Hoe u de juiste communicatie methode te kiezen en waarom het belangrijk is

Communicatie is een integraal onderdeel van de werkplek. It &'; s belangrijker tegenwoordig, met de verbeteringen in de technologie - zowel hardware als software. Er zijn tal van verschillende methoden die u kunt communiceren met andere medewerkers
Het kan soms een beetje overweldigend en verwarrend
It &';.. S iets dat ik moeite heb nog bij. Dat wil zeggen op zoek naar welke methode van communicatie te kiezen is het beste voor een bepaalde situatie. I &'; ve samen een aantal tips om u te helpen bepalen welke ideaal is voor elke situatie Heb Er zijn verschillende methoden voor u om te communiceren met anderen, waaronder:

Telefoongesprekken (mobiele of vaste telefoon).
SMS
mail
Instant messaging (bijvoorbeeld Microsoft Lync /Communicator)
Video call
Eigenhandig

Er zijn eigenlijk goede manieren en slechte functies voor elk van deze verschillende communicatie- methoden, en het moet een beetje van de ervaring en kennis om te weten welk type te gebruiken - maar ik &';. ll proberen om hier te helpen

Wanneer om Telefoongesprekken

Telefoongesprekken zijn een goede manier van communiceren. U een nummer, de ander pakt de telefoon en je praat. Ze zijn, naar mijn mening, een onderschatte vorm van communicatie op het werk.

Het nadeel van telefoongesprekken is, nou ja, je moet weten hoe je andere mensen te spreken. Dit lijkt misschien heel simpel, maar als je &'; ve gewerkt in IT voor een bedrag van tijd, you &'; ve waarschijnlijk ontdekt dat sommige mensen zijn beter in het communiceren dan anderen. Een aantal mensen - misschien zelfs zelf - misschien niet zo comfortabel of zo zeker spreken over de telefoon aan andere mensen. Dat &'; s OK - het komt met de praktijk en het vertrouwen met wat je doet

Telefoongesprekken moeten worden gebruikt als je nodig hebt om te begrijpen of iets aan iedereen die een beetje tijd kan nemen verklaren.. Als er iets van &' kan; t gemakkelijk worden beschreven over e-mail, dan is een telefoontje het beste is. Als je een vraag hebt die goed moet worden beschreven, dan telefoontjes zijn meestal beter.

Telefoongesprekken kunnen ook ideaal voor het krijgen van snelle reacties zijn. U kunt nu uw telefoon (of het &'; s een vaste telefoon, een mobiele telefoon, of zelfs een headset verbonden met behulp van uw pc en netwerk), kies het individuele u &'; re op zoek naar, en een reactie in slechts een minuut. Dit is aanzienlijk sneller dan andere communicatietechnieken.

Bij het te gebruiken e-mail

E-mail is een andere populaire vorm van communicatie in de IT-werkomgeving. We IT-mensen houden van e-mail. We &'; re technisch van aard en over het algemeen vinden dat e-mail is meer geschikt voor het verklaren van onze gegevens of het krijgen van dingen gedaan

Toch &';. S het risico worden veel gebruikt. Ik krijg regelmatig e-mails al door mijn dag, en ik &'; weet zeker dat je net zo goed, van mensen over de onderwerpen en denken, “ Dit is misschien beter geschikt voor een telefoontje &" zijn ;. Ik geef toe, ik &'; m waarschijnlijk schuldig aan het ook. E-mails zijn meestal een beetje een rommel als ze te veel gebruikt of niet efficiënt gebruikt.

e-mails worden meestal gebruikt om te praten over of uit te leggen of te werken iets uit tussen een heleboel mensen. It &';. S gemakkelijk om dit te doen met behulp van de velden Aan en CC - zet je naam in, voeg wat details of problemen of discussie hit Send, en wacht op de reacties

Echter, dit is hoe de rommel komt in. e-mails heen en weer gestuurd, vaak zonder echte uitkomst, en kan moeilijk zijn om te volgen, en ook af te leiden mensen van ander werk. Ze zijn meestal traag (op het verkrijgen van reacties).

Als je moet antwoorden of informatie te krijgen van een paar mensen, andere communicatiemiddelen zijn meestal meer geschikt, zoals telefoongesprekken of een face-to-face vergadering ( als dat &';. mogelijk is)

Er zijn verschillende positieve kanten aan e-mail communicatie, dat wel. It &'; s goed voor het verklaren van ingewikkelde onderwerpen die ondersteunende informatie vereisen, zoals diagrammen. It &'; s groot voor communicatie statusrapporten of minuten om een ​​groep mensen. It &'; s ideaal voor een manier communicatie. It &'; s ook goed voor een eerdere telefoontje (iets wat ik kreeg te horen op mijn eerste dag in de IT!) Bevestigt

Bij het te gebruiken SMS

SMS of Short Message Service is. beschikbaar op bijna elke mobiele telefoon die in de afgelopen tien jaar. It &'; s de hand, omdat het laat je af te sturen een eenvoudige boodschap aan iedereen die op je telefoon, waar je ook bent. It &'; s niet een gemeenschappelijke communicatie methode in de IT-wereld, maar wordt bepaald door uw baan als wanneer hij &';. S gebruikt

SMS is ideaal voor als je &'; opnieuw uit en over. It &'; s geweldig om waar te ontmoeten, waar je bent, of als mensen te vertellen u &'; re te laat. It &'; s ook goed om kleine stukjes informatie aan andere mensen waar ze niet in staat om een ​​e-mail of een telefoontje krijgen kunnen sturen - misschien gegevens zij &';. Re verwacht

SMS is niet de beste methode voor het stellen van uitdagende vragen, of het spreken van een aantal mensen. Het isn zeker &'; t is de beste manier voor het vertellen van je baas je &'; re met een zieke dag! Maar dat &'; s een onderwerp voor een ander artikel …

Wanneer om Instant Messaging

Veel kantoren hebben nu hun eigen implementaties van een instant messaging-dienst voor het gebruik door hun werknemers. Soms &'; s Microsoft Lync, of Office Communicator. It &';. S vergelijkbaar met de MSN Messenger-programma, of ICQ, of een van die programma's die grote voor Facebook waren

Hiermee kunt u een tekst via uw computer naar een andere werknemer in het bedrijf. Een chatvenster zal verschijnen op hun scherm, zodat ze kunnen communiceren - in principe een gesprek met u het gebruik van de pc. Afhankelijk van het gebruikte programma Dit heeft verschillende functies. Office Communicator, als een voorbeeld, kunt u bestanden versturen en praat met meerdere mensen.

Het heeft zijn nadelen wel. Het kan opdringerig zijn - mensen kunnen beginnen met het verzenden van berichten en u hebt een praatje vensters popping up all over the place, je afleiden van je taak. Het kan vervelend zijn - het typen van een discussie over het algemeen is veel meer werk dan chatten met iemand

Er zijn tal van voordelen van instant messaging, dat wel.. Een van deze is goed, dat het &'; s meteen. U kunt een briefje sturen naar iemand, en ze krijgen het direct (als ze &'; re op hun bureau). U kunt zelfs een antwoord te krijgen snel - net als een telefoongesprek

It &'; s ook geschikt voor het verzenden van informatie die kan het gewoon &'; t worden gedaan op de telefoon of spreken, als het &'; s sneller dan e-mail.. Als u &'; re doet het testen van software en de noodzaak om een ​​aantal codes te sturen naar een collega, als een voorbeeld, it &'; s waarschijnlijk sneller dan e-mail naar een chatvenster openen, kopieer en plak de code in het venster en druk op Enter
.

Bij het te gebruiken Video Calls

Er is een toename in organisaties met behulp van video-technologie deze dagen. Misschien is de lagere kosten van de techniek, of kunnen werken met mensen in andere plaatsen, maar het lijkt vaker voor te komen. Het hebben van een video-oproep is vergelijkbaar met een gesprek, maar het stelt u in staat om elkaar te zien op een scherm.

Dit kan opdringerig of overbodig lijken, maar het komt met zijn voordelen. It &'; s perfect voor engagement - je kunt dingen te presenteren aan een groot aantal mensen en hen te helpen concentreren op wat u en' re zeggen. U kunt hun lichaamstaal en uitdrukkingen te lezen en op de juiste wijze aan te passen. Ook kunt u vertellen of zij &'; re eigenlijk luisteren

video-oproepen, maar shouldn &'; t worden veel gebruikt. Het kan heel persoonlijk zijn om een ​​videogesprek met een individuele u don &' hebben; t weten dat goed, of over een kwestie die doesn &';. T moet een video-interactie

Bij het communiceren in persoon

Communiceren in persoon is een fantastische manier van communicatie. Het gaat om twee of meer personen in dezelfde locatie een gesprek. It &'; s goed als je de aandacht van de persoon of personen die u &'; re gesprek met, kun je lichaamstaal te oordelen, kun je schrijven en dingen te trekken samen om de discussie te helpen, en eindigt bijna altijd in een resultaat voor de betrokkenen - zoals in, u don &'; t moet wachten op een reactie als je met e-mail

Communiceren in persoon heeft één groot nadeel - je moet samen worden geplaatst.. Het is niet echt mogelijk in de IT-industrie vandaag, gezien de verscheidenheid van de mensen die werken in verschillende gebouwen, verschillende steden en zelfs verschillende landen. Als het ' can &; t worden uitgevoerd in persoon uitgevoerd, dan is een andere methode moet worden gebruikt, maar als je &'; re in staat om iemand in persoon te praten, it &'; s aanbevolen dat u doen

Een ander voordeel van. spreken in persoon is het helpt bij het vinden van de echte informatie of een echt oordeel over iets. It &'; s vrij makkelijk voor mensen om te praten over dingen op de telefoon of e-mail, om hard-bal te spelen of om uw vragen te vermijden, maar als je &'; re in staat om hen persoonlijk ondervragen je zou kunnen vinden dat ze meer behulpzaam. Het helpt vaak. Ik probeer niet om iets over e-mail of de telefoon die ik &' zeggen; ben niet bereid om een ​​back-up in de persoon (in het geval), maar sommige mensen don &'; t doen

Mijn eigen favoriete manier van communicatie is. in persoon, maar het &'; s niet per se mogelijk is, dus het komt neer op het maken van je eigen beslissingen op basis van uw kennis en de situatie bij de hand
.