Organiseer uw bedrijf

Het is de taak van indiening papierwerk is vaak de meest gehate en vermeden in elk kantoor. Hetzelfde geldt over onze e-mail inbox! Het goede nieuws is dat het niet zo moeilijk als veel mensen denken vast te stellen en onderhouden van uw indienen als u een systeem.

Als u uw dag te beginnen met de vergadering op uw rommelige bureau of een inbox vol met onbeantwoorde e-mails, je jezelf opgezet voor een verhoogd niveau van stress en gebrek aan productiviteit vanaf het begin van de dag. Voor de meeste mensen (onszelf inbegrepen), zijn ons persoonlijk leven al gevuld met genoeg spanning; toe te voegen aan het maakt ons niet motiveren om druk op onze lijst van te-dos te krijgen. Je verdient het om te beginnen de dag fris en vol vertrouwen, zodat u productief kan zijn en vooruitgang te boeken op het invullen van uw taken

Een georganiseerde werkruimte —. Zowel fysieke als virtuele — geeft je zelfvertrouwen en een gevoel van empowerment, terwijl een rommelige bureau of inbox kan je lusteloos en verward voelen en zal uw creatieve energie zap!

Dus nu kun je je afvragen hoe een stapel ongeordende papier stress kan veroorzaken. Het simpele antwoord is niet alleen uitstel; deze stukken papier en onbeantwoorde e-mails zijn in feite uitgesteld beslissingen. Elk stuk papier of e-mail in de stapel is een herinnering aan iets wat je nodig hebt om te ondersteunen, wat onvermijdelijk zal benadrukken je elke keer dat je te zien. Als u niets, dan is dat kleine molshoop papier dat u &' te doen;. Ve creëren zal uitgroeien tot bergen van stress, waardoor je overweldigd en onzeker waar te beginnen te voelen

Met een verbintenis tot het overwinnen van deze situatie, moet u weten waar te beginnen en wat te werken. De eerste stap is om te begrijpen hoe eenvoudig het kan zijn. Wist u dat er slechts drie soorten bestanden die je nodig hebt? Een effectieve classificatie systeem heeft slechts drie soorten bestanden: actie, referentie en archivering. Let &';! S een kijkje nemen op de drie soorten, en vergeet niet deze van toepassing zijn in je inbox te

Actie Files

Uw actie bestand is alles met betrekking tot de projecten waaraan je werkt, waarin de bestanden die u vaak toegang tot zijn. Zorg ervoor dat deze bestanden in de buurt van uw kantoor en u gemakkelijk toegang te verwijzen naar hen, zodat u ze opnieuw kunt indienen nadat ze zijn gebruikt. Velen van ons te redden van dit soort elektronische bestanden op onze desktop te wijten aan de angst voor verlies; maar zodra je ze in plaats in een organisatorisch systeem, kunt u loslaten van de angst!

Met betrekking tot uw e-mail kunnen deze actie bestanden worden gelabeld of gemarkeerd met de juiste datum van voltooiing als de vervaldatum. Als goed, kunt u de herinnering voor de actie om een ​​van tevoren wanneer je in staat om de taak in een redelijke tijd te voltooien, zonder het missen van de vervaldatum zijn.

Reference Files

Reference bestanden worden niet zo vaak benaderd als actie-bestanden, maar ze zijn nog steeds belangrijke bestanden waarin je nodig hebt om op te hangen. Deze soorten bestanden hoeven niet noodzakelijkerwijs in uw kantoor, maar ze moeten niet te ver weg voor een gemakkelijke toegang zijn.

Uw e-mail inbox kan worden opgezet in submappen gelabeld met eenvoudig te herkennen of verwijzing namen toestaan u "file" de e-mails die u wilt beschikbaar te hebben voor toekomstig gebruik.

Bestanden naar
Archief

De gearchiveerde bestanden zijn bestanden die niet noodzakelijk met enige regelmaat (of zelfs helemaal zijn ). Deze bestanden kunnen worden opgeslagen in een opslagruimte of ergens anders waar ze veilig zal zijn.

De meeste e-mail software-applicaties worden geleverd met een automatische archivering functie. Je hoeft alleen maar om ervoor te zorgen dat je het in staat en de juiste instellingen toe te passen voor uw specifieke situatie.

Alle drie soorten bestanden zijn belangrijk voor u en uw kantoor om georganiseerd te blijven en op de top van de taken die moeten worden ingevuld. Maar hoe zit het met het delen van de informatie met andere mensen? Met de huidige &'; s technologie hebben we de mogelijkheid om vrij gemakkelijk elektronische bestanden en fysieke bestanden te delen. Een van de meer recente technologische organisatorische ondersteuning kenmerken is het delen van cloud-bestand. De voordelen natuurlijk zijn talrijk. De investering is afhankelijk van de specifieke behoeften van de persoon of organisatie willen de uitvoering van het gebruik van een cloud file sharing systeem; en ja, er zijn zelfs een paar "tegens" met betrekking tot de elektronische delen van bestanden.

Voor uw bedrijf, moet je echt overwegen hoeveel waarde een gedeelde bestand zal brengen en hoe het kan uw effectiviteit als zal toenemen evenals uw efficiency. De delen van cloud-bestand is niet zo verschillend van uw fysieke bedrijf resource bibliotheek. De waarde die het brengt zal afhangen van hoe veel moeite en dacht dat je in de oorspronkelijke opzet en indeling. Denk: hoe lang heb je verspild op zoek naar specifieke bestanden of bedrijf materiaal? Het is gemakkelijk voor te stellen hoe veel productiever alle leden van uw team snel kunnen zijn als ze konden en gemakkelijk toegang tot de bestanden die ze nodig hebben. Dit is een van die momenten waarop de upfront investering van tijd en middelen die nodig zijn voor het systeem of organisatorisch hulpmiddel om echt nuttig zijn. Vergeet niet "Niet te plannen is van plan om Fail", en het is nooit meer waar dan in dit geval

Bovendien, een bedrijf zal dat teamwork vinden wordt versterkt wanneer de middelen eenvoudig worden gedeeld door alle teamleden; en als teamwork verbetert, neemt ook de uitvoer van het hele team en mdash;. die resultaten met een stijging van de effectiviteit en een verbeterde bottom line financieel

Tot slot, een uitstekende manier om het succes van uw nieuwe organisatiestructuur archiveringssysteem zorgen is om zo veel mogelijk mensen aan boord te krijgen bij de uitvoering, met iedereen zijn gedachten te geven over hoe het proces moet worden, wat specifieke eisen elk lid van het team zou kunnen hebben, en waardoor iedereen om te testen en feedback te geven langs de weg.

Het hebben van een georganiseerde zakelijke isn &'; t alleen een noodzaak voor de Fortune 500-bedrijven; het is een noodzaak voor de ondernemer die net beginnen ook. Uw uiteindelijke succes hangt af van hoe goed georganiseerd bent u in het begin; hoe meer georganiseerd je bent, hoe meer gemotiveerd bent om taken uit te voeren in een tijdig, wat resulteert in meer succes.

Tot de volgende keer, omhels je innerlijke wijsheid.

Namaste,
Karen
.