Moe van vergaderingen? 5 essentiële stappen om uw vergaderingen de meest productieve ze kunnen worden maken

Foto dit scenario …

Je zit in een 9:00 vergadering en momenteel is &'; s 09:10 en niet alle van de verwachte deelnemers zijn aangekomen. De moderator van heeft gekregen begonnen met punt 1 van een over-geladen agenda. De moderator &'; s agenda is eigenlijk gewoon een lijst met opsommingstekens onderwerpen die worden besproken.

Verschillende aanwezigen overhandigde alleen je hun hand-outs in deze vergadering worden besproken. U haven &'; t gezien deze informatie, zodat je verwacht om te kunnen sommige van het te lezen, maar liever te concentreren op de spreker op het moment, om niet onbeleefd

Op 9:15,. twee mensen de deur van de vergadering te openen en worden in zwaaide door de moderator. De huidige discussie wordt onderbroken en de mensen beginnen te chatten met de nieuwkomers als ze gaan zitten. Dan een paar minuten worden besteed krijgen deze mensen op snelheid op de discussie.

Zoals elk onderwerp wordt besproken, realiseer je je dat niet alle onderwerpen die passen in het tijdsbestek van deze vergadering zal zijn. Een van die onderwerpen is van groot belang voor u en uw afdeling, maar is naar voren geschoven van eerdere vergadering agenda nu 4 keer en je &'; re wedden zij won &'; t krijgt om het … weer

Nu kun je &';. re luisteren naar een van de onderwerpen die met een hand-out kwam. De spreker legt de volledige achtergrond van het onderwerp en tenslotte, 6 of 7 minuten later, krijgt het punt over het besluit van deze persoon is op zoek naar. De deelnemers wordt gevraagd om de hand-out te lezen en krijgen een paar minuten te doen.

Als iedereen de hand-out heeft gelezen, een aantal mensen zeggen dat ze moeten gaan naar andere individuen binnen hun afdelingen om vragen te stellen of te bespreken verder het onderwerp bij de hand. Zodat de spreker stemt ermee in om tafel deze discussie en besluitvorming tot de volgende vergadering, een maand later.

Dan krijgt de volgende spreker klaar om hun onderwerp uit te leggen en iedereen beseft dat het nu 10:05 en de mensen nodig hebben om over te gaan naar hun volgende vergadering. De vergadering had moeten worden geschorst om 10:00, omdat het alleen moest een uur.

Heeft deze vergadering scenario geluid helemaal bekend?

Onlangs sprak ik met een klant over de bijeenkomsten gehouden in haar bedrijf en we bespraken een aantal van de beste manieren om efficiënte, productieve vergaderingen maken en rijden zodat scenario's zoals hierboven don &'; t meer gebeuren.

Hier zijn de top 5 dingen die je kunt doen om betere resultaten en uitkomsten te krijgen van uw vergaderingen en gebruik je vergadertijd meest productief

1) Creëer een agenda die de volgende onderdelen bevat..:
. Naam van de vergadering aan de top
b. Datum en tijd
c. Verwachte aanwezigen
d. Agendapunten aangeduid met cijfers, Romeinse of anderszins.
E. Een korte beschrijving van elke agenda onderwerp
f. De persoon voor elke agenda onderwerp
g te spreken. De toegestane tijd voor die persoon te spreken over dat onderwerp

2.) Gebruik een moderator /leider, een notulist en een tijd keeper voor elke vergadering. Dit zijn drie afzonderlijke personen. De moderator kan richten op de inhoud van de onderwerpen en de sprekers, helpen ophelderen of sturen discussie. De notulist moet minuten duren en de tijd keeper kan de luidsprekers te houden van het lopen over hun toegewezen tijd.

3.) Niemand mag worden toegestaan ​​om een ​​vergadering te laat binnenkomen. De cultuur kan worden veranderd met de juiste steun van leiderschap. Verwachtingen kan worden veranderd als je de regels uit te leggen en de stok met de regels. De deur wordt vergrendeld na de vergadering begint. Dit isn &'; t een tuinfeest. It &'; s een vergadering. Vergaderingen moet beginnen op tijd en eindigen op tijd.

Als je mensen nodig hebben om beslissingen te nemen in deze bijeenkomsten, dan ze eigenlijk moet er oog voor te behandelen onderwerpen en beslissingen worden gemaakt. It &'; s niet een goed gebruik van de tijd om terug te krabbelen over onderwerpen omdat mensen laat en moeten worden gepakt op snelheid. Echte noodsituaties kan apart worden behandeld. Traagheid en het gebrek aan respect voor de rest van de aanwezigen is onaanvaardbaar als deze bijeenkomsten zijn te serieus worden genomen.

4.) Agenda's en handouts moet één week worden uitgezonden voorafgaand aan de vergadering als u wilt besluiten worden genomen op de vergadering. Dit is zo dat mensen weten welke onderwerpen worden besproken, welke materialen zijn van te voren en welke beslissing of aanbeveling worden gelezen van hen verwacht wordt op de vergadering.

Als u verrassen iedereen bij de ontmoeting met de onderwerpen en materialen, het isn &'; t altijd het waarschijnlijk dat een beslissing kan worden bereikt of aanbevelingen ter plaatse. Deelnemers moeten duidelijk op de verwachting dat de materialen te lezen vóór de vergaderingen en dat zij hun aanbevelingen of besluiten tot de vergadering te brengen. Een beslissing zal veel sneller op deze manier worden bereikt.

Dit helpt ook met de kwestie van de last minute noodsituaties die iemand weg te kunnen trekken uit de vergadering. Als ze het materiaal hebben gelezen en zijn gekomen met hun aanbevelingen, maar werden weggeroepen op een onverwachte noodsituatie, dan kunnen ze hun beslissingen of aanbevelingen doen toekomen aan de vergadering moderator voor opname in de vergadering en de notulen.

Of u stuurt een e-mail met bijlagen of een fysieke hand-out, zijn de korte achtergrond van het onderwerp en de reden voor de noodzakelijke beslissing of aanbevelingen en puh-lease kort zijn, nauwkeurig en to the point!

5) Don &';. t overbelasting van de agenda met onderwerpen die niet past in de vergadering tijdsbestek. Don &'; t hoop geven aan een persoon of een afdeling als het &'; s waarschijnlijk dat de tijd zal opraken. Gebruik de tijd frames voor elk onderwerp voorgesteld in Tip # 1 hierboven, zodat u kunt vrij en enigszins nauwkeurig tonen termijnen voor elk onderwerp binnen reden. Prioriteren van de onderwerpen en selectief. Beslissen of de voorgestelde onderwerp voor de discussie is het meest geschikt voor deze vergadering, of door een andere methode. Als je dan &'; re nog steeds uit van ruimte op de agenda herhaaldelijk overwegen het verhogen van de toegestane tijd voor elke vergadering of verhoging van de frequentie van de vergaderingen
.