3 eenvoudige manieren om taken Get Off Your Plate (en Onto Someone Else's)

U kunt stroomlijnen, combineren en massage taken ad infinitum, maar de meesten van ons zullen een punt waar er zijn gewoon te veel dingen voor een individu te doen bereiken. Op dat moment heb je een paar opties - 1) reprioritize en verwijder een aantal taken uit de lijst; 2) werken de klok rond om al uw taken te voltooien; of 3) delen een aantal van uw taken met anderen. Ik raad meestal de derde optie

Hier is hoe het te doen. Maak een delegatie lijst. In de loop van de dag, zult u waarschijnlijk komen over een aantal taken en plichten die niet per se een goed gebruik van uw tijd, vaardigheden of kennis, of degene die je gewoon nooit de tijd vinden om te doen. Daarnaast zijn er waarschijnlijk tal van andere taken die je gewoon een hekel aan het doen. Beginnen met het schrijven van al deze taken naar beneden, en voor je het weet, heb je waarschijnlijk een vrij lange lijst! Zodra u de meeste van de taken die je liever niet hebt vastgelegd, beginnen ze te groeperen per type of categorie. Voor je het weet, heb je omschrijvingen mini-baan voor de verschillende gebieden die u hulp nodig hebt gemaakt.

Document elke taak. Idealiter wil je in staat zijn om taken, doorgeven aan iemand anders zonder doorspekt met "hoe doe ik het?" vragen de hele dag lang. Om te hebben dat gebeuren, moet je twee dingen doen - het document van de taken, en opleiding van de persoon die ze moeten doen. Voor elke taak, enige tijd duren elke stap die verder gaat in het maken van het gebeuren op te schrijven. Het idee hier is om het giswerk te verwijderen, en de meer gedetailleerde je bent, hoe groter de kans is dat iemand in staat om effectief te doen die taak zal zijn voor jou. Maak een stap-voor-stap-proces voor elke taak, en het eindresultaat moet een schriftelijk vastgelegde reeks stappen die zo duidelijk zijn, moet iemand met weinig tot geen voorkennis van de taak in staat zijn om het op te rapen en doe het zonder problemen . Zodra je hebt geschreven een proces naar beneden, leg het opzij voor een dag. Wanneer u terugkeren, ervoor te zorgen dat elke stap is duidelijk, en dat er geen stappen worden vermist. Alleen dan is het klaar om te worden gelost aan iemand anders.

Delegate effectief. Zodra u geschreven processen voor elk van de taken die u wilt af te nemen je bord hebt gemaakt, dan is het tijd om de mensen om hen te delegeren te vinden. U kunt ervoor kiezen om één persoon te vinden om ze allemaal (misschien een virtuele assistent) te behandelen, of u kunt brengen op een array van de mensen om u te helpen (misschien een virtuele assistent voor sommige taken, een in-persoon assistent voor anderen, en een stagiaire voor de rest). Nadat u hebt ingesteld op de juiste persoon of personen om je te helpen, zorg ervoor om de tijd te nemen om ze te lopen door elk van de taken die u hebben gedocumenteerd. Ook al heb je de tijd hebt besteed aan het schrijven van de processen naar beneden, is het handig om mensen te begeleiden door middel van hen, vooral als ze aan de slag. Voor alle taken die je hebt gelost aan iemand anders, wil je ook het opzetten van een systeem, zodat zowel u als ze kunnen bijhouden welke taken zijn gedelegeerd, die verantwoordelijk is voor een ieder, en de status van elk houden. Zonder deze, zowel u als zij aansprakelijk voor het bijhouden van verliezen zijn wie wat doet en wanneer. Maak een regelmatige gewoonte van gaan over deze taken met uw delegatieverkrijger (s) om iedereen op dezelfde pagina te houden.

Als je gewend bent om alles zelf te doen, ik weet dat het idee van het weggeven van taken aan iemand anders kan lijken zowel bevrijdend en beangstigend. .. Omdat weloverwogen over het delegeren en het creëren van gedocumenteerde systemen en processen zal u helpen en de persoon die je deelt met taken om de overgang veel gemakkelijker, soepeler en effectiever