Running Zinvolle Vergaderingen

Zoals u weet, is er niets saaier dan zitten door middel van een vergadering die is zinloos of ongericht. It &'; s een gemeenschappelijke tijd waster. Vergaderingen zijn ook zeer kostbaar in termen van tijd en productiviteit. Dus als u &'; re opgeroepen om een ​​vergadering te voeren, de eerste vraag die je moet jezelf afvragen is, “ Is deze bijeenkomst echt nodig of kan ik bereiken wat gedaan moet worden op een meer efficiënte manier &" nodig ;? Als u een beter alternatief, gebruik het. Vandaag met E-mail, fax, conference calls, teleconferencing, en computernetwerken, heb je tal van opties. Maar als je &';. Ve besloten dat een in-persoon die aan de beste keuze is, dan is plan vooruit zorgvuldig

Voor uw vergadering, moet u om doelen te stellen. Wat is het dat moet worden beslist? Wat is de best mogelijke uitkomst van deze bijeenkomst? Noteer uw doelen, zodat u ze bij de hand hebt.

Heeft u een vergadering of een reeks bijeenkomsten om je intenties te bereiken nodig? Welke voorbereiding hebben de deelnemers moeten op voorhand uit te voeren? Heeft u behoefte aan een pre-meeting taskforce benoemen of bepaalde documenten te verkrijgen of deelnemers E-mail je agenda ideeën of problemen op te lossen? Historisch gezien hoe productief zijn ontmoetingen met deze groep geweest? Welke stijl vergadering werkt het best met deze groep?

De vergaderingen zijn bedoeld om een ​​uitwisseling van ideeën en /of informatie zijn. Er zijn over het algemeen vijf doelen voor vergaderingen: informeren, trein, inspireren, problemen op te lossen, of conflicten op te lossen. Wat is het doel van uw bijeenkomst? Is het realistisch om multi-doeleinden te behandelen op deze bijeenkomst?

Ten tweede, neem de tijd om uw deelnemers te analyseren. Denk aan alle mensen die deze bijeenkomst en waarom zou bijwonen. Meer deelnemers maken vaak voor langere vergaderingen, dus houd uw lijst tot een minimum. Maar ook pas op voor de gevolgen van het uitzicht op de mensen die moeten om daar te zijn. Bekijk een lijst personeel om ervoor te zorgen dat u alle belangrijke mensen zijn uitgenodigd.

Als ze vreemden, volg dan de richtlijnen publiek analyse om u te helpen voor te bereiden. Als de deelnemers zijn mensen die je kent, dan nadenken over hoe ze met elkaar omgaan. Is er een schreeuwer in de groep die bijeenkomsten met lange monologen verstoort? Zo ja, bent u verantwoordelijk voor interveniëren op de groep &'; s rekening. Is het een rustige groep? Dan ontwerp activiteiten om mensen interactie en samen te werken.

Is dit een groep die goed in elkaar of zijn er etterende conflicten die moeten worden verspreid werkt? Denk na over je deelnemers in detail: hun stemmingen, hun werk gewoonten, hun vaardigheden, hun klachten, hun druk, hun middelen, hun diversiteit, etc. plannen dan een formaat dat zal garanderen dat deze groep kan voldoen aan haar doelstellingen.

Ook, denk goed na over het waar en wanneer van de vergadering. Is de locatie geschikt voor iedereen? Is de kamer comfortabel en privé? Is de kamer deprimerend of aantrekkelijk? Zou het nuttig zijn voor de vergadering te worden uit het kantoor? Heeft u de juiste apparatuur? Hoe &'; s de verlichting? Wat is de tijd van de dag het beste is voor de groep? Zou snacks zijn een troef?

Ten derde, moet u een agenda te schrijven en verspreiden aan de deelnemers vooraf en vragen om aanvullende suggesties. Zoals je bent verantwoordelijk, moet u beslissen welke agendapunten passen bij uw tijdsbestek.

Denk na over de volgorde van de agendapunten. U kunt het gemakkelijker agendapunten eerste plaats, zodat de groep ervaart succes vroeg op. Als je een veel agendapunten te dekken, kunt u een tijd toewijzing naast elk item mee. Een kritische agendapunt is opdrachten.

Aan het einde van een kwaliteit die vergadering, de voorzitter moet een lijst van de resultaten en opdrachten voor elke deelnemer. Als u can &'; t op te lossen een probleem op de vergadering, wijs een werkgroep om de problemen te schetsen of pollen van de deelnemers. Duidelijk af te bakenen welke beslissingen zijn genomen en welke maatregelen zullen worden genomen en door wie. Bespreek met de groep elke losse eindjes en kennen ofwel een andere tijd of een persoon om ze te beheren. Herformuleren conclusies tot overeenstemming te verzekeren en eindigen op tijd.

Mensen respecteren een leider die is attent van hun tijd druk en actief faciliteert de agenda zodat er zichtbare resultaten. Verdeel een schriftelijke vergadering samenvatting van de groep binnen achtenveertig uur en follow-up met de studie groepen voorafgaand aan de volgende vergadering om ervoor te zorgen dat ze worden bereid met de juiste informatie. . Gewapend met deze tools, kunt u gebruik maken Restaurant   nemen van de groeimogelijkheden en het verhogen van uw waarde voor uw organisatie;