een virtuele assistent en een algemeen aardig persoon, maar hebben een probleem behoud van klanten en het krijgen van vaste klanten en mond-tot-mond verwijzingen, vraag jezelf af of you &';. re maken van een van deze fouten

Als een VA eerste en al het andere tweede

Deze mentaliteit is de luxe alleen medewerkers te hebben. Als je voor iemand werkt, je een goed gedefinieerde job &ndash hebben; een administratief medewerker, een vertegenwoordiger, een editor. Nu dat je eigenaar van een bedrijf, u bent in de eerste plaats een marketeer en een customer service manager.

Niet luisteren naar uw klant

Neem de tijd om elke client &' te begrijpen; s communicatie en werkstijl en voorkeuren. Dit geldt ook voor hoe vaak moet u contact met hen en met welke middelen; Hoe gedetailleerd moet uw rapporten zijn; wat zijn hun procedures voor de behandeling van problemen; zelfs file-naamgeving en het gebruik van de juiste software-versies.

Sommige cliënten vinden het misschien moeilijk om los te laten als het gaat om het delegeren van werk naar een virtuele assistent en zal frequente en gedetailleerde rapporten vooruitgang nodig. Anderen zullen vinden dergelijke updates overbodig en storend. Sommigen zullen ok met alleen e-mails, terwijl anderen meer comfortabel met gewone telefoontjes zal zijn.

Niet beheren client &'; s verwachtingen

Net als hun klanten, virtuele assistenten hebben verschillende mogelijkheden en beperkingen als het gaat om vaardigheden, beschikbaarheid en werkstijlen. Het is absoluut van cruciaal belang voor de klant &' overeen; s verwachtingen voor uw mogelijkheden nog voordat de houder overeenkomst wordt ondertekend.

Bijvoorbeeld, als je geen vroege uren of in het weekend 's morgens te werken, staat duidelijk. Als er uren als je &'; re offline of niet in staat om de telefoon te beantwoorden, laat klanten weten. Als u zal worden van uw kantoor voor een periode van tijd, moet u uw klantenbestand te voorzien van een mobiele telefoon nummer waar ze u kunnen bereiken in geval van nood.

Wees glashelder over de lengte van de tijd zal het u om te reageren op de klant &'; s berichten

Wees upfront en eerlijk over je vaardigheden en ervaring.. Klanten zijn niet proefkonijnen. Nemen aan projecten die vaardigheden die je don &' vereist; t hebben of waarvoor je alleen theoretische kennis is een gegarandeerde manier om een ​​klant te verliezen en beginnen met de gladde proces van het verdienen van een slechte online reputatie. U kunt ervan verzekerd zijn dat uw naam in gesprek met de volgende VA of een online vriend of collega zal komen. En niet op een goede manier!

Niet draaien van potentiële klanten

De afwijzing van klanten doesn &'; t lijkt een goed idee, vooral als een prospect is een goede pasvorm voor uw vaardigheden en werkstijl. Toch te veel klanten of te veel projecten betekent dat uw inspanningen zijn verspreid te dun. Afgezien van het probleem van de kwaliteit, waarbij op meer werk dan je aankan zal een grote negatieve invloed op uw klantenservice inspanningen.

Je hebt een paar keuzes in deze situatie. U kunt een onderaannemer VA inhuren om u te helpen met een aantal van uw projecten, waardoor het begin van het proces van het bouwen en het kweken van je eigen praktijk in een multi-va bedrijf, of u kunt de client verwijzen naar een ander virtueel assistentie bedrijf dat u kent en trust

negeren client &';. s behoefte aan transparantie

Transparantie is een populair woord tegenwoordig. Maar alles wat het werkelijk betekent is gewoon laten zien uw klanten wat het is dat je voor hen doen. Dit geldt ook voor het verhuren van uw klanten zien work-in-progress alsmede instrumenten en procedures die u gebruikt bij het werken aan hun taken.

Er zijn tal van mogelijkheden die net zulke informatie-uitwisseling mogelijk te maken. Het kan iets eenvoudigs als het delen van documenten via Google Docs of zo gedetailleerd als het creëren van een klantspecifieke wiki om alle documenten vast te houden, links naar bronnen en standaard operationele procedures. We gebruiken en raden ClientSpot waarmee ons team om samen te werken met de klant aan projecten, bestanden delen, en bijhouden van opdrachten en deadlines

Niet omgaan met problemen en het negeren van calamiteiten

It &';. S ok om fouten te maken. De meeste ondernemers begrijpen dat af en toe fouten zijn onvermijdelijk. Waar het om gaat is de manier waarop je omgaat met de fouten en noodsituaties. Correct behandeld, kan zelfs een grote fout om te zetten in een kans om client &' te bouwen; s vertrouwen en loyaliteit.

Wanneer u een fout maakt of het gezicht van een noodsituatie, laat de klant weten meteen. Verontschuldigen en eigen tot wat u &'; verkeerd gedaan heb. Gooi dan al uw middelen in het maken van dingen recht. En als het &';. Is allemaal over, excuses opnieuw en laat de klant weten hoe u van plan om soortgelijke problemen in de toekomst te voorkomen

Niet belonen van uw klanten

Soms bedrijf eigenaren krijgen het zo druk de opvolging van de leads en het achtervolgen van potentiële klanten dat ze vergeten over hun bestaande. Ga verder dan dank u notities en het seizoen &'; s wenskaarten. Terwijl ik ben geen fan van het aanbieden van kortingen voor uw harde werk, ik aanraden om een ​​beetje iets extra of “ zo nu en dan lagniappe voor een klant als een geschenk. Wat is lagniappe

Iets onverwachts
&ndash?; het extra voordeel of geschenk moet een verrassing zijn. Het is een “ bakkers dozijn &" ;, iets gegooid in voor een goede maatregel die verrast en verrukt de ontvanger

Relevante Restaurant – het item of voordeel moeten zijn van waarde voor de ontvanger. Heeft uw klant ooit een Squidoo pagina gebouwd voor hun bedrijf hadden? Neem een ​​uur en zet een samen als een geschenk

Authenticiteit Restaurant – het is meer over “ hoe &"; het wordt gegeven, in tegenstelling tot van “ wat &"; is gegeven. De kleine geschenk of lagniappe communiceert dat u de zorg over uw klant en dat je hun relatie met u te waarderen.

Het plegen van een van deze klantenservice fouten zal vertragen uw virtuele assistent zakelijke groei niet zal worden in een positie te vragen, of verwijzingen ontvangen. Het plegen van een aantal is een snelle vorm van zakelijke zelfmoord.

Uw vermogen en de bereidheid om oprechte &ldquo verstrekken; toegevoegde waarde &"; zal je onderscheiden van uw concurrenten, cultiveren uw niche en uw professionele reputatie te ontwikkelen. Uw tevreden en tevreden klanten zullen meer dan blij om uw diensten te verwijzen naar hun invloedssfeer zijn.

** U hebt toestemming om herdruk in uw publicatie of op uw website /blog elke artikelen van Denise Griffitts vinden op deze Website zolang Denise Griffitt naam en contactgegevens opgenomen. Denise Griffitts, Virtual Assistance Industry Expert, e-mail: info op virtualassistantindustry.com, Website: http://virtualassistantindustry.com, Telefoon:.. 1-888-719-6711