Productiviteit Coaching - Email Efficiency & Etiquette

Misschien is de meest gebruikte en misbruikte communicatiemiddel in het bestaan ​​vandaag de dag is e-mail. Ons vermogen om productief te werken zouden drastisch worden verlaagd als we stoorden &'; t hebben toegang tot e-mail. Echter, want we hebben toegang tot e-mail ons leven voortdurend onderbroken, vaak met nutteloze stukjes informatie.

De sleutel tot het krijgen van de meeste van de e-mail is voor dat u een systeem dat helpt je verblijf op de top van dingen te vinden goed en ook filtert de niet-belangrijke zaken die kunnen leiden dat u switchtask

De volgende zijn een paar vuistregels TimeGym klanten hebben gevonden zeer behulpzaam bij het maken van e-mail een zegen en geen vloek.

1. Carbon copy of CC spaarzaam
. Onlangs hoorde ik van een werknemer die haar baas verergerd tot het punt van haar ontslagen. Eén van de gewoonten ze hadden was bijna altijd carbon copy haar baas bij het verzenden van e-mail — misschien in een poging om te kijken druk. Bij het toevoegen van mensen om een ​​kopie lijst, zorg ervoor dat de informatie is echt waardevol voor hun positie en is noodzakelijk voor hen om hun werk goed te doen. Als u nodig hebt om een ​​medewerker te informeren over de dingen die je hebt gedaan, bewaar het voor een wekelijkse e-mail verteren of een in-persoon vergadering.

2. Wees zeer voorzichtig in het gebruik van “ Allen beantwoorden &";
. De Allen beantwoorden knop stuurt een e-mail antwoord op iedereen in de “ Om van &"; en “ CC &"; overzicht van de originele e-mail. In het algemeen, maar raakte “ Allen beantwoorden &"; wanneer de e-mail was bedoeld om een ​​groepsgesprek te zijn, en alleen als uw antwoord is waardevol en relevant voor ieder ander persoon in de e-mail vermeld. Anders riskeert u verstopping van de e-mail inboxen van anderen die geen behoefte of wens om uw reactie te zien.

3. Gebruik “ Blind Carbon Copy &"; of “ BCC &"; voor gemengde groepen
. We hebben allemaal een grappige of hartverwarmende e-mail doorgestuurd naar ons van een geliefde. Echter, als je besluit dat je absoluut niet kunnen weerstaan ​​het verzenden van een foto van een katje gekleed als Captain Jack Sparrow, zorg ervoor dat u deze sturen naar uw ontvangers met behulp van “ Blind Carbon Copy &"; Dit beschermt de e-identiteit van de ontvangers van de e-mail en helpt bij het minimaliseren van spam.

4. Beperk het aantal onderwerpen binnen een e-mail
. Heeft u ooit een e-mail gestuurd naar iemand met een reeks vragen alleen te vinden dat ze reageerden op slechts drie van de zeventien punten die u nauwgezet gedekt? Altijd onthouden deze wet van de e-mail: hoe korter de e-mail, hoe groter de kans is om te lezen
Probeer verschillende concepten breken in verschillende e-mails.. Als u meerdere thema's binnen een enkele e-mail moet hebben, proberen ze te breken in korte kleine gedachten. Op zijn minst, moet u bullet points of paragraaf afstand tussen de verschillende concepten te gebruiken.

5. Gebruik effectieve onderwerpregels
. Vaak zal ik onderwerp lijnen die leeg zijn of niet in verband met het vlees van de e-mail te zien. Hoewel deze snelle of slim kan verschijnen, is het een probleem later ontstaat wanneer de ontvanger probeert te zoeken naar uw gesprek. Slecht geschreven onderwerp lijnen maken het ook moeilijker voor de persoon die de e-mail om te begrijpen welke actie ze moeten uitvoeren. Wees vooral op de hoogte van het onderwerp als er een e-mail conversatie van koers verandert. Als het gesprek overschakelt van de reclamecampagne voor het maken van een nieuw te huren, neem een ​​moment om het onderwerp te wijzigen. Dit zal helpen u en uw lezer te voorkomen dat verwarring en maak e-mail ophalen makkelijker in de toekomst.

6. Laat de geschiedenis binnen uw e-mail
Sommige mensen kiezen ervoor om uit te schakelen met de vorige persoon &';. En e-mail in de geschiedenis, misschien in een poging om woord rommel te verminderen. Het probleem is dit maakt het moeilijk voor iemand om de draad van het gesprek te volgen. Bijvoorbeeld, als je schrijft terug naar een e-mail met een korte reactietijd als “ klinkt als een goed idee &"; maar er is geen geschiedenis van het gesprek wordt het heel moeilijk voor de ontvanger precies weet wat je bedoelt. De ontvanger kan dan moet je extra tijd en moeite om te gaan in hun e-mail de geschiedenis, en vinden wat het idee was dat ze in de eerste plaats gestuurd besteden. .
&Nbsp s eerdere email, terwijl het rommelig lijken, laat altijd de geschiedenis op en niet de afzender &' niet verwijderen;