8 Bewezen strategieën om uw time management vaardigheden te verbeteren

Het is niet gemakkelijk om te plannen wanneer je in “ reactie &"; modus. Wanneer u wordt georganiseerd je de neiging om meer vertrouwen en controle, en veel minder gestresst of overweldigd te voelen. Je bent in staat om het grotere plaatje te zien om strategisch te denken en uw prioriteiten en tijdschema's te beoordelen objectiever. Effectieve planning zet je proactief in plaats van reactief te zijn als het gaat om het beheer van uw tijd en uw prioriteiten. Hier zijn 8 strategieën om u te helpen de controle van uw tijd te krijgen:

1. Plan uw volgende dag plus de volgende 2 dagen. Aan het eind van elke werkdag, als je van plan bent de komende 3 dagen, zorg ervoor dat je een nauwkeurige tijd schatting naast alles wat je plannen in uw agenda. Dit helpt u gericht en realistisch zijn over wat je kunt bereiken in een dag te blijven. Wanneer u het organiseren van uw volgende dag plus 2 dagen, kun je pas echt duidelijk over je hoogste prioriteiten en belangrijkste items.

2. Bepaal de top 2-3 items die je elke dag te bereiken. Elke dag als je van plan bent de volgende dag, bepalen de top 2-3 dingen die je zal volbrengen. Ik zet deze 2-3 items op 2 of 3 post-it notities en leg de post-it notes op mijn computer als een constante herinnering om hen gedaan die dag. Ik mij richten op de voltooiing van hen zo vroeg mogelijk op de dag, zodat ik niet opknoping ze over mijn hoofd en ik wil niet mijn kantoor verlaten tot deze 2-3 taken zijn voltooid. Het is zeer de moeite waard om de voltooide plaatsen nota van mijn computer wanneer de taak uiteindelijk wordt behandeld scheuren.

3. Toewijzen tijd eerste wat in de ochtend voor de belangrijkste items op je to do lijst. Besteding van 30-60 minuten op de belangrijkste items op je to-do lijst, vooral vóór het lezen van uw e-mails, zal uw beste tijd doorgebracht. Vaak de belangrijkste items op je to do list niet urgent, dus het is moeilijk om ze te krijgen. Door te focussen op hen eerst ding in de ochtend, voordat je op een zijspoor, zal ervoor zorgen dat u de tijd voor hen. Ook interessant blokkeren off tijd elke ochtend voor deze zeer belangrijke projecten of taken.

4. Een schatting van de tijd die nodig is om een ​​taak, en de waarde van het overnemen van de taak te voltooien. Bij de beslissing om al dan niet een taak te plannen, vraag jezelf niet alleen “ hoe lang zal deze activiteit nemen &"?; maar ook overwegen wat de terugverdientijd of ten gunste van het overnemen van de taak zal zijn voor u en uw bedrijf. Wij staan ​​vaak andere mensen &'; s prioriteiten en agenda's om te werken in onze agenda's zonder de werkelijke waarde van de activiteit. Wanneer u heeft bevestigd dat de activiteit belangrijk is, ga je gang en plannen de juiste geschatte tijd om het te voltooien.

5. Aparte grote projecten in kleinere tijd brokken. Soms geloven we dat we moeten blokkeren een volledige dag om een ​​groot project aan te pakken. Het nemen van een groot project en chunking het neer in kleinere tijd frames zinvol. Overweeg 30 minuten of 1 uur tijd brokken te gaan werken aan een groot project. Nemen veel kleinere stappen op weg naar de voltooiing van een grote taak zal toelaten om vooruitgang te boeken en voelen zich meer in controle. Begin klein, focus op het eindresultaat te behouden en stok mee. Voor je het weet wordt u de taak hebt voltooid en uw doel bereikt.

6. Bepaal uw meest productieve tijd en plan je werk om te profiteren van wanneer u het beste werken. Je zou een vroege vogel zijn, of liever aan het werk in de kleine uurtjes. Als je kunt, plan je werk dus, zodat u kunt optimaliseren van uw kwaliteit en productiviteit.

7. Houd een tijd log. Volg de tijd die je besteedt aan taken voor een periode van 2-4 weken. Dit is een geweldige manier om na te gaan waar u uw kostbare tijd besteden. U zult versteld staan ​​hoeveel tijd lijkt vermist of besteed aan activiteiten die zijn gewoon niet zo belangrijk te zijn. Het doen van deze oefening nog een keer zal je enorm inzicht voor het aanbrengen van wijzigingen over hoe je te besteden en het plannen van uw tijd te geven.

8. Schema 45 minuten vergaderingen in plaats van een uur bijeenkomsten. Haasten van de ene vergadering naar de volgende met geen tijd tussen kan echt voelt u zich als u werkt op een hamster wiel. Het nemen van zelfs 15 minuten tussen de vergaderingen zal u toelaten om snel te controleren berichten of e-mails, in plaats van tijdens de vergaderingen, evenals kunt u uw vergaderingen te benaderen in een meer ontspannen en in controle manier.

Een veel voorkomende klacht die ik hoor van executives en senior managers is dat ze gaan van vergadering naar vergadering hele dag en nooit naar de items die ze had gehoopt aan te pakken. Ze voelen zich overwerkt en meer dan volgeboekt. Vergeet niet dat je de controle te nemen over uw agenda op elk gewenst moment. De keuze is aan jou. Zorg ervoor dat je jezelf, en wat echt belangrijk is, een prioriteit eerste
.