De Top Tien manieren om tijd besteed op E-mail Verminder en Reclaim Your Productivity

Er &'; s niet met het argument dat e-mail gebruik is op de stijging. Elke dag, mensen vertellen me hoe overweldigend het is om hun e-mail achterstand en hoe gewoon het openstellen van hun inbox benadrukt ze uit te pakken. Om u te helpen oplossen van deze crisis, hier zijn tien trefzekere manieren om uw uitgaande e-mail te beheren om het aantal e-mails terug te komen je weg te verminderen.

1. Heel duidelijk zijn. Door ervoor te zorgen dat de inhoud van uw e-mails is heel begrijpelijk, kan je mensen mailen u vragen om opheldering te vermijden.

2. Maak de onderwerpregel gedetailleerd. Door het opnemen van gedetailleerde informatie in de onderwerpregel, zal uw ontvangers in staat zijn om te sorteren en te reageren op uw bericht met de juiste prioriteit. De gedetailleerde onderwerp zal ook helpen bij het sorteren en verwerken reacties.

3. Gebruik slechts één onderwerp per e-mail. De realiteit is dat de meeste mensen afromen. Als je twee verzoeken in een email, is er een grote kans dat slechts een van de verzoeken worden gereageerd.

4. Plaats het belangrijkste punt, opdracht of verzoek in de eerste twee regels van de e-mail. Mensen hebben de neiging om te bouwen tot een conclusie die schrijven; deze tendens maakt het erg moeilijk voor de lezers te achterhalen wat het belangrijkste probleem of vraag is. Door het zetten van uw belangrijkste punt in de eerste twee zinnen, kunt u verkeerde interpretaties te voorkomen en de lezers gericht op wat u precies wilt, direct vanaf de get-go.

5. Kopieer alleen de mensen die behoefte hebben om het bericht te lezen. Voor elke externe persoon gekopieerd op een e-mail, heb je potentieel om een ​​reactie te ontvangen. Nu, je &'; ve zojuist meer onnodige e-mail voor jullie beiden

6!. Sturen minder e-mail. Hoewel dit lijkt misschien een no-brainer, email verwekt e-mail. Soms is het beter en gemakkelijker te halen de telefoon, of om gewoon niet te reageren.

7. Hebben een gedetailleerde handtekening lijn. Zorg ervoor dat al uw contactgegevens in de handtekening lijn van elke e-mail die u verzendt. Op deze manier iedereen die behoefte heeft aan contact met u won &'; t moet u e-mail vragen om uw adres, faxnummer, enz.

8. Houd e-mails kort. Wanneer u korte, makkelijk leesbare berichten te versturen, zullen de mensen reageren op dezelfde manier.

9. Vermijd controversiële of argumentatieve e-mailen. Wanneer u zich in een emotionele discussie via e-mail, zal de e-mails vliegen. Emotionele problemen mag nooit worden behandeld door e-mail; een telefoontje of persoon tot persoon behandeling van de situatie het beste is, zowel in het belang van uw inbox, en de gezondheid van het kantoor dynamisch.

10. Zuiveren! Zuiveren! Zuiveren! Mensen realiseren zich niet dat er te veel megabytes kan verlamde, traag, of zelfs crashen hun harde schijven. Systematische deleties van out-of-date artikelen en zuiveren van uw verzonden mail kan helpen u een voorsprong op de curve blijven en uw computer te beschermen

E-mail is hier te blijven; hoe eerder je productieve gewoonten over het gebruik, hoe meer tijd je zal hebben voor wat echt belangrijk is in je leven te ontwikkelen
.