Het beheren van Uw Documenten: Inbox, Outbox, en alles wat daar tussen

Het opzetten van een systeem dat synchroniseert met de levenscyclus van papier

Hoe organiseerde de rest van uw kantoor kan zijn, it &';. s gemakkelijk te voelen als de dingen uit de hand wanneer je bureau is bedekt met papieren. Hoewel je misschien wel eens gehoord geruchten dat de zogenaamde “ papierloze wereld &"; is aangekomen, u en ik weten allebei dat we meer papier op ons afkomt dan ooit tevoren. Als je het gevoel dat papier is een pijn in de kont, je &'; re niet alleen. Maar het goede nieuws is dat als je de juiste systemen in plaats waar je de kranten in uw kantoor onder controle kan krijgen.

Om te komen met strategieën voor het omgaan met papier, moeten we dat papier te begrijpen heeft een levenscyclus van haar eigen:

1. Papers komen in je kantoor — afgedrukt vanuit de computer, via de mail, of misschien in meegenomen uit vergaderingen of conferenties Pagina 2.. U sorteert de papieren — je rekeningen in een stack, magazines en tijdschriften in een andere, overeenkomsten die u nodig hebt om te schrijven in een derde verhuur 3.. Je verwerkt de papieren — je rekeningen betalen, tijdschriften lezen, of brieven schrijven verhuur 4.. Je archiveert de papieren — papers u &';. Re houden op lange termijn worden in uw archiefkast of een doos
5 gezet. U verwijdert de papieren —. U de ongewenste e-mail te laten vallen in de prullenbak of versnipperen gevoelige documenten

Deze vijf fasen — in, sorteren, verwerken, archiveren en uit te werken; zorg zijn het basiskader voor uw papier-strategie . De sleutel tot het beheren van uw papier naar speciale ruimte voor elke fase in uw papieren &' hebben; s levenscyclus: een inbox voor al de dingen die nieuw zijn; a “ hot bestanden gebied &"; het sorteren en verwerkingsstappen behandelen; een archief ruimte voor alle papieren die u wilt vasthouden aan de lange termijn; en een outbox voor documenten die zijn verlaten van uw ruimte volledig. Let &';. S kijken naar elk van deze in een beetje meer detail

De eerste is een inbox. Dit kan een mand, doos of lade waar u alle inkomende papieren &mdash plaatst gewoon zijn, e-mail, afdrukken, enz .-- houden het allemaal op één plek, zodat het doesn &'; t verdwalen in de chaos van uw bureau. Als het &'; s tijd voor u om daadwerkelijk te gaan zitten en het verwerken van uw nieuwe papieren, u don &'; t heeft om tijd te verspillen zoeken uw ruimte. Naast het verzamelen van uw inkomende papieren, deze eerste fase is volledig gratis actie

Natuurlijk, veel kranten doen vereisen enige actie van uw kant en mdash;. Een handtekening, een reactie, van een betaling. Dit is waar de meeste mensen &'; s systemen hebben de neiging om naar beneden te vallen. Doorgaans zal er een “ To-Do &"; stack, maar dat isn &'; t altijd behulpzaam, want we hebben gewoon te veel verschillende soorten acties die we nodig hebben op een bepaalde papier te nemen. Ik denk dat het &'; s nuttig om een ​​hete bestanden gebied hebben: Dit kan een desktop-bestand doos eenvoudig zijn, misschien 6 &"; 8 &"; diep, die gemakkelijk verkrijgbaar in elke kantoorboekhandel. Binnenkant van dit bestand doos u een reeks van opknoping bestanden zou hebben; Dit stelt u in staat om uit te breken uw To-Dos in de verschillende acties die u moet nemen, met de specifieke woorden voor elke actie die je papieren vertegenwoordigen — “ Call &"; voor telefoon berichten, “ Sign &"; voor papieren die handtekeningen nodig, “ Calendar &"; voor evenementen moet u uw schema, &ldquo te voegen; Correspondentie &"; voor brieven, enzovoort. Nu, als je door je inbox kunt u uw documenten in de specifieke acties die elk document moet afstand. Dit maakt het een stuk makkelijker voor u om daadwerkelijk die acties ondernemen: nu kunt u pak de “ Call &"; folder en maak alle telefoontjes in een keer, of neem de “ Sign &"; map en ondertekenen alle documenten in een keer. In plaats van via een stapel van To-Dos en heen en weer en het schakelen, nu heb je &'; re stroomlijnen hoe je &'; re omgaan met uw papier. Het creëren van dit systeem bespaart u een hoop stress, een hoop frustratie, en hopelijk heel wat tijd en

Zodra u &';. Actie hebt genomen op je papieren via uw hot bestanden gebied, zal er wat je nodig hebt om vast te houden. Die zal gaan in uw archieven en mdash; een bestand doos, archiefkast, of een bestand lade. Dit is uw lange termijn, koude opslag omgeving. U kunt deze bestanden wat je wilt &mdash naam, wat maakt de meest intuïtieve zin om je

Natuurlijk niet elke papier dat u actie met behoeften worden opgeslagen.. Sommige van het papier moet worden gerecycled, versnipperd of teruggestuurd naar de wereld. Het is nuttig om een ​​prullenbak en een shredder hebben naast waar uw nieuwe e-mail of op papier komt in Voor de papieren die nodig hebben om terug te gaan in de wereld (uitgaande e-mail of interoffice documenten), it &';. Het beste om een ​​overeenkomstige outbox naast uw inbox. Dit zou zijn waar alles wat je &'; re terug te nemen naar de wereld zou tot u &' leven; re eigenlijk verlaten
.