Twee Stappen om de organisatie van uw computerbestanden

Door het volgen van twee eenvoudige maar doordachte stappen, zal uw computer bestanden altijd bij de hand.

Net als met onze papieren dossiers, willen we in staat zijn te vinden, op te halen, en elektronische documenten snel en gemakkelijk weg te zetten. Hoewel de meeste computers hebben behoorlijk effectieve zoekfuncties, die nog isn &';. T zo effectief als gewoon weten waar je bestanden zijn

Uw digitaal archiveringssysteem moet uw papieren klassement spiegelen. Conceptueel, om dingen weg is hetzelfde, of het &'; s in de fysieke wereld van papier of in de virtuele wereld van de computer. Het is zinvol vervolgens naar dezelfde categorie namen en file structuren you &' gebruikt; ve gemaakt voor uw papier in de computer wereld. Hoe meer u dezelfde structuren en de map stijlen, gebruiken de makkelijker het zal zijn te vinden en zet dingen weg in beide plaatsen.

In het ideale geval u wilt dezelfde categorie namen te gebruiken op uw computer als u voor uw papier . Begin met het maken van een bestandsstructuur — categorieën, mappen, submappen en mdash; die is gebaseerd op uw papieren klassement. Dan opent een nieuw venster op je computer en sleep je bestaande mappen en bestanden in de nieuwe structuur die u zojuist hebt gemaakt.

Label uw bestanden methodisch. Papieren klassement is niet precies hetzelfde als de computer, echter, omdat je papieren don &'; t moet elke individuele namen — maar de bestanden op uw computer te doen. Dat &'; s waarom het &'; s zo belangrijk om effectieve naamgeving strategieën voor uw documenten. Wilt u ervoor zorgen dat u uw documenten te noemen, zodat als u een bestand vol met mappen te openen, u don &'; t heeft om door te zoeken en proberen te bepalen welke de eigenlijke document u &' is;. Re zoekt

De meeste computers nu laat je dingen te noemen met een heel lange reeks karakters. Dus met dingen in de bestandsnaam als een beschrijving van wat het bestand is over, het versienummer, de datum waarop het is gemaakt, die &mdash gemaakt, kunnen al die dingen in het algemeen past in de bestandsnaam zelf. Wanneer die dingen zijn in de bestandsnaam die u kan zeer snel openen van een map vol bestanden en heel eenvoudig en gemakkelijk de ene vind je &'; re op zoek naar, zonder te openen en sluiten van elk individueel dossier. Dit kan een grote tijdsbesparing zijn. Als u &'; ve ooit opende een map vol met documenten en je moest openen en elk document te sluiten aan degene die je &' vinden; re op zoek naar, je weet wat een verspilling van tijd is dat

maken. een naamgevingsconventie voor uw documenten die u kunt volgen voor de toekomst. Gebruik die structuur voor alle bestanden die u maakt; op die manier al uw nieuwe documenten op een manier die maakt het veel gemakkelijker om ze daadwerkelijk te vinden en ze later op te halen worden georganiseerd. Als je tijd hebt kunt u teruggaan naar uw oudere bestanden en hernoem deze en integreren in uw nieuwe archiveringssysteem.

Voor meer grote productiviteit en het organiseren van ideeën, bezoek www.CustomLivingSolutions.com en download mijn gratis speciaal verslag "De 7 Must-Have Productivity Systems" - het is gevuld met essentiële tips die u niet wilt missen
!.