10 tips voor het maken en uitvoeren van effectief vergaderen

Hoe vaak heb je nagedacht over gehoord of gezegd &hellip ;. Oh nee niet nog een meeting! ... Of … wat en' s deze vergadering voor, het is zeker een andere tijd waster zijn!

Hier zijn een aantal praktische suggesties over hoe om te creëren en uitvoeren van effectieve formele vergaderingen die niet werken en kan helpen bij het veranderen van de mensen houding ten opzichte van vergaderingen, en vooral hun gedrag als ze wonen.

1. Vergaderingen plannen ruim van tevoren waar mogelijk ten minste een week vooruit en op het moment van de dag dat het beste past bij alle betrokkenen.

2. De vergaderingen worden best gepland op momenten dat de betrokkenen zijn het meest alert en productief, dus is het verstandig om eens te worden over wat is de beste tijd om al die zullen worden betrokken om positieve resultaten te maximaliseren passen, indien de overeenkomst is moeilijk te bereiken de beste tijden zijn traditioneel tussen de uren van 08:30 en 11:30

3. De voorzitter moet ervoor zorgen dat er een agenda die circuleren drie dagen voor de vergadering, moet deze ook die bij te wonen, wat moet worden besproken en de informatie die nodig is om te worden geleverd of vervaardigd voor de vergadering.

4. Tijdens de bijeenkomst vasthouden aan de agenda en toegewezen tijd, echter, als u klaar bent met de agendapunten vroege don &'; t uitbreiding van de lengte van de vergadering - geef iedereen een vroeg teken om hen terug naar andere belangrijke taken krijgen
.

5. De voorzitter moet de schriftelijke notulen van binnen vierentwintig uur van de vergadering de vergadering circuleren, duidelijk merken wie verantwoordelijk is voor de afgesproken actie stappen en het tijdschema voor de voltooiing van deze actie stappen, plus details en de timing van de volgende vergadering, als dit vereist.

6. In een zakelijke bijeenkomst, moet de voorzitter van tevoren inschatten van de kosten van het uitvoeren van de vergadering, dat wil zeggen: de lonen en op kosten van alle betrokkenen zijn de vergadering. Een 'wat deze bijeenkomst kost ons' verklaring moet worden opgenomen op de top van de agenda, zoals: 'onze mensen kosten voor deze bijeenkomst een uur zijn $ 1.750,00'. Even een figuur moet worden opgenomen aangeeft wat een positieve uitkomst van de bijeenkomst zal genereren voor de zakelijke inkomsten bv. 'Secure een extra $ 50.000 in nieuwe business'

7. Onder meer in de vergadering alleen die mensen die behoefte hebben om te wonen en die een waardevolle bijdrage kunnen leveren, omdat dit bespaart kostbare tijd van de mensen die gewoon behoefte aan een kopie van de notulen en de resultaten moeten in het oog worden gehouden update over wat er gebeurt.

8. Start en finish vergaderingen op tijd, los van iedereen die in opkomst.

9. Neem 5-10 minuten stretch pauze elk uur voor vergaderingen die langer dan een uur te gaan, maar ervoor te zorgen dat mensen niet weg voor de vergaderplaats afdwalen of worden in beslag genomen door het nemen en beantwoorden telefoon berichten.

10. Alle aanwezigen op de vergadering moeten hun agenda, laptop of een uitdraai van het wekelijks /maandelijks schema hebben, zodat zij de nodige actie stappen en de data voor wat ze hebben om actie te ondernemen na de vergadering kunnen diarise.

De aangestelde voorzitter is verantwoordelijk voor:

• Het gedrag van de vergadering en de betrokkenen
• Houden aan
&bull te plannen; Voorbereiding van de notulen en overeengekomen follow-up van actiepunten

Plus - Het is een goed idee om de rol van de voorzitter om de paar vergaderingen te draaien, want dit geeft iedereen waardevolle ervaring op het runnen van een vergadering, evenals kopen in waarde van de effectieve vergadering proces

Enkele belangrijke punten over het verloop van de vergadering

• Deelname is essentieel, zowel in persoon en in het achterhoofd

• Begin elke ontmoeting met een snelle ronde tafel feedback over individuele successen voor de week of de periode sinds de laatste bijeenkomst, dit geeft de vergadering een positieve start en krijgt iedereen na te denken over goede resultaten

• Vermijd persoonlijke commentaren en aanvallen

• Respecteer altijd elkaars ideeën en meningen

• Als u denkt dat het, zeg het - maar met je geest in rijden, in plaats van neutraal

• Slechts één gesprek tegelijk

• We zijn geboren met twee oren en één mond - luister twee keer zoveel als we spreken, op die manier de vergaderingen zal twee keer zo snel te gaan

• Aan het eind van de vergadering toe ongeveer vijf minuten rustig de tijd voor iedereen om te documenteren en het plan van de actie stappen die zij moeten nemen na de vergadering

• Erkennen en vieren elk succes, evenals de leerervaringen van een mislukking

• Richten alle aandacht op het doel van de bijeenkomst en de gewenste eindresultaten en uitkomsten

• Onthoud altijd dat lachen is de kanarie in de koolmijn van de handel, dus houd evenwicht in de vergadering - alle zakelijke activiteiten is bedoeld om te belonen, leuk en plezierig

Tot slot hier is een idee dat echt werkt in de juiste! omstandigheden

Bespaar kostbare tijd door het uitvoeren van Stand Up Vergaderingen

Regelmatige bijeenkomsten met uw team en zakenpartners kan worden uitgevoerd in maximaal de helft van de normale tijd, als iedereen zich tijdens de vergadering.

Voorafgaand aan de vergadering gewoon verwijder alle stoelen uit uw vergaderruimte en hebben iedereen opstaan ​​rond de boardroom tafel en kijken hoeveel sneller uw vergaderingen zal gaan. Deze aanpak is bij uitstek geschikt voor dagelijkse of wekelijkse bijeenkomsten team dat normaal zou moeten worden afgewerkt in 15 tot 20 minuten, maar slepen vaak ver buiten de toegestane tijd

Geschreven door Keith Klaar
.