Spring Cleaning: Waarom niet beginnen met uw archiefkast

Het is te gemakkelijk om bestanden plunk in een archiefkast alleen maar om ze te krijgen uit het zicht. Misschien heb je &'; ve dit &hellip gedaan; Als je hebt, dan weet je wat ik &'; het over … en je weet ook wat er gebeurt als je dit voortdurend doet voor vele jaren. Je eindigt met een overvolle, onderbenut, eng uitziende archiefkast. Bedenk dat 80% van wat we dienen, we weer hier kijken nooit en dan denken over je eigen archiefkasten op het werk of thuis. Wat in je opkomt?

Het lastige ding over overvolle archiefkasten is dat ze don &'; t de moeite iedereen … toch? Ze verbergen de puinhoop en de chaos echt goed en als je don &'; t de laden te openen, dan who cares? Tenzij natuurlijk, het tijd is om dat verleden aangifte die is duwde in de achterkant van die kast of bij uw bureau en de omliggende vlakke ruimten zijn zo hoog dat u can &' opgestapeld vinden; t functioneel meer werken in uw ruimte? Deze werkwijze kan een grote domper

1 te zetten op de productiviteit.

Als de lente het reinigen van uw archiefkast voelt ontmoedigend en overweldigend, volgt u deze eenvoudige stappen op weg naar een schonere kabinet en duidelijker geest.. Block tijd om te werken aan deze … als u don &'; t, het won &'; t gebeuren! Ik meestal adviseren klanten om te werken voor 2 uur op een schoon uit papier. Dit werk kan vermoeiend en inspirerend allemaal tegelijk, dus weet je grenzen en probeer niet om het project half gedaan zodra je &' verlaten; ve begon op een bepaalde sectie of gebied.

2. Start het opruimen van de eerste lade door te gaan door elk papier om een ​​beslissing over te maken. Maak 3 categorieën: houd, recyclen /gooien, niet zeker over.

3. Zodra u uw categorieën, groep bij elkaar te houden de palen en beginnen te definiëren en samen te voegen uw categorieën. Ik altijd mensen aanmoedigen om hun eigen dossier kaart maken om hen te helpen zien hun categorieën duidelijk. Gewoon opschrijven uw grote categorieën plaatje, zoals projecten, HR artikelen, facturatie, facturering, enz. Vanaf hier kunt u ze breken, maar het &'; s belangrijk om eerst te beginnen met het grote beeld.

4. Hebben uw gereedschap bij de hand. It &'; s gekmakende om naar een bepaald punt in een project te krijgen en de juiste goederen en gereedschappen niet bij de hand om het proces te ondersteunen en helpen u te verplaatsen in de richting van de voltooiing. In dit geval, sommige opknoping bestanden heb je nodig, plaatst bestanden (ik noem ze Manila bestanden), en een sharpie voor het labelen van de mappen.

5. De laatste stap afgezien van slechts “ doet het &"; is om ervoor te zorgen dat u anoniem informatie versnipperen. U zult versteld staan ​​hoe veel van wat je sorteren door naar de prullenbak zal gaan en gooide.

Nu uw archiefkast is helder en schoon, vergeet niet om het dossier voor het ophalen, niet voor opslag. . Door de volgende stappen u weer
  zijn op de weg naar een schonere ruimte en nuttiger bestandssysteem in geen tijd!;