Is uw Gedesorganiseerde Office u geld kost?

John is een drukke, zelfstandigen, sanitair aannemer. Zijn bedrijf houdt hem in het veld 5-6 dagen per week, dus de enige keer dat hij heeft om te zorgen voor het papierwerk te nemen is in de avonduren en in het weekend. Hij deelt zijn kantoor aan huis met zijn vrouw, die buitenshuis werkt, maar beheert de rekeningen van de huishoudens van deze kantoorruimte ook. Alle beheer details van zijn klein, maar groeiend bedrijf zijn tot John.

John is een typische kleine ondernemer werkt vanuit zijn huis, en net als John, kon je geld te verliezen omdat je niet eenvoudig en efficiënt office systemen opgezet om papierwerk te beheren. U kunt betalen boetes bij betalingsachterstanden, kunnen belangrijke papieren verloren in stapels van ongeopende post, en dan is er de verspilde tijd gewoon proberen om dingen te vinden. Uw kleine bedrijf kantoor is de kern van uw bedrijf, het centrum waar nieuwe orders en het papierwerk worden dagelijks gegenereerd.

Uit onderzoek van IDC, een vooraanstaande wereldwijde leverancier van marktinformatie en adviesdiensten voor de informatietechnologie, telecommunicatie, en consumententechnologie markten, stelt dat er tussen de 34,3 miljoen en 36,6 miljoen home office huishoudens in de Verenigde Staten alleen. Deze omvatten inkomstengenererende thuiskantoren (18.800.000-20.300.000) met de rest wordt gemaakt van corporate telecommuter huishoudens.

Is het verhaal van uw kantoor een van de efficiëntie en productiviteit, of is het een triest verhaal van verlies medailles en verwarring? Als uw kantoor is in een staat van chaos, zijn er vier belangrijke gebieden van uw kantoor dat je nu kan verbeteren en uw bedrijf naar het volgende niveau.

Time Management

Het ontwikkelen van een tijd management systeem, zodat kostbare tijd niet verloren gaan in cirkels, omdat u don &'; t weet waar te beginnen. Time management is niet over het sneller &ndash werken; Het is de praktijk van het meer tijd besteden aan de juiste dingen.

Ten eerste, moet je in staat zijn om te herkennen wat voor u belangrijk is, en begrijpen het verschil tussen belangrijke en dringende

Belangrijke taken:. Kopen Help ons de lange termijn doelen te bereiken, of andere lange-termijn betekenis

Dringende taken:.
Kan onmiddellijke aandacht nodig hebben om een ​​crisis te voorkomen, maar zijn niet noodzakelijk belangrijk in de lange termijn

Maak de volgende vijf. time management strategieën in de gewoonten en je zult beginnen om uw productiviteit te verhogen en de chaos daling te zien.

1. Stel je prioriteiten – Schrijf je doelen, en don &'; t vaag. Wees heel specifiek met wat je wilt, wanneer je wilt, en de stappen die u moet nemen om er te komen. Breek je doel af tot beheersbare brokken, en geef jezelf specifieke taken aan elke stap te bereiken.

2. Maak lijsten - Beperk uw dagelijkse to-do lijst met 6 punten of minder. Als de lijst te lang is, zal je het gevoel verslagen als je niet in staat om het te voltooien zijn. Prioriteren van de items op uw lijst en proberen om 80% van uw tijd en energie te besteden aan de belangrijke taken. Natuurlijk zullen er een aantal dagen dat er niets belangrijker wordt gedaan, omdat de dringende items domineren.

3. Elimineer afleiding – Mensen, telefoons, rommel, honger, e-mails, noem maar op; ze kunnen opeten hele werkdagen. Wees je bewust van wat uw afleiding zijn en leren om ze te filteren. Verzorgen van de nodige informatie voordat je gaat zitten om een ​​project te starten, en vergeet niet de belangrijke vs. dringende regel.

4. Schema tijd voor planning – Ontwikkelen van de gewoonte van de planning voor morgen, de avond tevoren. Neem een ​​paar minuten om het schoonmaken van uw werkgebied, maak je to-do lijst, vervroeging van alle taken die niet werd afgerond, en mentaal voor te bereiden voor de volgende dag. Je onderbewustzijn zal helpen bij het organiseren van uw gedachten terwijl je slaapt. Citeren Alan Lakein, auteur van Hoe Controle van uw tijd en uw leven, &ldquo Krijg; gebreke plan is van plan om te mislukken &";.

een bestand

The Wall Street Journal ( Maart, 1997) meldt de gemiddelde Amerikaanse executive afval 6 weken per jaar op zoek naar misplaatste informatie uit rommelige bureau en bestanden. Dit komt overeen met 5 uur per week of één uur per dag. Bij $ 60.000 /jaar aan salarissen, die bijna $ 8000 /jaar in verspilde tijd op de baan.

Je moet in staat zijn op te slaan en documenten efficiënt te halen. Dit geldt ook voor papieren en computerbestanden. Elk bedrijf heeft zijn eigen depot behoeften, en elke ondernemer heeft zijn eigen stijl van werken, dus het ontwikkelen van een adequaat systeem voor uw zakelijke behoeften. Je moet in staat zijn om je handen op een bepaald document of stukje informatie zetten in 30 seconden of minder.

U zal een systeem moeten werkbestanden, evenals permanente bestanden te beheren. De permanente bestanden moeten met een specifiek ophaalsysteem worden geëtiketteerd in het achterhoofd, zoals categorieën, alfabetische, numerieke of wat het systeem geschikt is voor uw behoeften. Kies armaturen en kasten die het beste geschikt voor uw bestanden, alsmede de bijzondere behoefte aan opslagruimte, voor speciale items, zoals foto's of blauwdrukken.

Een perfecte archivering en document management systeem zal alleen dienen u als het wordt onderhouden op een regelmatige basis. Schema tijd elke week om bestanden, zowel op papier als elektronisch beheren. Proberen om de gewoonte van slechts eenmaal &ndash het omgaan met een bepaald document te ontwikkelen; dat wil zeggen, omgaan met het wanneer je het ontvangt, het bestand vervolgens meteen. Pas dezelfde opdrachtgever om uw e-mail management.

Een boekhoudsysteem

Goede boekhoudkundige praktijken zijn van essentieel belang voor een aantal redenen. U zult exacte informatie voor de jaarrekening, die nodig zijn voor zakelijke leningen of kredietlijnen nodig. Wanneer u al uw aftrekposten kunnen volgen, kunt u minder belasting te betalen. U kunt voorspellen uw bedrijf trends als je nauwkeurige administratie zal zijn, en als u besluit om uw bedrijf te verkopen, zal u precieze informatie om de werkelijke waarde van de onderneming te bepalen nodig hebben.

QuickBooks en Quicken uit Intuit, bieden een breed scala van de boekhoudkundige programma's voor vrijwel elk bedrijf. Microsoft Money is een andere goede optie. Deze programma's zijn eenvoudig te gebruiken en aan het einde van het jaar, al uw gegevens is klaar om te downloaden voor de inkomstenbelasting. Een andere optie om te overwegen is een boekhoudkundige dienst om te zorgen voor meer informatie kunt u geen tijd voor hebben. U kunt een levendige, actieve bedrijf te hebben, maar als je don &'; t houden up-to-date en accurate administratie kunt u geld te verliezen en niet eens weten

Clutter Controle

Hoe storend is. is om te gaan zitten op uw bureau om de resten van gisteren &' vinden; s lunch, tijdschriften, bergen papier en geen gevoel van waar te beginnen? It &'; s niet alleen storend, maar ook duur, in termen van uw kostbare tijd wordt verspild omdat je niet op de taak tijdens het schuifelen palen, schoonmaak of gewoon om naar de desktop te krijgen.

Haal uw bureau zo ingesteld dat er een aangewezen plaats voor alles. Werkbestanden kunnen toegankelijk zijn, zonder dat overal verspreid. Houd de visitekaartjes in een kaart bestand of een Rolodex zodat ze netjes en makkelijk te vinden, of beter nog, scan ze met een kaart scanner die alle informatie vast te leggen en te synchroniseren met uw favoriete contact management programma. Sorteer uw e-mail elke dag naast de prullenbak en de shredder. Gooi de troep voordat het blijkt om rommel. Don &'; t laat uw kantoor een dumpplaats.

Uw kantoor is zo belangrijk voor de gezondheid van uw bedrijf. Don &'; t laat een ongeorganiseerde kantoor houd je terug van de groei en het succes die u verdient. Wanneer uw kantoor is efficiënt en georganiseerd, zal u productiever met je tijd, en je zal het niveau van stress te verminderen in je leven. U zult er trots op dat klanten naar uw kantoor voor vergaderingen en overleg te brengen, omdat het uw hoge professionele normen zullen weerspiegelen en een soepel verlopen operatie
.