E-mail Etiquette ~ 6 Key richtlijnen te overwegen voordat u Hit Stuur

Voor velen, e-mail correspondentie heeft zakelijke efficiëntie verbeterd op vele niveaus. Het verzenden van een e-mail kan tijd en geld besparen, alsmede zorgen voor een virtuele “ paper trail &"; van de informatie verzonden en ontvangen.

Terwijl het internet en e-mail snel en gemakkelijk toegang tot informatie en interacties kunnen bieden, zijn er een aantal problemen van de etiquette te overwegen. Ten eerste, niet alle computergebruikers te bekijken e-mail op dezelfde manier. Sommige mensen maken gebruik van e-mail alleen voor het bedrijfsleven, anderen voor een sociale uitlaat en soms een evenwicht tussen de twee. It &'; s belangrijk om te weten wat mensen op uw lijst voor e-mailcontacten wilt ontvangen en wat ze don &';. T

Veel bedrijven hebben strikte elektronische communicatie beleid dat de ongepaste inhoud te verbieden en duidelijk aan te geven dat de informatie gecreëerd en gedistribueerd vanuit de werkplek computers is eigendom van het bedrijf. Terwijl gemeenschappelijke, kan dit een aantal problemen veroorzaken. Wat sommigen achten ongepast, anderen niet en het bepalen van de juiste inhoud kan een grijs gebied. Vaak, wanneer een e-mail van het werk wordt verzonden de werknemer doesn &'; t denk aan de “ big picture &"; . vertakkingen

Here &'; s een voorbeeld.

Moses werkt voor een groot bedrijf. Hij &'; s op de hoogte van de elektronische communicatie beleid, maar zijn gevoel voor de juiste inhoud verschilt van die van het management. Mozes ontvangt een e-mail van een vriend dat hij vindt volledig humoristisch. Hij stuurt het snel aan zijn volledige lijst voor e-mailcontacten. De e-mail naar voren laat zijn werkplek handtekening (dwz Moses Brown, Financieel adviseur, XYZ Investments met adres en telefoonnummers). De e-mail maakt het zo tot enkele honderden, zo niet duizenden ontvangers via voren. De CEO van XYZ toevallig een van de ontvangers zijn en doesn &'; t dezelfde gebogen over humor die Mozes doet. Wat gebeurt hier? Corrigerende maatregelen van het management, omdat Mozes bedrijf e-mail beleid heeft geschonden en heeft slecht vertegenwoordigd het bedrijf door het sturen van ongepaste inhoud dat de naam, het adres bevat en contactgegevens

Zelfs als u don &';. T werk voor een grote onderneming, uw e-mail gewoonten kunnen van invloed op uw individuele zakelijke en hoe mensen bekijken u

Mozes besluit hij &'; ll. voorzichtiger zijn in de toekomst. Immers, waardeert hij zijn baan. Mozes belooft hij &'; ll gebruiken elektronische communicatie met zorg. Een paar weken voorbij en Mozes ontvangt een geweldige waarschuwing via e-mail. Het lijkt erop dat vleesetende bananen worden ravage aan te richten op de natie. Bezorgd om het welzijn van zijn banaan eten vrienden, Mozes snel typen een waarschuwing en stuurt het bericht naar zijn hele lijst. Binnenkort Mozes ontvangt e-mails van een aantal op zijn lijst die het vlees eten van bananen zijn een hoax. Zij dringen er bij hem om snopes.com controleren voordat hij stuurt meer onzin. Mozes kan het niet geloven. De boodschap die hij ontvangen werd elektronisch ondertekend door een arts, maar na het zoeken Snopes Mozes weet dat hij moet nog voorzichtig zijn.

Mozes heeft twee waardevolle lessen geleerd.

1. Don &'; t doorsturen ongepaste e-mail van het werk en altijd van mening dat anderen hetzelfde gevoel voor humor je verhuur 2 niet kunnen hebben.. Controleer Snopes.com of een andere het feit controleren site van uw keuze voordat doorsturen “ waarschuwing &"; mails en zorg ervoor dat de mensen in uw e-mailadres boek willen deze informatie ontvangen.

Door nu je zou denken dat Mozes is elektronisch savvy. Terwijl Mozes zijn voorzichtiger over wat hij stuurt via e-mail en hij &'; s heel veel geleerd door een bezoek Snopes.com, Mozes doesn nog steeds &'; t heel zijn e-mail etiquette knie

Een belangrijke klant van XYZ Insurance e-mails. Mozes met betrekking tot bepaalde informatie voor een bedrijf claim. Moses werkt aan meerdere projecten tegelijk en antwoordt snel via e-mail alvorens opnieuw het lezen van zijn reactie of met spellingcontrole. Vanwege de snelle en onmiddellijke aard van e-mail communicatie, it &'; s gemakkelijk om meer laks te zijn dan je normaal zou bij het verzenden van zakelijke correspondentie. Echter, alles wat je e-mail is een direct verlengstuk van uw professionele en persoonlijke geloofwaardigheid

Als Mozes druk op de knop Verzenden, merkte hij een typefout en couldn &';. T stoppen met zijn systeem van het versturen van de e-mail. Terwijl typefouten gebeuren (zelfs voor doorgewinterde schrijvers) It &'; s belangrijk om spellingcontrole te gebruiken om hen te helpen voorkomen. In aanvulling op de typo, toen Mozes trok de e-mail naar een aantal details te controleren, merkte hij dat hij ook had weggelaten een paar belangrijke woorden en wat informatie van de klant gevraagd. Nu, Mozes heeft om de tijd om contact met de klant weer op te nemen, om te voorzien van alle informatie die aanvankelijk werd gevraagd en omvatten alle van de details die hij zou hebben opgenomen de eerste keer.

Moses voegt nog een paar lessen zijn lijst van e-mail etiquette hij &'; ll volgen in de toekomst

3.. Grondig te lezen van e-mails het aanvragen van informatie en stuurt alle informatie de eerste keer.
4. Gebruik altijd spellingcontrole.
5. E-mail uw eerste reactie op uw eigen e-mailadres, zodat u de tijd om opnieuw te lezen voordat u aan de beoogde ontvanger te nemen.

Met een aantal zachte herinneringen en berechting door fouten, Mozes is meer vertrouwen met zijn gebruik van eTools. Hij doesn &'; t zorgen te maken over iemand te beledigen of het schenden van bedrijfsbeleid inzake elektronische communicatie. Het beste van alles Mozes heeft geleerd van zijn fouten en hij &'; s efficiënter en nauwkeuriger werken

Maar Mozes heeft een laatste les om te leren..

Mozes volgt alle bovengenoemde tips en stuurt een e-mail naar een collega over een project dat hij &'; s echt enthousiast over. In zijn haast, laat hij de Caps Lock-functie op. Toen zijn collega Sally ontvangt de e-mail in hoofdletters, vraagt ​​ze zich af waarom Mozes “ schreeuwen &'; bij haar over hun onderlinge project. Sally wordt beledigd door dit en bespreekt deze met het management. Nogmaals, Mozes leert een waardevolle les. Zijn manager aandelen een zesde tip met hem toen hij uitlegt in de wereld van e-mail, het verzenden van correspondentie in hoofdletters wordt beschouwd als schreeuwen en vaak gezien als onbeleefd

6. Zorg ervoor dat u de juiste interpunctie en opmaak te gebruiken.

Nu Mozes heeft het naar beneden. Hij &'; s voorzichtig en bedachtzaam over wat hij stuurt naar collega's, zakenrelaties, vrienden en familie via e-mail. Hij weet dat hij &' ook; s niet klaar met leren. Er &'; sa veel meer aan deze e-mail etiquette dan hij ooit had gedacht en hij &'; s zijn hier meer leren
.