Te ontmoeten of niet te ontmoeten ... Wat zijn de vragen?

Vergaderingen kunnen een totale verspilling van tijd of een krachtige en productieve communicatie-tool die problemen op te lossen, het stimuleren van ideeën, teamgeest te bevorderen en het genereren van actie. De resultaten liggen volledig in hoe ze worden uitgevoerd. Georganiseerd en goed beheerde vergaderingen zal onvermijdelijk produceren effectieve resultaten. Overwegende dat, vergaderingen die slecht worden beheerd gebrek doel en focus zijn een totale verspilling van een organisatie &'; s tijd en geld

Uit mijn observaties werken met honderden verschillende bedrijven, heb ik gemerkt dat mensen lijken meer te ontmoeten. , genietend van het minder en gefrustreerd dat ze zo weinig tijd om hun &ldquo krijgen; real &"; werk gedaan. Ze praten over de vergaderingen als een “. Noodzakelijk kwaad &"; Onderzoek uitgevoerd door de Annenberg School of Communications aan de UCLA en de Universiteit van Minnesota &'; s Training & Development Research Center blijkt dat managers besteden gemiddeld 40-50% van hun werktijd in de vergaderingen. De studies wijzen er ook op dat maar liefst 50% van de zitting van de tijd is onproductief en dat tot 25% wordt besteed aan het bespreken van irrelevante zaken.

Ik heb zeker had meer dan mijn eerlijk aandeel van het goede, het slechte en de lelijke vergaderingen, zowel als een betaalde werknemer en als vrijwilliger. Ik heb ook ervaren de heerlijk gevoel van voldoening uit productieve sessies, evenals de frustratie en woede van ineffectieve sessies. Ik denk dat de sleutel tot succes ligt niet alleen bij de voorbereiding en organisatie, maar ook de wijze waarop de vergadering wordt beheerd. Wanneer ego en macht opzij kan worden gezet, is het zo veel makkelijker om te gaan met de taak bij de hand

Dit alles smeekt om de vraag te stellen, “. Zijn vergaderingen echt nodig &"?; Nou, soms zijn ze en soms aren zij &'; t. Wijsheid is weten het verschil en volledig begrijpen van deze primaire vraag.

Zijn Vergaderingen echt nodig?

Inherent als onderdeel van onze samenleving is de noodzaak om samen te komen met anderen om informatie te delen, beslissingen te nemen, plan, te bespreken, praten over dingen, betogen, vraag, strijken verschillen, aantekeningen te vergelijken, roddels, en nog veel meer. Gezinnen, scholen, verenigingen, bedrijven en overheden bestaan ​​uit groepen van mannen, vrouwen en kinderen allemaal bij elkaar komen voor een specifiek doel. Dit alles betekent dat de bijeenkomst is een natuurlijke functie van ons bestaan.

Als mensen moeten we de verbinding met anderen om te overleven. Zeer weinig mensen ervoor gekozen om een ​​kluizenaar te zijn en zich afzonderen van anderen. Hoewel, ik ben er zeker van, net als ik, velen van jullie dit lezen misschien fantaseerde over het feit dat alleen op een onbewoond eiland, ver weg van de beproevingen van het dagelijks leven. We moeten ook naar behoren, communiceren en delen een gemeenschappelijk doel met gelijkgestemde individuen.

De realiteit is dat alleen om dingen te doen voor langere tijd is contraproductief. Het is pas wanneer we samenwerken met anderen en onze middelen dat de dingen gedaan te krijgen op een meer efficiënte en effectieve manier.

Vergaderingen worden steeds nog meer nodig voor mensen en' s de overleving met de overvloed aan ondernemers die vanuit huis-gebaseerde bedrijven, werknemers telewerken of werken eindeloze uren in de voorkant van computerschermen. De behoefte aan menselijke interactie is van cruciaal belang. Heb niet aan het feit dat de vergaderingen ook minimaliseren of veel van die populaire tijdrovende activiteiten zoals telefoon tag, onnodige e-mails, of volumes van papier te elimineren te noemen.

Maar, als we rekening houden met de talloze vergaderingen die elk jaar plaatsvinden, zijn er vele, u weet net zo goed als ik, die nooit had moeten plaatsvinden. Nu is de $ 64.000 vraag is “? Wanneer een vergadering te houden (en wanneer niet)

Thirteen Redenen om een ​​vergadering te houden

Beslissen om een ​​vergadering te houden moet een serieuze overweging zijn, aangezien er? zijn zo veel kosten, directe en indirecte – people &'; s tijd en productiviteit, bijvoorbeeld. Dus, het eerste ding is voor de persoon wil om de vergadering te bepalen hoe noodzakelijk het is om te voldoen aan te houden. Hier is een lijst van de dertien belangrijkste redenen waarom mensen nodig hebben om te voldoen:

· Om te communiceren of vraag vitale informatie Restaurant · Wanneer u een groep consensus nodig
· Om te reageren op vragen of opmerkingen
· Wanneer u een beslissing of een evaluatie van een kwestie moet
· Wanneer u aanvaarding of ondersteuning van een idee moet
· Om een ​​idee, product of dienst te verkopen Restaurant · Om ideeën te brainstormen Restaurant · Om een ​​probleem, conflict of verschil van mening op te lossen Restaurant · Om een ​​gevoel van teamgeest genereren Restaurant · Om de opleiding of verduidelijking van een project bieden
· Percepties of de houding te veranderen Restaurant · Geruststelling te geven over een onderwerp of situatie
· Om een ​​bewustzijn of interesse in een idee, situatie of project te maken.

Thirteen Redenen Niet om een ​​vergadering te houden?

Vergaderingen kunnen gemakkelijk worden verslavend, dus voordat je een andere vergadering in het belang van plannen het, controleren om ervoor te zorgen dat je niet voldoet aan om de verkeerde redenen. Hier zijn dertien redenen niet naar een bijeenkomst te houden:

· Wanneer u aan het belang van de vergadering – hetzelfde moment, op dezelfde plaats, elke week
· Wanneer iemand &'; s ego in de weg en ze willen belangrijke en in controle kijk
· Als de informatie op een andere manier kan worden gecommuniceerd Restaurant · Wanneer sleutelfiguren niet beschikbaar Restaurant · Wanneer de deelnemers don &'; t heeft tijd voor te bereiden Restaurant · Wanneer uw beslissing wordt genomen en u don &'; t wil elke ingang Restaurant · Wanneer uw beslissing is controversieel en zal waarschijnlijk de weerstand te creëren Restaurant · Als de kosten hoger zijn dan de baten Restaurant · Wanneer andere kwesties vervagen de beslissing bij de hand
· Wanneer het onderwerp is vertrouwelijk Restaurant · Als er niets zou worden gewonnen of verloren door het niet hebben van een vergadering
· Als je niets anders te doen en je wilt kijken druk Restaurant · Wanneer u een excuus om eruit te komen van het kantoor

Acht Common Meeting Substitutes

Als u na zorgvuldige afweging u besluit dat uw vergadering isn &';. T nodig is, hoe anders kun je je gedachten te communiceren, ideeën of suggesties? Afgezien van telepathie en postduif, hier zijn acht gemeenschappelijke vergadering vervangers:

· Schik een telefonische conference call Restaurant · Schrijf een memo (niet langer dan een pagina) Restaurant · Schrijf een kort verslag
· Fax uw gegevens Restaurant · E-mail uw gegevens Restaurant · Plaats de informatie over uw bedrijf en' s intranet Restaurant · Schik een reeks van één-op-één gesprekken
· Doe ontbijt, lunch of diner, vooral als je wilt naar de andere persoon beter te leren kennen.

Wat maakt een effectieve Meeting?

Zoals ik al eerder vermeld, voldoen omwille van de bijeenkomst is een verspilling van tijd en waarschijnlijk totaal ineffectief zijn. Naast de planning en voorbereiding van elke vergadering, een belangrijk aspect van wat een bijeenkomst effectieve, zal afhangen van de perceptie van de deelnemers.

Een persoon &'; s perceptie is hun realiteit, wat betekent dat hoe goed de voorzitter denkt over de bijeenkomst, isn &'; t se hoe de deelnemers voelen. In feite, kunnen sommige adviezen goed gevormd enkele dagen of weken later, met name in het geval van de maatregelen die zijn genomen of niet genomen, als gevolg van de besluiten die op de vergadering

Met dit in gedachten laat &'; s ingaan op enkele van de positieve gevoelens die mensen ervaren dat hulp label een vergadering als effectief. Hier zijn tien gemeenschappelijke ruimtes:

1. Wanneer de deelnemers kunnen delen en deel te nemen openlijk.
2. Wanneer maffe /creatieve ideeën worden gegeven zendtijd.
3. Wanneer de deelnemers zijn een integraal onderdeel van het besluitvormingsproces.
4. Wanneer de deelnemers een goed gevoel over overeengekomen beslissingen.
5. Wanneer besluiten zijn van hoge kwaliteit en zal een project.
6 bevorderen. Wanneer de deelnemers zien acties als gevolg van beslissingen op.
7 overeengekomen. Wanneer de vergadering begint en eindigt op tijd.
8. Wanneer alle agendapunten worden behandeld.
9. Als er geen één deelnemer mag domineren.
10. . Wanneer de deelnemers zich verenigd als een groep

Wat maakt een ineffectieve Meeting

Sinds we &';? Ve de tijd genomen om een ​​lijst van de positieve aspecten, it &'; s enkel recht om het plaatje compleet en kijk naar een aantal van de negatieve percepties en meningen. Hier zijn tien gemeenschappelijke ruimtes:

1. Wanneer een vergadering wordt genoemd omdat het &'; s al een tijdje sinds de vorige vergadering Pagina 2.. Wanneer een vergadering wordt om erachter te komen welke projecten de mensen mee bezig zijn.
3. Wanneer een vergadering neemt meer tijd dan nodig is.
4. Wanneer een deelnemer mag de gehele vergadering domineren.
5. Wanneer de vergadering is een one-way dialoog.
6. Wanneer er geen voltooiing en items besproken worden overgelaten opknoping geen actieplan.
7. Wanneer de vergadering facilitator laat discussie hak op de tak in de niet-verwante onderwerpen.
8. Wanneer maffe /creatieve ideeën worden ontslagen zonder een tweede gedachte.
9. Wanneer de vergadering bevat discussiepunten die aren &';. Aan de aanwezigen
10 relevant t. Wanneer veel mensen wonen en de effectiviteit groep vermindert
.