Wat is de bottom line? Hoe je e-mails die dwars op de Chase & sturen; Bezuinigen op Uw e-mail Load

De kans is groot dat je &'; re ontvangen ton e-mail net als iedereen, maar heb je gestopt om te overwegen als u &'; re bij te dragen aan een e-mail overload omdat u &'; re verzenden van te veel e-mails of als wat je &' ; re verzenden efficiënt en effectief geformuleerd

Bent u het verzenden van het soort dat snel naar de bottom line of bent u toe te voegen aan de eindeloze hoeveelheden heen en weer e-mail strings daar
Ik zie veel soorten e-mail overload bijdragen als ik werk met cliënten. Mijn cliënt of hun collega's, bazen en medewerkers zijn vaak …

Het kopiëren van de mensen tot de dood als ze don &'; t moet weten
Misbruik van het bedrijf de distributie lijst met te veel grappen of aankondigingen
verzenden van e- mails die zijn te lang
versturen van e-mail wanneer de informatie kan wachten voor de volgende vergadering of wekelijks verslag
versturen van e-mail als ze echt moeten worden met behulp van de telefoon

Ik zie al deze situaties en meer als ik werk met mijn klanten, die aan beide kanten van het hek als overbelast en ook overbelasting anderen.

Maar een van de dingen die ik zie veel te vaak is mijn klanten, die zich in leidinggevende posities , het stellen van vragen van anderen in een e-mail als ze meer proactieve en meer richtlijn

Ze typen van e-mails die aren &' moet zijn;. t zo efficiënt en effectief als ze zouden kunnen zijn, omdat zij en' re niet vooruit te denken over alle mogelijke scenario's of de resultaten van hun eerste vraag en ze &';. re niet formuleren van hun e-mail op een zodanige manier dat het stimuleert snel vooruitgang of krijgt een conclusie sneller

Het veroorzaakt veel meer e-mails heen en weer dan nodig om te worden verzonden

Here &';. is een voorbeeld van een ervaring met één van mijn cliënten …

Mijn cliënt wilde krijgen een document naar het bedrijf intranet geladen . Hij was niet &'; t zeker als het er was, maar was er zeker van dat hij het wilde geladen als het wasn &'; t al is. Hij formuleerde zijn oorspronkelijke e-mail naar de andere persoon door te zeggen:

“ Heeft u dit document op het intranet gezien? Wilt u weten of het &'; s er &";?

Ik stopte hem en herinnerde hem eraan dat hij zei dat hij echt wilde dit document over het bedrijf intranet – en we &'; re veronderstelling dat we willen dat de meest recente, up-to-date versie – dus waarom een ​​ja of nee vraag

Bent u echt het sturen van een e-mail dat de meest efficiënte en effectieve resultaten te krijgen

Als u &';? re 80% of meer zeker van dat het &' ; s er al, dan ga je gang en vraag je ja of nee vraag. Anders, als het zou kunnen zijn 50/50, het krijgen van een “ geen &"; zal u dat u extra e-mails te sturen om het te krijgen geladen en gecontroleerd. En zelfs een “ ja &"; nieuwe vragen als &ldquo zou kunnen verhogen, Is het de juiste versie &";?

Dus waarom niet gesneden om de achtervolging

stuur dan een directe, proactieve e-mail en vragen dat het wordt geladen en gecontroleerd omdat het de juiste versie. Ik raadde dit bericht plaats, na een behoorlijke aanhef:

“ Gelieve te laden om het bedrijf intranet als u don &' dit document; t daar te zien is. Zorg ervoor dat het &'; s de meest up-to-date versie en laat me weten wanneer ons team kan toegang &";.

… en worden gedaan met het

Deze nieuwe boodschap heeft betrekking op alle mogelijke. scenario's en doesn &'; t laat je met vertraagde de vooruitgang in het geval was het een “ geen &"; of “ ja, maar ik don &'; t weten of het &'; s de juiste &";.

Op het einde, de meer proactieve uw e-mails worden geformuleerd en hoe minder u, hoe minder je &'; re waarschijnlijk te ontvangen in ruil en te beheren, waarvan ik weet dat je &'; D waarderen. Zo gesneden om de achtervolging … bottom-line it … hou het kort en zoet en anderen zullen waarderen het ontvangen en minder beheren, te
 !;