Anthony Ricigliano - Elektronische Communicatie

Als IT best practices worden snel de overgang van goede ideeën om de wettelijke vereisten, bedrijven vinden dat het behoud en archiveren van zakelijke communicatie is een noodzaak in tegenstelling tot een nice-to-have. Voor alle duidelijkheid, archivering is niet hetzelfde als een back-up van uw e-mailserver. Een back-up wordt meestal alleen gebruikt om het systeem te herstellen na een storing of terug naar een vorige status terug. Een archief is een semi-permanente opslag van bedrijfskritische documenten en andere e-mails die nodig zijn voor de naleving van de regelgeving of andere redenen worden gehouden. Let &'; s neem een ​​kijkje op deze groeiende bezorgdheid:

Industry Regulations

Bepaalde industrieën zijn bij wet verplicht om verslagen van bepaalde transacties te behouden voor zeer specifieke perioden of geconfronteerd met strenge straffen. Om deze zaak ingewikkelder te maken, kan een individueel bedrijf een andere set van regels op de lokale, nationale en zelfs internationaal niveau staan. Hoewel deze wetten don &'; t algemeen betrekking op e-mails in het bijzonder, is dit medium nu erkend als de standaard mechanisme voor de handel in zowel informatie en documenten. In plaats van de oevers van archiefkasten die werden gezien in een vorig tijdperk, moeten bedrijven met een strenge Anthony Ricigliano Industry Regulatory eisen nu het handhaven van een bank van servers gewijd aan niet alleen het opslaan van bedrijfskritische e-mails, maar ook het verstrekken van een snel en eenvoudig zoeken en retrieval methode

Bedrijven die don &';. t voldoen aan de regels als het gaat om het handhaven van kopieën van juridische documenten en financiële transacties lopen het risico van sancties die door organisaties als de Securities and Exchange Commission, Sarbanes-Oxley, en tal van andere overheidsinstanties. Niet alleen kunnen deze instanties leggen strenge monetaire sancties, kunnen ze ook bedrijfsactiviteiten te stoppen in veel gevallen.

andere juridische problemen

Terwijl de overgrote meerderheid van de bedrijven niet vallen onder de schaduw van overheidsregulering, elk bedrijf loopt het risico op juridische stappen als een algemene kosten van het zakendoen. Deze dagen, zelfs de meest onberispelijk-managed bedrijf heeft vrijwel geen kans van een verblijf buiten de rechtszaal voor altijd. Zoals eerder vermeld, is e-mail uitgegroeid tot de geaccepteerde standaard voor zowel zakelijke en persoonlijke communicatie. Met deze evolutie, heeft de rechtbank bevolen ontdekking bewegingen begon te vragen voor kopieën van e-mails steeds vaker.

Als een organisatie kan aantonen dat zij een strikt beleid van steeds permanent e-mailberichten te verwijderen onder bepaalde omstandigheden, zoals na een bepaalde periode, kunnen zij in staat zijn om het gerecht dat de e-mailberichten kunnen eenvoudigweg niet worden gereproduceerd te overtuigen. Echter, als er ook maar één uitzondering op deze regel, kan het bedrijf zijn onderworpen aan sancties en zelfs verliezen van de zaak als ze niet de gevraagde bewijs tijdens de ontdekking periode. Natuurlijk, een ethisch bedrijf heeft niets te verliezen door het produceren van de gevraagde e-mails en documenten kon een beslissing in hun voordeel te verdienen. Zonder hen zou het een heel ander resultaat.

Archival en Retrieval Issues

Hoewel de meeste bedrijven beseffen dat de Anthony Ricigliano Archival en Retrieval Kwesties van bedrijfskritische e-mail communicatie is nodig, veel haven &'; t nemen de nodige maatregelen om een ​​effectief systeem te implementeren. Sommige bedrijven vertrouwen op individuele gebruikers om hun eigen systeem van het opslaan van belangrijke e-mails te behouden. Historisch gezien hebben zij beperkingen grootte op gebruikersniveau mailboxen opgezet om individuen te dwingen kritische mailberichten en onbelangrijk communicatie tijdig verwijderen of het gezicht van problemen de behandeling van hun inkomende en uitgaande berichten. Als documentformaat sterk is gegroeid, is deze methode niet zo effectief als het ooit was als gebruikers besteden een buitensporige hoeveelheid tijd het beheer van hun mailboxen.

Een meer effectieve methode omvat een automatische archivering systeem dat transparant verplaatst e-mails naar de archiefserver na een bepaalde tijd. Hoewel de informatie niet meer fysiek opgeslagen in het user &'; s primaire mailbox, blijven ze in staat zijn om toegang te krijgen tot de e-mails in een tijdig door de retrieval proces. De gebruiker &'; s niet langer tijd te verspillen het beheer van hun mailbox, de onderneming een betrouwbare archivering methode in plaats, en alle wettelijke eisen vallen

Het enige nadeel van deze methode is dat veel bedrijven zien een spectaculaire groei. opslag eisen. Om dit probleem te bestrijden, zijn nieuwere methoden om afzonderlijke bedrijfskritische zakelijke documenten van vergadering mededelingen, dag-tot-dag communicatie en persoonlijke berichten nodig. In plaats van het programmeren van deze gecompliceerde beleid in het archief routine, kon gewijd mailboxen worden vastgesteld om juridische documenten en andere belangrijke mededelingen te houden.

Om bedrijven te beschermen tegen juridische en reglementaire gevolgen, effectieve methoden om zowel de archief- en bedrijfskritische halen mails moeten worden uitgevoerd. Door het verwaarlozen van deze belangrijke taak, bedrijven lopen het risico van sancties, geldboetes, en verloren rechtszaken
.