Getting mail Under Control

Het beheren van de stroom van e-mailberichten die de meesten van ons nodig om te communiceren met op een dagelijkse basis is een groeiende uitdaging
Niemand &';. s volume afneemt. Dat “ beest is uit de schuur, &"; en we &';! re niet van plan om in staat zijn om het terug te duwen
Dus, het krijgen van grip op het met een goede systematische aanpak is van cruciaal belang voor een verblijf gezond

Als u in de kleine minderheid van. mensen die momenteel in staat zijn om minder dan een scherm vol met e-mail het grootste deel van de tijd (omdat je het volume laag is en /of je ze snel en consequent te verwerken), uw systeem is waarschijnlijk prima zoals het is te handhaven. Als u regelmatig veel meer dan dat die in uw e-mail in-box, je &' (honderden, duizenden?); Re gevaarlijk om stress en gevoelloosheid ten opzichte van uw digitale communicatie wereld onderwerp

Door de omvang van de discrete. berichten en de snelheid waarmee ze worden weergegeven, e-mail lijkt een unieke demon, hotels met een eigen leven. In wezen echter, e-mail is niet anders dan een desktop in-lade of een antwoordapparaat – it &'; s gewoon een collectebus voor binnenkomende communicatie en informatie die moet worden beoordeeld, verwerkt en georganiseerd naargelang het geval. En het controleren van e-mail betreft het dezelfde uitdaging als het beheren van uw fysieke in-tray – vaak te veel dingen die we don &'; t heeft de tijd of de neiging om te verwerken en te organiseren zoals het komt in Dus wordt het gemakkelijk een moeras van “. Opgevoerd &"; of “ in afwachting &"; items – keek op, misschien zelfs te lezen, maar niet besloten over of daadwerkelijk georganiseerd (ik heb maar liefst 7.000 e-mails nog steeds etterende in een client &' ontdekt; s in-tray).

De Big Challenge

Als e-mail is gewoon een in-box, het moet regelmatig worden geleegd maximaal functioneel te zijn. “ Empty &"; betekent niet dat het beëindigen van al het werk ingebed in uw e-mail – betekent het nemen van beslissingen over wat elk een van de middelen en de organisatie dienovereenkomstig. Dezelfde procedures van toepassing op alle in-box – of het &'; s de lade op uw bureau of uw antwoordapparaat. Ze moeten verwerken stations, niet opslag afvalbakken. Omdat het volume van de computer veel groter is dan een audio- of papieren &ldquo, in, &"; krijgt echter tot nul lijkt bijzonder ontmoedigend. Maar er is geen licht aan het eind van de tunnel als je alleen bent laat de dingen opstapelen daar. Het kost minder inspanning om elke dag of twee van nul starten in uw in-box dan nu het geval te handhaven “ amorf blobs &"; opgebouwde en ongeorganiseerde “ stuff &"; dat moet voortdurend worden herlezen en opnieuw geëvalueerd voor wat ze betekenen.

De grondbeginselen

We hebben gezien honderden unieke manieren waarop mensen zijn gekomen met hun e-mail te beheren, en veel werk prima – zolang er niets verloren gaat, de inventaris niet blijven toenemen, en iemand kan gemakkelijk zien de e-mails die ze nodig hebben om actie te ondernemen op. Hier zijn een aantal fundamentele procedures die vaak werken voor iedereen:

Gebruik de DELETE
Het gemak waarmee we de dingen prullenbak van onze fysieke post doesn &'; t lijken te vertalen naar de computer voor veel! mensen – misschien omdat emails don &'; t nemen veel fysieke ruimte en ze zijn zo gemakkelijk ergens dat &' geparkeerd; s niet direct in ons gezicht. Ze &'; re toegang tot psychische ruimte, echter, en het verwijderen van alles wat we don &'; t echt nodig, zoals we tegenkomen, is het cruciaal om het beheer van de overstroming. Als je twijfelt, gooi het eruit. Als u &'; ve laat emails opstapelen, zuivering is het eerste ding om te doen. Soms is het makkelijker om het huis schoon te maken door te klikken op de “ Vanaf &"; knop die hen zal sorteren op de bron –.! kunt u vaak meerdere dumpen in een tijd die manier

Bestand Heb Gebruik een eenvoudige opslagsysteem voor spullen die je wilt als archieven te houden en te ondersteunen informatie . Als u &'; re een “ in geval van twijfel, keep it &"; persoon, dat &'; s prima, maar don &'; t hebben verstopt raakt je in-lade. Verwijs mappen in uw browser bar en bestand dat soort e-mails daar. It &'; sa stuk gemakkelijker om spoor van hen te verliezen onder de 500 of 1000 in uw in-box dan in een map die u kunt noemen. En uw Search functie kan gemakkelijk vinden bijna alles met een sleutel woord. Vermijd het gebruik van geneste mappen die je moet klikken openen om het bestand te vinden. Een eenvoudige-alpha gesorteerde lijst – op onderwerp, thema of persoon – is meestal voldoende en gemakkelijker te behandelen op de vlucht. Zuiveren hen wanneer je weinig ramen van de tijd met niets beters te doen

Vul het < 2 minuten zijn!
De beruchte 2-minuten-regel is cruciaal voor e-mail management. Alles wat je kunt omgaan met in minder dan 2 minuten, als u &'; re ooit gaat om het helemaal te doen, moet de eerste keer dat je het ziet gebeuren. Het duurt langer om het te lezen, sluiten, openen, en lees het weer dan het zou om het af de eerste keer dat het verschijnt. In een zware e-mailomgeving, zou het niet ongebruikelijk zijn om ten minste een derde van hen vereisen minder dan 2 minuten te verzenden.

Organiseer e-mails die actie vereisen en follow-up!
Indien you &'; ve verwijderd, ingediend, en afgewerkt uw < 2 minuten e-mails, je &'; re nog slechts twee soorten: (1) die meer dan 2 minuten nodig hebben om te gaan met en (2) degenen die iets vertegenwoordigt u &'; re wachten op anderen. Een eenvoudige en snelle manier om controle te krijgen is om twee mappen in uw browser bar &ndash maken; “ Actie &"; en “ Het wachten op &"; en het dossier dienovereenkomstig. Deze mappen moeten visueel te onderscheiden van uw referentie mappen en moet aan de top van de map lijst, die kan worden bereikt door ze alle doppen met een prefix leestekens, zoals het @ -symbool of een koppelteken (indien deze mappen zal sorteren naar de top zitten .)

Als u &'; ve verwijderd, ingediend, afgewerkt, of naargelang uw e-mails in actie herinneren mappen, je &'; re achter met een leeg in de lade. Nu, op zijn minst, zal het veel gemakkelijker zijn te herzien en een volledige inventaris van uw werk bij de hand te evalueren; en je &'; ll &' vinden; sa stuk makkelijker om zich te concentreren – op e-mail of op iets anders

De lopende Challenge

U moet consequent herzien actiegerichte e-mails.. Zodra u uw in-lade te krijgen tot nul, zal het voelen fantastisch. Maar je kunt van &'; t negeren de partij van ACTION-mails u &'; ve organiseerde. Het probleem met computers als herinnering hulpmiddelen is de out-of-sight-out ofmind syndroom. Als u &'; re ze niet regelmatig genoeg herzien, zullen ze beginnen te knagen op je psyche, het creëren van nog meer vermijden en slechte gevoelens. Mensen vertrekken e-mails in hun in-lade om te beginnen om dezelfde reden dat ze stapelen dingen op hun bureau, denken, “ Als het &'; s voor me, ik won &';. T verliest of vergeet het &"; Natuurlijk is dat schijnbaar praktische gewoonte van visuele cuing ondermijnd door het volume en de dubbelzinnigheid van wat en' s in de palen. Ze creëren een doof gevoel in plaats van duidelijkheid. It &'; s veel gemakkelijker om uw werk met actiegerichte e-mails georganiseerd op één plek te beoordelen. Maar het vereist de goede gewoonte van het controleren op hen regelmatig te voelen ok over wat je &'; re niet te doen met hen op het moment

Dit alles kost tijd en mentale energie.. Doen alsof dat je e-mail onder controle te krijgen zonder te wijden over de nodige personele middelen om dit te doen leidt tot frustratie en stress. Deze best practices helpen om het proces zo efficiënt mogelijk, maar de vrijheid die afkomstig is van het hebben van hen onder controle is nog steeds niet vrij. Net als mensen hebben geleerd om reistijd als contributie ze betalen om te wonen en te werken waar zij &' te nemen;. D liever, moeten ze de tijd en energie te integreren om te gaan met e-mail in hun leven en werk stijl

Aangepaste Approaches

Als personal management software is blijven evolueren, zowel in de standaard desktop, evenals de ontelbare creatieve kleine toepassingen en add-ins, de mogelijkheden voor variaties in hoe e-mail in overvloed te beheren. Ze kunnen worden gecodeerd, gekleurd en automatisch gearchiveerd. Ze kunnen worden gesorteerd op geprioriteerde afzenders. Ze kunnen worden uitgesteld voor het ophalen op latere tijdstippen. Ze kunnen worden overgedragen en versmolten tot taak en to-do-management functies in andere delen van de software.

Als u het opzetten en beginnen te wennen aan een eenvoudige folder voor actiegerichte e-mails, misschien vind je enkele gespecialiseerde subcategorieën nuttig. “ lezen /Review &"; kan een map voor FYI-type e-mails (hoewel gedrukte versies van de lange degenen zijn gemakkelijker te beheren dan op het scherm). “ om Print &"; kan handig zijn als u niet in een printer regelmatig. Sommige mensen vinden dat de tijd neemt om het onderwerp lijnen van hun eigen opgeslagen e-mails bewerken om de specifieke maatregelen die zij moeten nemen reflecteren nuttig is.

Best Practices

Maar maakt niet uit hoe je het tweaken of hoe cool de unieke eigenschappen en goede trucs zijn die je zou kunnen verkennen en zelfs te integreren zo consistent functies in uw persoonlijke systeem, moet de basisprincipes van goede workflow management worden gevolgd om te ontspannen controle van het beest te bevorderen:

Keep bruikbare en nonactionable e-mails in afzonderlijke plaatsen
It &';. is te complex en belastend voor je hersenen voortdurend opnieuw moeten sorteren het elke keer dat het kijkt naar het. Een systeem werkt veel beter dan je psyche voor. Emails ingediend referentie mappen die nog dingen te vertegenwoordigen te doen produceren angst; en e-mail in de in-lade die alleen nodig is voor opvraagbaar informatie zal beslaan je focus. Omdat de meeste mensen don &'; t heeft een goede actie-reminder systeem per se, zijn ze proberen om hun referentie-mappen van een systeem voor het herinneren wat te doen, en die nooit echt werkt. Als referentie en actie herinneringen zijn aparte dingen, is het mogelijk veel meer vrijheid en gemak met het houden van zoveel referentiemateriaal als je wilt. Het wordt gewoon een bibliotheek

Keep it clean
Residu lijkt zichzelf te genereren, maar het doesn &';.. T zelfvernietiging! Wissen wat je kunt om te beginnen, en zuiveren je referentiebestanden regelmatig, als dingen uit de datum en verliezen hun waarde voor u.

Hou ze beoordeeld.
Zoals bij elke actie-reminder systeem, als u don &'; t herzien en evalueren, de herinneringen van de acties die je zou moeten nemen, je geest zal terug te nemen van de baan; en het doesn &'; t doen dat werk heel goed. U &'; ll dan vermijd te kijken naar uw systeem en niet echt iets vertrouw je &'; re doen vanwege de verborgen afspraken met jezelf je &';.. Ve verwaarloosd te heronderhandelen

Wees goed in het toetsenbord
We zou nalatig in je niet herinneren aan een van de belangrijkste factoren in de e-mail management &ndash zijn, hoe snel je typt en hoe gemakkelijk u met sneltoetsen en codes. Niet alleen slecht typen snelheid inefficiënt, creëert een weerstand om met email dat de beste bedoelingen ondermijnt bovenop te komen. Als u &';. Re niet tot minstens 50 woorden per minuut, om er met een goede typering tutor kan een wereld van verschil maken

Wij raden u aan de meest eenvoudige aanpak kunt u krijgen door met, vast te houden aan deze fundamentele best practices, vooral als je &'; re enigszins vanaf nul in het krijgen van dit gebied onder controle. Als je zijn relatief geavanceerde in uw e-mail het beheer van al, en het opzetten van meer complexe procedures voor jezelf daadwerkelijk heeft gemaakt het eenvoudiger, dat &'; s geweldig. De uitdaging is echter om het actuele, volledige en consistente &ndash te houden, en niet meer tijd nodig en dacht dan de uitbetaling je kan krijgen is de moeite waard. Uw proces heeft zo fundamenteel en bijna automatisch dat u het zal behouden, zelfs als u don &' te zijn; t gevoel dat doen

E-mail, net als elke krachtige tool, kan een zegen of een vloek.. En als het gereedschap gaat met de baan, moet je om te investeren in wat nodig is om het verstandig en veilig te gebruiken. Het is een enorme productiviteit versterker, maar wanneer het van je weg, it &';.. Sa ernstige beroepsrisico