Beheer uw acties en u zult uw tijd Vrij

In een recente Wall Street Journal we &'; re verteld van de ontwikkeling van een nieuw type geneesmiddel ontwikkeld om de biologie te vechten. Dit farmaceutisch middel groeit in populariteit voor het helpt slaaptekort individuen om wakker, minder suf en vermoedelijk meer productief te blijven. De wens voor een langere periode van rust wordt ingehaald door een ijver in onze samenleving om vermoeidheid te verdrijven en het maximaliseren van onze capaciteit om aan de slag meer elke dag gedaan.

Grade scholieren maken kennis met het concept van time management op steeds jongere leeftijden. Deze jongeren worden uitgedaagd om meer activiteiten te sluiten op hun schema's met behoud van hoge academische prestatie-eisen. Of studies, sport, werk gerelateerde of vrije tijd – deze voller schema's van jongeren en volwassenen hoop op de stress voor ons allen die proberen om meesterlijk jongleren een breder scala aan evenementen in elk dag.

Hoe kunnen we op de hoogte blijven van al het onvoltooide werk, taken en projecten zonder te worden verbruikt door de angst en stress van het hebben van zo veel slepende op ons dagelijks om lijsten te doen? Het antwoord ligt niet zozeer in het concept van hoe we het beheer van onze tijd, maar meer op de juiste wijze hoe productief we het beheer van onze acties.

Aan de projecten op tijd en het behoud van een gevoel van controle over onze zakelijke en persoonlijke zaken vereist een effectieve toezicht op een aantal acties die cruciaal zijn voor het succes van iedere taak of inspanning zijn. Deze acties al gedaan of gedelegeerd moeten worden geprioriteerd, gecategoriseerd en opgevolgd om ongelukken of crisis te voorkomen. Het idee van slimmer werken in plaats van harder is noodzakelijk als we willen onze doelen te bereiken en nog steeds tijd om te decomprimeren

It &';. S waargenomen dat een aantal relatief eenvoudige actie management strategieën met succes kan worden opgenomen in onze routines maximaliseren van onze prestatie van stress productiviteit. Hieronder beschreven zijn vijf uiterst nuttig methodieken die u kunnen helpen de controle over je leven terug te krijgen en te ervaren een duidelijker gevoel van orde en prestatie.

Met behulp van een Master Action List.

Wanneer we hebben een verplichting om vervullen of een doel te bereiken, blijven we attent van haar aanwezigheid zolang het ongedaan blijft. We &'; ve allemaal ervaren van tijd tot tijd het gevoel van stress in verband met het hebben van te veel te doen en niet genoeg tijd. Deze niet aflatende bombardement op onze bewuste en onbewuste gedachte brengt dat gevoel van ongemak, angst of vrees zolang de taak blijft uitstekend. Deze gemoedstoestand is onproductief en vaak niet nodig. Het gebruik van een Master List in combinatie met systematische strategie stelt ons in staat om effectiever te handelen waardoor het verlichten van de aanhouding van de onafgemaakte zaken te beheren. Vaak voelen we enige opluchting net door het plegen van het actie-item aan de lijst – zelfs zonder nog actie te ondernemen op het.

Om een ​​Master Action List te beginnen, gewoon opschrijven of typ absoluut alles ongeacht hoe klein. Ontwikkelen van de lijst zonder rekening te houden het belang of de betekenis van elk item. Dit zal later worden bekeken. Het maakt niet uit of u uw lijst te maken met behulp van papier of een geautomatiseerd bedenken. Wat belangrijk is, is dat je alles uit je hoofd te verwijderen en krijg het op uw lijst Noteer alle dingen waarvoor u zelfs de kleinste verantwoordelijkheid om te veranderen, afwerking, meedoen met, handvat of iets aan te doen.

Eenmaal voltooid, maak sub lijsten door te groeperen en te consolideren soortgelijke acties. Onderzoeken hoe het best subcategorize de items op uw lijst. Sommige taken kan gepaard gaan met bepaalde dagen van de week moet worden gedaan op een specifieke plaats of een specifiek persoon. Probeer niet te over-categoriseren maar houd de afbraak simpel. Ik geef de voorkeur aan mijn actielijsten op mijn Palm Pilot te houden. De categorieën, die ik nuttig vind, zijn: Boodschappen, roept, online acties, Computer werk, Agenda (volgens project, comité of partners met wie ik &'; m werken), afwachting of Wachten op antwoord (voor die activiteiten die zijn gedelegeerd ), aan /onderzoek en projecten lezen. Ik blijf ook categorieën voor mijn partner, belangrijke klanten, technologisch adviseur en assistent. Dit helpt me gefocust te blijven op het werk waarmee zij zijn of zullen worden betrokken. Bij het definiëren van uw eigen persoonlijke categorieën, beweeg elke actie item naar een geschikte sub-lijst. Dit vergemakkelijkt de beoordeling en het bereiken van elke stap.

Onderzoek elke lijst dagelijks of zo vaak als je nodig hebt om ze te krijgen van je geest. Nu is het raadzaam om te kijken naar uw openstaande taken aandacht te besteden aan hun algemene belang en de vervaldatum. Identificeer de actiepunten die het grootste rendement op de investering te bieden. Let ook op de actiepunten die het grootste potentieel te ontaarden in een crisissituatie als genegeerd te houden. Plan een tijd voor een alomvattende wekelijkse overzicht van deze lijsten. Opnieuw te evalueren en opnieuw te beoordelen voor de komende week.

Het maken van de meeste van Vertragingen en Short Windows of Time.

Verwacht het onverwachte als scheduling tegenslagen onvermijdelijk zijn. Wees voorbereid op hiaten op te vullen als ze zich voordoen. Bij de hand houden lezen /referentiemateriaal, bestanden /mappen en contact management tools, zodat u gebruik maken van kleine percelen kan de tijd het maken van afspraken, terug telefoongesprekken, of reageren op e-mails. Als er geen werk is op de hand overwegen sorteren ontvangsten of schoonmaken van een aktetas of portemonnee. Een aanzienlijk effect kan worden gemaakt van uw actie beheer lijsten door het regelmatig nemen van kleine hapjes. Ontwikkelen van de gewoonte van de behandeling van onmiddellijke taken (2 minuten of minder) als ze zich voordoen of bij de eerste redelijke gelegenheid. U &'; ll geleidelijk aan een effect als u doorgaat met het nemen van kleine hapjes

Aim for Success niet Perfectie

Elke baan of project heeft een punt van de afnemende meeropbrengst... Denk aan de tijd als return on investment. Zal de uitbetaling van deze taak zijn de moeite waard dat je &'; re zetten in het? Dat is het moment waarop extra tijd of moeite besteed is niet van plan om significante invloed of verbeteren van de eindresultaat. Pas op voor het proberen om een ​​actie stap meer perfect te voltooien dan nodig is om je baas, klant of jezelf te bevredigen. Een baan die wordt gedaan “ ook &"; ook kan de toewijding van de tijd die beter ergens anders kan worden toegepast vereisen.

Backward Planning.

Bepaal de tijd die je nodig hebt om het kantoor en dat die moet worden afgerond voordat we naar huis vertrekken. Plan uw taken van de dag te beginnen met de tijd die je nodig hebt om te voltooien. Zorg ervoor dat de tijd die het duurt om taken uit te voeren als de dingen altijd lijken meer tijd dan we verwachten te nemen overschatten. Als reizen is betrokken, laat een bufferzone voor het verkeer of metro jam. Omvatten pauze tijd voor de lunch en een hapje, want dit zal ook uw productiviteit te verbeteren.

Identificeren en Master Terugkerende timewasters.

Het minimaliseren buiten onderbrekingen is een cruciaal aspect van een doeltreffende actie management programma. De eerste stap is zich bewust van hoe, waarom en wanneer onderbrekingen voorkomen dat u van het invullen van het werk. Dan overwegen manieren om deze gemeenschappelijke pauzes af te schrikken in uw schema. Vestigen prive-tijd tijdens de werkdag als uw bedrijf een dergelijke praktijk toestaat. Private werk periodes idealiter zonder instant messaging onderbrekingen of afleiding van pingen meldingen te komen e-mails.

Bellers moeten ofwel spreken met een secretaresse of worden omgeleid naar de voicemail. Vergeet niet om uw begroeting veranderen tijdens “ weet " niet storen &; periodes bellers dat je in het kantoor, maar niet beschikbaar tot een bepaalde tijd op de hoogte. Ofwel voorwaarts bellers naar een geschikte aangewezen of adviseren hen hoe u te bereiken als ze een noodsituatie die uw onmiddellijke aandacht. U kunt wensen om stafleden te benoemen als liaisons regelmatige bellers of klanten

De medewerker kan worden met de titel “. Account manager &"; of “ persoonlijke vertegenwoordiger &"; en bevoegd om alle gesprekken van een routine natuur &ndash behandelen; doorsturen alleen problematisch is belangrijk voor u. Rendement noemt in een keer, indien mogelijk en houd ze kort. Plan callbacks wanneer mensen hebben minder kans om te chatten – zoals voor de lunch of aan het einde van de dag.

Drop-in bezoekers zijn een andere uitdaging die vooruit denken en finesse. Vraag uw secretaresse uw storingsvrije perioden en engel te beschermen haar bureau om een ​​fysieke barrière tussen u en de would-be indringer te bieden. Als u don &'; t heeft secretaresse, kunt u ervoor kiezen om uw eigen bureau om direct uitzicht op de passerende uw kantoor te vermijden verplaatsen, sluit uw deur tijdens privé werktijd en zetten een teken-kennisgeving bezoekers wanneer je beschikbaar zal zijn. Als u van plan om regelmatig storingsvrije periodes per week vast te stellen dan het personeel van deze nieuwe praktijk te melden in een memo. Wanneer iemand slaagt voor je te krijgen terwijl je &'; re druk met andere werkzaamheden, vragen of de kwestie kon wachten en zo ja, plannen een tijd later op de dag aan te pakken

Ik heb gewerkt voor velen. jaar als verpleegkundige, ik toegeven dat filosofische conflicten als ik denk over wijdverbreide gebruik van geneesmiddelen gericht op het helpen ons harder werken en langer. Niemand zal het bestaan ​​betwisten van de snelle, hoge-druk-omgeving die onze huizen en werkplekken omringt. Survival of the fittest nog steeds een gemeenplaats en als we naar nieuwe hoogten te bereiken over de productiviteit fitness schaal, moeten we effectieve maatregelen beheer van methoden en strategieën te assimileren in onze routines. Successen zal worden bereikt wanneer we de juiste balans in de verschillende sferen leeft. I &'; ben zeer sceptisch dat elk farmaceutisch middel kan ons met dit; . Echter, de uitvoering van de hierboven beschreven strategieën
  krijgen ons stijgende in de juiste richting;