De 48/24: Een hulpmiddel voor Verantwoording Meeting Succes

Een van mijn executive coaching klanten met succes ingesteld regelmatig geplande verantwoording vergaderingen, maar had moeite om bij te houden van alle details die hij met zijn teamleden besproken te houden.

Dat is toen ik hem voorgesteld aan het verantwoordingsorgaan Meeting Binder - een bindmiddel (of gedeelte van een bindmiddel) dat u in een handige plek om alles van een persoon functiebeschrijving op te slaan naar een lijst van acties die persoon heeft begaan te nemen. U hebben elk een exemplaar van dit bindmiddel.

Dus nu had hij een plek om al deze gegevens op te slaan, maar er was nog een ontbrekend stuk. Hoe kon hij effectief de resultaten van de bijeenkomst te volgen en blijf stroom van de ene vergadering naar de volgende

De 48

Hier is wat je doet: Binnen 48 uur na de verantwoording vergadering, uw directe rapport sturen u een e-mail samenvatting van wat je besproken. Als de persoon goed nota genomen tijdens het gesprek, zou deze werkwijze niet meer dan ongeveer vijf minuten. (Degenen die genieten van het schrijven van memo's kunnen ervoor kiezen om langer duren!)

De lengte van de e-mail is niet van belang. Het is de daad van het schrijven en op te sturen naar u, de leider, die verantwoording neemt. Of het nu in lange paragrafen of korte bullet-points, zal de 48 e onder deze items:

1. Afspelen:

-wat werd besproken en besloten, met inbegrip van korte termijn doelen, de lange termijn plannen en prioriteiten

-Een inzichten, doorbraken en oplossingen die werden ontdekt

opmerkend de moeite waard -Anything anders

2. Speel vooruit:

Wat de werknemer te bereiken tussen nu en de volgende verantwoording vergadering

-Specifieke actieplannen: wat, hoe en wanneer

3. Vragen:

-Alle vragen die zijn gerezen in de vergadering, maar onbeantwoord

-Extra vragen of opmerkingen die kunnen zijn ontstaan ​​na de verantwoording vergadering

4. "Parking Lot":

-Items om te gaan met op een toekomstige datum

Deze aanpak heeft een multi-level voordeel: Tijdens de vergadering, de persoon die wordt gecoacht besteedt extra aandacht aan wat ze 're zeggen, zodat hij of zij kan samenvatten. Het maken van een mondelinge toezegging is een niveau van verantwoordelijkheid.

In de tweede plaats, dat de persoon maakt aantekeningen, zodat ze in staat om nauwkeurig te vatten wat er gebeurd is, verder stollen van de gegevens en het maken van een ander niveau van betrokkenheid zal zijn. De eenvoudige handeling van het schrijven van dingen naar beneden helpt houden mensen verantwoordelijk.

Tenslotte, de handeling van het verzenden van die recap aan u, de leider, is een derde niveau van betrokkenheid en versterkt de verantwoording om de geplande acties uit te voeren.

Zodra iemand alle drie stappen heeft voltooid, het is bijna onmogelijk voor hem of haar om te zeggen, "Oeps, ik ben vergeten." Of: "Oeps, ik heb je niet begrijpt."

De 24

24 uur voor de volgende geplande vergadering, vragen dat de persoon die je e-mail een agenda voor de komende vergadering. Het 24 rapport bestaat uit twee primaire onderdelen:

1. Afspelen:

-Wat werd bereikt sinds de laatste sessie, en wat niet werd bereikt

-Als projecten werden uitgesteld, wat waren enkele van de blokken of uitdagingen? (Dit gaat niet over het maken van excuses, het is een stap in de richting van het blootleggen van problemen en het bespreken van de volgende stappen in de komende vergadering.)

2. Speel vooruit:

Wat zou de persoon graag over praten in de komende verantwoording vergadering

Waar is de persoon vast te zitten? Op welke gebieden heeft hij of zij hulp nodig? Welke uitdagingen en kansen zijn nu beschikbaar?

Wanneer je begint de ontmoeting met uw mensen op een regelmatige basis, zal het hele team ervaren verhoogde activiteit, productiviteit, efficiëntie en het moreel. Wanneer u regelmatig geplande bijeenkomsten accountability "gewoon de manier waarop we dingen doen hier in de buurt, 'accountability is het resultaat.

Terwijl de meeste van mijn klanten gebruik maken van de 48/24-systeem, het is niet essentieel. Het is een keuze elke CEO, leider of managing partner kan maken, samen met zijn of haar teamleden. Maar na 17 jaar, kan ik u ondubbelzinnig zeggen dat degenen die de tijd nemen om deze techniek te gebruiken ontlenen meer profiteren van hun verantwoordelijkheid bijeenkomsten, en hebben meer kans om hun gewenste doelen sneller en minder pijnlijk te bereiken. Ze realiseren zich minder stress, meer tijd en een betere bottom line
.